在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好如下４个方面的主要材料：
发言提纲。它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。它既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实；问答提纲。为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如、不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好针对的答案，以使发言人心中有数，必要时予以参考；宣传提纲。为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住主体、资讯详实，主办单位可事先精心准备好一分以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用。上网的商界单位，还可同时列出本单位的网址；辅助材料。假如条件允许，可在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，例如，图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等等，以供与会者利用。在会前或会后，有时亦可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览、陈列参观，但要注意的是，切勿弄虚作假，切勿泄露商务秘密。