《关于订立电子劳动合同有关问题的函》对于电子劳动合同的适用提出了明确要求,即:
(一)采用电子形式订立劳动合同,应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。
(二)用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。
(三)符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。
我国法律及司法解释对电子签名、电子数据皆予以认可,而且操作便捷、普遍。当然,在电子签名及电子数据的使用上,用人单位需要特别关注、确认用户是否为劳动者本人,即签署人的身份和签署意愿问题。
首先,要确保劳动者身份真实。在使用常见的电子签署方式如通过数字签名、数字证书、第三方平台提供的系统时,需要明确电子签名类的制作数据,属于电子签名人即劳动者本人专有。在适用电子签名时,一般会通过身份证信息、人脸语音、短信验证码等多种方式来认证劳动者的主体身份是否合法、真实及有效。
其次,签署必须出于劳动者本人意愿。如能够证明电文数据和电子签名所对应的注册用户是唯一的,并且其用户名、账户、密码等信息也具有唯一性,则在认定签署劳动合同的电子签名系由劳动者控制的事实时,更有利于确认劳动者的签署意愿。
需要提醒的是,用人单位在选择签署或管理电子劳动合同系统时,首先应考量的是保障电子劳动合同签署的安全性与合规性,即选择安全、可靠、能被国内司法实践所认可的平台。如果选择不被认可的第三方平台,可能导致电子签名无效。
1、法律规定电子合同合法
根据<<中华人民共和国合同法>>第十一条规定:书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。
根据以上规定,合同可以采用网上订立的形式,至于合同生效与否是又一方面的问题,它与订立合同双方当事人的民事权利能力和民事行为能力、与合同内容是否违反法律强制性规定等因素密切相关。
2、法律规定电子合同要素
根据已有相关法律《电子签名法》规定:可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力!电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:
(一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;
(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;
(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;
(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。
3、怎么签订电子合同?
电子合同怎么签第一步:实名认证
实名认证是对用户资料真实性进行的一种验证审核,有助于明确签订主体身份。放心签电子合同支持人脸识别验证、身份证号验证、手机号验证、银行卡号验证以及公安部elD验证等实名身份验证方式,快速确认签署各方真实身份,有效避免诈骗。
通过实名认证,系统会生成电子签名,同时也保证了电子合同有效性的第一个条件,真实身份。
电子合同怎么签第二步:在线签署
放心签电子合同支持PC端、APP、微信公众号、小程序等多种在线签署方式,同时我们放心签也提供平台可以签署。用户可以上传PDF、Word 、PNG等合同文件或者使用在线模板生成合同,然后添加电子签名,为了验证你的电子签名是你专属,这里放心签通过预留手机号随机动态密码确保签署行为为签署人控制,即“真实意愿”。
电子合同怎么签第三步:发送合同
己方合同签署完成后,添加“接收方”信息,点击“下一步”就可将合同发送至其他签署方,发送过程中采用数字签名技术、CA机构颁发的数字证书对电子合同原文进行加密,保证合同传输过程中不被篡改,即“原文未改”。
电子合同怎么签第四步:对方签署
对方会收到一条短信,点开短信里的链接进入后,也完成实名验证,点开待签署的合同,确认内容没有问题,添加电子签名完成合同签署,生成“时间戳”,保证签订时间未改,即“签名未改”。
电子合同怎么签第五步:合同管存
电子合同的保存也至关重要,放心签将合同加密存储在云端,同时提供合同签署跟踪、分类归档、批量查询、多文件夹等服务,用户可从海量合同中快速、准确地搜索到目标合同,方便后期合同调用,极大提高工作效率,降低各类仓储、人力、时间成本。