列席人员，是对不具有参加会议资格，而又允许参加会议人员的一种称呼。 我们都知道，任何一次会议的参加者都是具有一定条件的，只有具有一定条件的与会者才有可能发言，投票，有选举权和被选举权等权利。
会议是人类社会的一种社交、公关、政治、意见交流、讯息传播及沟通的活动，由两位或多位人士参与。会议是一种社会科学，也是一种人文艺术，成功与失败，在于与会者及各方的诚意及能力。
桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。
但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。
会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。