第1个回答 2013-12-18
第五章 档案管理制度 第一条 为加强档案管理和信息保密工作，保护所内职工的著作权和全所的知识产权，推动消防所技术进步和产业发展，根据国家有关法规及本所实际情况，特制定本管理制度。 第二条 研究所的档案管理工作由行政管理中心基地保障部全面负责。档案归档按组织机 构+年代分类法。 第三条 档案分类 （一）资质证照类； （二）基建类，； （三）人事档案类； （四）文书类； （五）工程管理类； （六）技术研发类； （七）教学培训类； （八）合同协议类； （九）书籍类； （十）财务类； （十一）其他类。 第四条 档案归档及保管： （一）资质证照类，研究所及所属企业的各类资质、证照。由行管中心负责整理随时归档； （二）基建类，包括我单位（甲方）所有基建类项目的土地局、规委、建委等相关单位批复文件、工程设计图纸、土建设计方案、各类配套设施的设计各类施工合同（原件随时报档案室归档）等所有原件，在施工阶段由基建办负责整理归档，完工后30天内整体移交研究所档案室； （三）人事档案类，除所有员工原始档案统一报专业人才中心代管外，研究所对每位员工建立个人发展档案，包括员工登记表、考核、培训情况、身份证、学历证、学位证复印件、劳动合同、薪资调整、个人工作总结计划等，由行管中心人力资源部负责整理归档，并于次年的1月份移交研究所档案室； （四）文书类，包括企业发展规划、所有上下行文、工作计划总结、各类报告、建议、论文、会议纪要等，研究所由行管中心办公室负责整理归档，其他部门及所属企业平时各自独立归案，但须于次年的1月统一移交研究所档案室； （五）工程管理类，包括承揽的各类工程项目的管理及施工等，从项目招投标开始至工程验收全过程，包括合同（所有签订合同原件，在工程部存档同时，行管中心档案室也须随时存档一份原件）、工程洽商、工程预决算等所有文件原件按时间顺序由工程部门负责归档。在工程全部竣工并交付甲方使用后30天内，由工程部经主管领导签字后整体移交研究所档案室归档。 （六）技术研发类，包括各类新产品研发过程、专利申报过程、制定的各类技术规范标准等，平时由各研究室负责整理归档，在次年的1月份整体移交研究所档案室； （七）教学培训类，包括所有教学类档案，以专业班为单位从开学到结业包括教学大纲、招生简章、讲义、考试、学籍档案等全部培训资料由培训中心负责整理归档，并以学生结业为时间截点移交研究所档案室，日常工作如工作总结计划、报告等则于次年的1月份统一移交研究所档案室； （八）合同协议类，凡以研究所、所属各部门及所属企业名义对外签订的各类合同，包括商务、合作、工程施工、工程管理、材料采购等各类合同，在合同签订后随时报1 份合同原件至研究所档案室存档； （九）书籍类，包括各类研究所购买书籍，订阅各类报刊杂志等，随时交研究所档案室存档； （十）财务类，由财务管理中心负责整理归档，并以隔年移交的方式，于次年的1月份移交到研究所档案室统一存档，如2007年需移交2005年财务档案； （十一）其他类，由研究所各部门及所属企业外出工作时获取的客户资料、技术文件、行业调查报告等，以及无法准确分类的其他所有应归档的各种材料，均由行管中心基地保障部负责整理归档。 第五条 研究所设档案员1名（可兼职），其具体职责如下： （一）负责研究所文书类档案的归档、整理、分类、保管，为分析、总结、部署及调度工作提供准确、可靠的依据； （二）按规定明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限； （三）定期检查档案状况，对破损和字迹消退的档案及时修复、摘抄，最大限度地延长档案的寿命； （四）认真编制必要的检索工具，积极做好档案信息资源的开发利用工作，使其发挥应有的效益，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益； （五）严格执行借用审批手续，对档案借用、复印情况及时登记，对借期已满档案应及时催还； （六）落实好档案工作的各项规章制度，认真学习档案法规和处理程序，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。 第六条 档案保密 （一）档案室的钥匙存放于研究所档案员处，不允许转借他人； （二）增强保密意识，对档案复印或摘录，须经保管该档案的研究所（部门）领导批准，并要做好登记； （三）原则上对非本研究所人员禁止借用档案，特殊情况须经总经理批准后方可借用，并及时收回； （四）档案员不得外泄档案中的秘密或随意谈论涉密档案内容； （五）对清缴、销毁的档案资料应严格履行审批程序并做好记录。 第七条 各部的经理、项目负责人、技术主管、主任工程师为本部门保密工作的第一责任人，全面负责技术资料、文件的保管工作，并应指定专人及时整理和清除无需保留的技术文件。 第八条 处在调研、运作阶段的各类项目，不得以任何形式向外界传播，如有必要进行宣导时，需如实填写《对外宣导审批单》，报分管副所长审批，确立对外宣传的形式、范围、内容。私自传播（包括但不限于在网络、期刊、杂志、书籍、口头等形式）并引起不良后果时，首先追究部门负责人的责任，并执行员工保密协议。 第九条 处在调研、运作阶段的各类项目，不得在所内刊物、文件中登载、传阅，如须传阅时，必须由分管副所长审核内容。 第十条 处在调研、运作阶段的各类项目有关文档，已成定稿的，由行政管理中心存档一份（包括文档和电子版），部门存档一份并做好登记造册，统一管理，草稿、手稿、修改手稿等未成文稿件一律销毁。未成文稿件不得在任何场合使用、复制、传播。 第十一条 在各类传媒，以所名义向媒体发布文章、新闻时，应由部门经理审批，并得到副所长或总工程师办公室批准后方能发表。 第十二条 鼓励所内职工进行各类创作，但必须严守所内秘密。 第十三条 所网络负责人负责互联网信息安全，导致网上信息泄密和损失，由网络负责人承担相应责任。 第十四条 未经审核发表的任何信息，导致不良影响和后果的，由撰写人承担相应责任。 第十五条 审核不严导致不良后果的，由审核人承担相应责任。 第十六条 罚则 研究所各类档案管理不规范或造成损失，必须对直接责任人及部门负责人追缴直接经济损失，并视情况追加200-1000元的罚款。 对于泄露研究所秘密的员工，视情节及后果，依据研究所《保密制度》，结合研究所与其签定的《保密及不竞争协议》给予相应的处罚，并责成其赔偿经济损失。 第十八条 档案使用流程：使用档案部门填写申请单 → 按权限审批 → 在办公室填写使用档案借阅申请单 → 档案室核对办理借阅手续 → 按时退还。 第十九条 所下属公司、工作站参照本制度执行，可另行制定本单位的档案管理制度。 第二十条 本管理制度自发布之日起执行。
第2个回答 2024-01-01
档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，
适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。
档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式
决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响
因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。