如何做好采购管理?

Question

做采购有一段时间, 但比较乱,有没有好一些的管理软件

Answer 1

一、 制定采购计划

1、制造、采购分析
一般而言，在采购之前首先要做制造、采购分析，以决定是否要采购、怎样采购、采购什

么、采购多少以及何时采购等。

在制造、采购分析中，主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购

评标能力等进行分析比较，并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部

分货物和服务，或者不从外部采购而自行制造。

2、合同类型的选择
当决定需要采购时，合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点，因为不同的合同类型决定

了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方，同时维护对项目

经济、高效执行的奖励；卖方的目标是把风险降到最低，同时使利润最大化。常见的合同可

分为以下5种。不同合同类型适用于不同的情形，买方可根据具体情况进行选择。一般来说，

其适用情况如下：

成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。

成本加固定费用（CPFF）合同：适合于研发项目。

成本加奖励费（CPIF）合同：主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同。

固定价格加奖励费用（FPI）合同：长期的高价值合同。

固定总价（FFP）合同：买方易于控制总成本，风险最小；卖方风险最大而潜在利润可能

最大，因而最常用。

3、采购计划编制

根据制造、采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划，说明如何对采购过程

进行管理。具体包括：合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、

制定评价标准等。

根据项目需要，采购管理计划可以是正式、详细的，也可以是非正式、概括的。

二、 采购过程管理

1、询价（Solicitation）

询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息，该过程的专业术语叫供方

资格确认（SourceQualification）。获取信息的渠道有：招标公告、行业刊物、互联网

等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投

标建议书。

2、供方选择（SourceSelection）

这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种：

合同谈判：双方澄清见解，达成协议。这种方式也叫“议标”。

加权方法：把定性数据量化，将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合

评标法”。

筛选方法：为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。

独立估算：采购组织自己编制“标底”，作为与卖方的建议比较的参考点。
一般情况下，要求参与竞争的承包商不得低于三个。选定供方后，经谈判，买卖双

方签订合同。

3、合同管理

合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程，一般包括以下几个层次的集成和协调。
1）授权承包商在适当的时间进行工作。
2）监控承包商成本、进度计划和技术绩效。
3）检查和核实分包商产品的质量。
4）变更控制，以保证变更能得到适当的批准，并保证所有应该知情的人员获知变更。
5）根据合同条款，建立卖方执行进度和费用支付的联系。
6）采购审计。
7）正式验收和合同归档。

三、采购成本分析

本文开始的案例揭示了将采购成本降到最低对公司利润的增长的重要性，但更重要的是，

应该考虑项目生命周期内的最低整体采购成本。在实际采购工作中，很多招标单位通常

只关注承包方的投标报价，而忽视了招标成本、建设成本和所有权损耗成本等项目整体

采购成本。

1、招标成本
首先要考虑发出招标要约前的行为，招标方需要确定目标、调查主题、编写需求建议书

（RFP）、考察和认同供应商、获取内部的授权、寻求预算支持等，然后发出要约。该过

程可能需要整个合同价的2%到5%。
然后，竞标者需要对招标方的招标文件制定其投标建议书，费时又费钱，每个竞标者在

竞标说明上都要花费合同价的约1%到6.7%的成本。如果有五个竞标者，该成本将达到合

同价的5%到30%。表面上看来，这笔款项由竞标者承担；但是，从长远看是由招标方承

担。因为竞标者总把竞标成本直接加在每次竞标的项目上。
评标程序开始后，招标方需做包括开标、评标、定标、谈判、批准等事项。这个总成

本可能占合同价的2%到5%。如果因为某种原因必须重新招标时，这部分成本将大幅增

加。
因此，对于一般行业来说，竞标的总成本可能占到合同价的10%到50%。无论招标方

处于何种行业，降低招标成本都是一种责任。

2、建设成本

建设成本是投标报价的主要依据，往往是买卖双方关注的重点。一般包括如下几个方面：

前期准备、正式建设费用等、与其它系统的集成、授权、交付和保险、相关手册、对员

工和管理者的培训等。

3、所有权损耗成本

所有权损耗成本指长期损耗成本，包括项目运营成本和处置成本。项目运营成本可能会

持续多年，并且可能是前期费用的许多倍；在设备濒于报废之时还需考虑其销毁或处理的

处置成本。

综合考虑这些成本将有助于以正确的观点看待实际采购价，帮助买方选择最好的方案。

采购安全和保密

采购过程中的“黄金规则”是要绝对保密，不让任何不应外传的信息从机构中泄密，不

要和不应该知道此事的陌生人交谈，当对方是机构中的成员时可能会很难，但知道的人

越少越不会有漏洞。

妥善安置相关文件和计算机内的材料，不用时（包括周末和晚上）要将其锁好，不要

将评估的表格展开放在桌子上，以免被看见，及时销毁那些敏感的文件而不是随手扔掉，

以免别有用心者发现它们。

Answer 2

随着市场竞争的加剧和企业成本意识的增强，企业的采购工作越来越被经营管理者说重视，甚至把采购工作作为降低成本的中心环节，有的企业已经把采购管理提到战略的高度上，并将采购作业放在整个产业链、供应链中去考虑。因而采购员的工作并不仅仅是从事简单的购买活动，而是更多的在从事成本控制、信息收集以及参与到产品的开发、设计与企业的经济效益上来。所以作为合格的采购员，必须是信息员，一名谈判者、一个生意人和一位后勤供应专家；必须有较高的分析能力、预测能力、表达能力；必须积累一定的工作经验，拥有一定的关系网络；必须掌握相关的知识和业务能力

Answer 3

加强自己的业务`学习

Answer 4

有,以前我们公司就有
你可以让公司咨询一下卖财务软件类的.

Answer 5

想要做好采购工作，一款好的采购管理软件是必不可少的。

给大家推荐8MSaaS SPM招标采购系统

这款系统通过全流程电子化，可追溯、可监督，为企业提供了一个可知、可视、可控的创新采购管理模式，有效降低采购成本，打破信息盲区，防止采购腐败，提升精细化采购管理水平。

1、采购需求预测，及早调整采购计划

8MSaaS SPM招标采购系统从客户需求的源头开始控制企业的采购需求与计划，令每一个采购需求量都有据可依，从源头上减少不必要的损失。

系统帮助企业建立完善的供应商信息库，实现企业与供应商信息互通，有利于采购方最大利益化的决策，及早调整采购计划，跟最快的供应商对接，比别人更快占领先机。

2、突破地域限制，拓展供应商范围

8MSaaS SPM通过建立完备的供应商寻找、选择、评估、议价、招标机制，协助企业更方便快捷的开展发布、商谈及招投标结果评估工作，对企业采购策略的制定，供应商资源管理提供了更加细化的管理模式。

3、招采全过程可追溯，管理漏洞及时控

在8MSaaS SPM，招采全过程实时动态更新，业务数据永久保存，即时追溯，可减少投标人之间围标、串标风险，实现企业采购信息集中管理。

系统运用事前、事中的主动控制代替时候被动控制，对问题和行动进行集中跟踪，并提供自动提醒和上报机制，及时发现过程中的管理漏洞，从而提高企业采购管理的规范性和透明度。

4、科学评估供应商绩效，增加采购透明度

通过建立健全的供应商评价体系，对供应商行为进行多维度评估，比如与基准价的偏差、货物迟交率、退货率等，以支持招标方对供应商的淘汰决策，不断优化企业可利用供应商资源结构，稳步增强全平台的采购透明度。

5、严格管好采购成本，合理控制库存

8MSaaS SPM系统信息具有关联性与实时性，企业使用部门在提出采购申请时，可实时地查看到所采购的产品的当前库存量，优先使用库存，避免重复采购。

同时，8MSaaS SPM支持设置参数检测最低库存，自动提醒相关人员进行补货，从而避免时常进行紧急采购情况的发生。

6、文档集中管理，助力企业可持续发展

你的各项招标投标信息可在8MSaaS SPM招标采购系统集中管理，电子化信息更方便查找，不易丢失。根据市场权威数据统计，电子化招投标可平均节约1%～2%的人员和办公费用。

安全方面也不用担心，8MSaaS 采用云端数据储存模式，提供与电子银行同等水平的安全防护措施，保护电子外包和电子采购的信息和交易。