第五章 档案管理制度 第一条 为加强档案管理和信息保密工作，保护所内职工的著作权和全所的知识产权，推动消防所技术进步和产业发展，根据国家有关法规及本所实际情况，特制定本管理制度。 第二条 研究所的档案管理工作由行政管理中心基地保障部全面负责。档案归档按组织机 构+年代分类法。 第三条 档案分类 （一）资质证照类； （二）基建类，； （三）人事档案类； （四）文书类； （五）工程管理类； （六）技术研发类； （七）教学培训类； （八）合同协议类； （九）书籍类； （十）财务类； （十一）其他类。 第四条 档案归档及保管： （一）资质证照类，研究所及所属企业的各类资质、证照。由行管中心负责整理随时归档； （二）基建类，包括我单位（甲方）所有基建类项目的土地局、规委、建委等相关单位批复文件、工程设计图纸、土建设计方案、各类配套设施的设计各类施工合同（原件随时报档案室归档）等所有原件，在施工阶段由基建办负责整理归档，完工后30天内整体移交研究所档案室； （三）人事档案类，除所有员工原始档案统一报专业人才中心代管外，研究所对每位员工建立个人发展档案，包括员工登记表、考核、培训情况、身份证、学历证、学位证复印件、劳动合同、薪资调整、个人工作总结计划等，由行管中心人力资源部负责整理归档，并于次年的1月份移交研究所档案室； （四）文书类，包括企业发展规划、所有上下行文、工作计划总结、各类报告、建议、论文、会议纪要等，研究所由行管中心办公室负责整理归档，其他部门及所属企业平时各自独立归案，但须于次年的1月统一移交研究所档案室； （五）工程管理类，包括承揽的各类工程项目的管理及施工等，从项目招投标开始至工程验收全过程，包括合同（所有签订合同原件，在工程部存档同时，行管中心档案室也须随时存档一份原件）、工程洽商、工程预决算等所有文件原件按时间顺序由工程部门负责归档。在工程全部竣工并交付甲方使用后30天内，由工程部经主管领导签字后整体移交研究所档案室归档。 （六）技术研发类，包括各类新产品研发过程、专利申报过程、制定的各类技术规范标准等，平时由各研究室负责整理归档，在次年的1月份整体移交研究所档案室； （七）教学培训类，包括所有教学类档案，以专业班为单位从开学到结业包括教学大纲、招生简章、讲义、考试、学籍档案等全部培训资料由培训中心负责整理归档，并以学生结业为时间截点移交研究所档案室，日常工作如工作总结计划、报告等则于次年的1月份统一移交研究所档案室； （八）合同协议类，凡以研究所、所属各部门及所属企业名义对外签订的各类合同，包括商务、合作、工程施工、工程管理、材料采购等各类合同，在合同签订后随时报1 份合同原件至研究所档案室存档； （九）书籍类，包括各类研究所购买书籍，订阅各类报刊杂志等，随时交研究所档案室存档； （十）财务类，由财务管理中心负责整理归档，并以隔年移交的方式，于次年的1月份移交到研究所档案室统一存档，如2007年需移交2005年财务档案； （十一）其他类，由研究所各部门及所属企业外出工作时获取的客户资料、技术文件、行业调查报告等，以及无法准确分类的其他所有应归档的各种材料，均由行管中心基地保障部负责整理归档。 第五条 研究所设档案员1名（可兼职），其具体职责如下： （一）负责研究所文书类档案的归档、整理、分类、保管，为分析、总结、部署及调度工作提供准确、可靠的依据； （二）按规定明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限； （三）定期检查档案状况，对破损和字迹消退的档案及时修复、摘抄，最大限度地延长档案的寿命； （四）认真编制必要的检索工具，积极做好档案信息资源的开发利用工作，使其发挥应有的效益，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益； （五）严格执行借用审批手续，对档案借用、复印情况及时登记，对借期已满档案应及时催还； （六）落实好档案工作的各项规章制度，认真学习档案法规和处理程序，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。 第六条 档案保密 （一）档案室的钥匙存放于研究所档案员处，不允许转借他人； （二）增强保密意识，对档案复印或摘录，须经保管该档案的研究所（部门）领导批准，并要做好登记； （三）原则上对非本研究所人员禁止借用档案，特殊情况须经总经理批准后方可借用，并及时收回； （四）档案员不得外泄档案中的秘密或随意谈论涉密档案内容； （五）对清缴、销毁的档案资料应严格履行审批程序并做好记录。 第七条 各部的经理、项目负责人、技术主管、主任工程师为本部门保密工作的第一责任人，全面负责技术资料、文件的保管工作，并应指定专人及时整理和清除无需保留的技术文件。 第八条 处在调研、运作阶段的各类项目，不得以任何形式向外界传播，如有必要进行宣导时，需如实填写《对外宣导审批单》，报分管副所长审批，确立对外宣传的形式、范围、内容。私自传播（包括但不限于在网络、期刊、杂志、书籍、口头等形式）并引起不良后果时，首先追究部门负责人的责任，并执行员工保密协议。 第九条 处在调研、运作阶段的各类项目，不得在所内刊物、文件中登载、传阅，如须传阅时，必须由分管副所长审核内容。 第十条 处在调研、运作阶段的各类项目有关文档，已成定稿的，由行政管理中心存档一份（包括文档和电子版），部门存档一份并做好登记造册，统一管理，草稿、手稿、修改手稿等未成文稿件一律销毁。未成文稿件不得在任何场合使用、复制、传播。 第十一条 在各类传媒，以所名义向媒体发布文章、新闻时，应由部门经理审批，并得到副所长或总工程师办公室批准后方能发表。 第十二条 鼓励所内职工进行各类创作，但必须严守所内秘密。 第十三条 所网络负责人负责互联网信息安全，导致网上信息泄密和损失，由网络负责人承担相应责任。 第十四条 未经审核发表的任何信息，导致不良影响和后果的，由撰写人承担相应责任。 第十五条 审核不严导致不良后果的，由审核人承担相应责任。 第十六条 罚则 研究所各类档案管理不规范或造成损失，必须对直接责任人及部门负责人追缴直接经济损失，并视情况追加200-1000元的罚款。 对于泄露研究所秘密的员工，视情节及后果，依据研究所《保密制度》，结合研究所与其签定的《保密及不竞争协议》给予相应的处罚，并责成其赔偿经济损失。 第十八条 档案使用流程：使用档案部门填写申请单 → 按权限审批 → 在办公室填写使用档案借阅申请单 → 档案室核对办理借阅手续 → 按时退还。 第十九条 所下属公司、工作站参照本制度执行，可另行制定本单位的档案管理制度。 第二十条 本管理制度自发布之日起执行。
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