职场修炼丨不知道这几点,你也许做的是假的项目管理

如题所述

根据2017年度公益行业薪酬与人才实践调研报告显示,参与调研机构2016年的平均离职率为27.6%, 40.3%的员工在考虑未来1-2年离开所在机构。对于机构而言,最难招聘(42%)、最难留住(55%)的人才岗位为项目管理人员。

目前大量公益组织的工作都是项目化的,这意味着项目是大部分公益机构业务的命脉:项目做的好,机构发展就好;项目做得不好,那么机构的未来也堪忧。

然而,也不难发现,很多公益组织的项目人员,并不真的很懂项目管理。举几个例子:

一、以为项目只要做完就行了,殊不知,还要有项目成效!

有人问我:“锐老师,为什么我的项目明明做完了,但资助方还是不满意呢?”

很多项目人员在每日的忙碌工作中,追求的是如何把项目做完。可仅仅做完是不够的,好的公益项目,需要证明项目本身能带来什么价值,否则,资助方怎么会愿意持续为该项目买单呢?以下几个项目知识点,能解释这个问题。

项目投入:是指在公益项目中为了达成项目目标而动用的资源。

项目产出:是指公益项目活动后的具体产物。

项目成效:是指公益项目开展之后,受益对象得到的正向改变。

所以,这里面的逻辑是:资助方给了资源,由公益组织产出各项工作,目标是达到预计成效。把项目做完只能说是产出达成了,只有把项目做好,才能说明成效也达成了。

二、以为和别人说过一件事就行了,殊不知,还要懂沟通方法!

经常听项目人员抱怨:“谁谁谁太不靠谱了,明明对他说了要……,可还是掉链子!”

这个问题怎么破?单方面地责怪别人,肯定是不够的。仁者如射,发而不中,反求诸己。从自己身上找原因,学会沟通技巧,提高沟通效率,才是正确的解决方式。以下几个知识点,对项目人员的沟通能力提升会有帮助。

倾听:是有效沟通的必要部分,力求沟通双方的思想和情感都能达成一致。

沟通策略:对不同的人,说法方式也要不同。在沟通前要搞清楚三点——要和谁沟通,和他(她)沟通什么,以及怎么和他(她)沟通。

会议角色:开会时要有两个角色,会议领导者和会议主持人。前者能对会议话题给予决定行判断。后者则关注会议流程,引导积极和富有成效的讨论氛围。

会议纪要:在会议过程中,需要由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,以便在之后的工作中查阅回看。

远程会议:当与会者没发到场时,可通过电话、微信、QQ等工具进行远程会议。

学会倾听、能制定沟通策略,那意味着沟通能力的提升。懂的在会议中扮演合适的角色,知道如何做好会议纪要,在有必要的情况下开展远程会议,那意味着沟通效率的提升。项目人员每天都要和很多人打交道,懂一些沟通技巧,能帮你搞定许多人!

三、以为做了项目计划书就行了,殊不知,还要对任务分解!

项目都靠人来做,当你在带项目团队的时候,经常会遇到一个问题:“都已经过了计划书中约定的时间了,可团队中某某某,怎么还没把工作做完?”

其实,项目计划书中罗列的项目工作,还是很粗的。具体落到项目团队的每一个人身上,需要把工作任务分解得更细致,以便指导每个项目成员开展工作。你需要明白以下几个知识点:

可交付成果:指项目管理中的最终交付物。

WBS任务分解:把项目可交付成果和项目工作分解成较小的,更易于管理的组成部分。

首先,项目团队要知道该项目最终的可交付成果是什么,然后把具体工作拆解成每一个人要做的任务,团队负责人——也就是项目经理,定期督促团队成员把个项细致任务完成,这样才能保障整个项目团队能把事做好。

四、以为项目结束请客吃顿饭就行了,殊不知,还要做回顾总结!

“项目结束后我们会做团建,大家一起吃吃饭聊聊天。”有的项目人员这样对我说。

项目完成后到底需要做什么?如果你对这个问题没有概念,那么就浪费了一次绝佳对提升项目团队能力的机会。先来看看一下知识点吧。

项目收尾维度:在项目收尾阶段,有以下四个维度的工作要总结——客户维度、管理维度、团队维度、机构维度。

AAR事后回顾法:After Action Review,任务后检视方法,通过自我审视,讨论发生了什么、为何发生、以及如何保持优点,如何改进缺点等等。

项目的收尾工作是非常重要的,不仅能让项目有一个完美的交付,还能促进团队经验的成长。通常,项目团队要在项目经理的带领下,做好相关的总结回顾工作。

你看,公益组织项目管理的学问那么多。如果你不懂这些知识点,那多半是在做假的公益项目管理!

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