小到纸、笔、便签，大到鼠标桌椅、键盘，这些用“钱”购入的资产，却总是被企业忽视，管理者对办公用品使用现状，一问三不知，OA系统针对企业当前状况，用电子化的管理方式将办公用品流转情况显性化，采购、领用、维修、报废，全程记录，随时随地查。
“分4步”理清优化办公用品管理效率
1、按需采购，库存合理管控
在OA办公系统流程化的申领环境下，办公用品的存量直接由报表统计，系统自动根据采购、领用、报废流程的产生，实时更新物品状态，数量一查即有。
在OA系统流程信息的监管作用下，一旦物品库存告急，会及时触发预警流程，提醒相关负责人及时采购，以免耽误使用。
所有采购行为都由OA系统流程进行实时审批，买什么、买多少领导都能随时了解，根据后台库存数据准确给出审批意见。
2、信息备案，电子台帐好打理
OA系统办公用品备案，形成电子信息台帐，物品种类、库存数量、使用人等信息一一呈现，无论是领用、维修还是报废，所有变动信息OA系统都会通过流程抓取实时更新，就犹如信息监视看板，无需手工核对，信息准确性高。
OA系统对所有入库物品实行条码化管理，电脑、桌椅信息录入条码，随时打印作为标签，扫一扫就能知道所有使用信息。
3、快捷领用，手机、PC多渠道申领
提高使用效率是企业优化办公用品管理的重要目的之一，在OA系统移动化、智能化的领用环境下，员工直接拿出手机就能提交领用需求，领导随时随地审批，无惧距离，大大节省了沟通时间，提高使用体验。
（条码使用）
4、落实责任，采购、使用信息全程记录
电脑、桌椅等大型办公物品使用过程中丢失、损坏该如何追责？到哪里调取使用记录？几次转手使用，你知道是哪个环节出了问题吗？
做好各个环节的信息记录，可以为日后的核查、追责工作提供便利。
员工离职自动追逐物品归还情况：OA系统主张电子化的使用环境，将每个员工的资产领用信息直接落实到个人信息卡片，一旦出现人员离职随时跟踪资产归还情况，防止未收回而产生的资产丢失。
办公用品管理工作能通过OA系统落实流程、理清责任，各个环节的管理、使用情况智能盘点、随时追查，让企业管理者知道资产去向、让使用者轻松领用办公物品。
（个人资产领用信息卡片）
企事业单位的办公用品管理在公司规模日益增大、办公用品日益多样化的现实面前已呈现出无法应对的局面。办公用品常出现无故丢失、损坏、浪费、分配不均、不配套、进价过高等现象，增加了公司在办公室用品方面的费用。因此，应用高效的办公用品管理系统对于企事业单位来说十分重要。
二、JNPF系统解决方案
JNPF系统的办公用品模块根据单位的办公用品的购买，入库，领用流程而设计的，特别适用于分批次购买，各部门领用的模式，具有完善的输入，统计，查询功能。更可以合理规范对企业办公用品的管理。
对于办公管理员来说，在JNPF系统办公用品管理模块中拥有对所有办公用品的管理权限。能够对物品进行维护、盘点、分配等操作。在物品类别中，可以类别维护中设置物品的类别、新增办公用品类别选择，价格等基本信息填写、对不需要的办公用品删除、以及可以使用Excel直接导入物品。
在库存盘点中，可以对办公用品的库存数量进行盘点，并能在盘点日志记录盘点情况。在采购历史中，不仅能够采购配置提供多种物品更新选择，可对物品维护中存在的物品申请采购，而且，采购申请选好物品，设置完物品数量系统自动计算预计金额。在采购入库中，办公管理员可根据采购单或物品来选择入库物品。在领用历史中，办公管理员可以查看所有人员的领用记录。以及系统支持将记录导出为Excel文件。
普通员工则没那么多权限，但是可通过系统申请办公用品，以及查看自己的领用记录。
三、JNPF系统中办公用品管理主要优势
数据关联：物品的购买登记、领用登记、库存查询互相关联，自动更新。
查询方便：可按物品查看领用记录，也可按人员查看领用记录。
多样的物品价格更新方式：既可以根据采购价格更新，也可以不根据采购价格更新
快速审批：使用网络审批就不用再拿着各种文件、申请、单据往返于各部门，等候签字盖章了。即使异地办公，同样可以快速完成审批流程，运营效率显著提升。
支持Excel文件批量导入数据和文件导出，简化数据导入导出的重复性操作，让工作更有效率。