1、首先，开会的时候自己要准备两套自我介绍，根据当时的氛围自己去抽出其中一个自我
介绍来介绍自己这个是必要的，然后要在开会之前弄懂这次开会的这些朋友关心什么？
就是他们最关心的问题是什么。然后针对最关心的问题自己做一些相应的准备。
2、开会之前想法设法了解一下开会人的背景，就是他们每个人的背景如何。是否相同？当
然相同不相同决定着您准备开会内容的多与少，一个有成果有结果的会议是离不开准备
与预开的，总之自己得再开会前了解这些朋友的背景，然后了解背景才能将第一步的自
我介绍更贴切的讲出来。
3、第三步就是会前的一些工作，例如会议是下午三点开，那您就得知道参加会议的朋友什
么时间过来参加。如果他们对于您来说比较重要的话，那还得抽出时间去接见，在中国
这个就是传统的礼节，所以您是否要在早上十点左右跟他通个话，问参加会议的时间，
这个是必做的工作。
4、接下来的两个问题也很重要，就是要搞懂他们来参加会议的终极目的，针对于他们为什
么参加会议，此次会议的核心要说明什么东西，把会议核心找出来。
针对会议的核心下
功夫准备，小编有一次在创业的时候和同伴开会，赶到杭州的时候，因为路上急，就没
有做准备，导致会上很尴尬，所以小编很失败，希望大家可以做足准备。
5、然后再就想最后一个问题，我能为他们提供点什么，因为任何人都想被服务，被尊重，
所以只要您把这个问题做足了，您的这场会议就是成功的。会议结束时，他们想获得的
结果也就可能是圆满的，那这场会议又开成功了。
确保会议顺利召开的前提：
1、确定议程：
办公室第一时间要明确在会议主题，这需要会前公司领导或者会议主持研究决定。首先是办公室负责人要和公司领导们进行研讨，决定开会的议题。
2、确定时间、地点及参会人员：
要召开会议就必须确定召开会议的时间，避免领导们没有时间参会；根据会议的规模和议题确定开会的地点和参会人员。
3、通知参会：
对于参会人员要提前通知参会时间、地点、内容，对于暂时无法联系上的人员和因故不能参加会议的要做出备注说明，之后要统一向领导报告。
4、准备参会资料：
会前一定要和领导沟通好会务材料的准备工作及其主要侧重点，努力起草好会议文件以及领导的主持词以及讲话稿。
1、桌椅，名牌，茶水。桌椅是最基本的设备，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。
2、签到簿，名册，会议议程。签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。
3、黑板，白板，笔。在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。
4、各种视听器材。投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
5、资料、样品。如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。西安会议策划公司认为比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点。
2、讲话桌
3、音箱和话筒
4、笔记本电脑和投影仪
5、照相机
6、参会人员席卡（双面）
7、文件袋（含有笔、代表证
笔记本、会议议程、小礼品）
8、水果和水
9、预订酒店
10、设置签到桌及签到表
11、会议有关条幅
12、烟本回答被提问者采纳