解读|《归档文件整理规则》—整理原则与流程①

Question

如题所述

Answer 1

《规则》的核心特点是以件为单位进行归档文件的整理。尽管按件整理在手工管理时存在检索和清点困难等问题，但在信息化管理日益普及的今天，这种方法更符合“简化整理，深化检索”的原则，降低了档案工作人员的操作难度，并使纸质文件和电子文件的整理更有效结合，对于提高归档的齐全完整程度和档案整理规范化水平，推动电子文件管理具有重要意义。

一、整理原则

I、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件的形成规律和特点伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生，而《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》等文件则对公文种类、格式、行文规则、拟制和处理等做了明确规定和详细要求，为各个机关公文办理提供了统一规范和标准。遵循文件的形成规律进行整理，实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程，能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预，提升文件整理质量。

在归档文件整理中，必须保持文件之间的有机联系。这种有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性。保持文件之间的有机联系，既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。

2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。文件的价值取决于其内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用。因此，在归档和整理时，应根据机关文件材料归档范围的规定，区分归档与不归档文件；根据文书档案保管期限表的规定，区分文件价值，划定不同的保管期限。

3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。这是《规则》修订提出的全新整理原则。在信息化条件下，归档文件整理必须统筹考虑纸质文件材料和电子文件的整理要求，实现信息化条件下的文档一体化管理，即将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果，使文书工作和归档文件的整理形成一个有序的整体。

4、归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一。从目前的情况来看，纸质文件材料与电子文件在较长的时间内会并行存在。在这种情况下，保证二者的协调统一是进行归档文件整理必须面对的问题。