如何解决秘书工作中经常性与突发性的矛盾

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Answer 1

秘书工作是一门艺术，要做好秘书工作必须注意处理好四对矛盾。
　　一、专与广。秘书工作没有盲区，只要领导工作有可能涉及的领域，秘书就不能说“不”。比如，作为一名分管工业经济的政府领导人的秘书，首先要具备作为秘书的一些基本素质，如语言文字表达能力、文电处理能力、会务接待能力等。其次要熟悉工业经济、市场经济以及从国家到地方相关政策法规、本地区经济运行状况等方面的知识，不能说出话来、写出文稿来处处是“雷区”、句句是“外行话”。再次要对除此以外的政治、历史等其他领导工作可能涉及的领域有所了解。比如，领导者即将赴党校就我国经济体制改革的有关问题作专题讲座，为起草好这篇讲座文稿，秘书就应熟悉我国经济体制改革的政治背景、历史演进以及当前我国政治经济运行中存在的一些主要矛盾和问题等，否则就不可能写出有深度、有见解的高质量的文稿。因此，秘书必须是多面手，不仅要对其他相关方面的知识有所了解，做到广，只专不广或只广不专都难以胜任秘书工作。
　　二、前与后。秘书是领导的参谋助手，其主要职责是为领导服务。为此，就要做到前与后的协调统一。所谓前，就是对与领导有关的工作要超前考虑、提前完成，留有一定的提前量。这其中包括两方面含义：一是领导布置的工作要赶在领导规定的时间之前完成，以给领导一个缓冲的时间；二是领导尚未布置但根据自己判断即将要开展的工作，要超前谋划，想在领导前面，走在领导前面。比如，对即将进入汛期的防洪问题，如果该地区每年的防洪形势都较为严峻的话，就应该尽早给领导提个醒，必要时还应该提出初步工作方案。再如，领导参加会议时，要提前进入会场，检查包括音响在内的各项会务准备情况。诸如此类的问题，都应该有超前意识。与此相反，有些工作秘书不能超前而必须做在后面。比如，领导面对新闻镜头时，秘书要主动靠后，把镜头让给领导，而不能跑到领导前面，与领导抢镜头。领导参加完一个活动时，秘书要在领导退出现场之后，详细检查领导是否还有文件等物品遗留在现场，然后才能离开。该前则前，该后则后，对秘书而言两者同样重要，切不可前后倒置，那样必然会乱成一团。
　　三、内与外。由于秘书往往跟领导走得很近，不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私在内的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么该说什么不该说必须心中有数，不能为了哗众取宠、一时兴趣而口无遮拦什么都往外说。这样，不仅会泄露一些工作秘密，而且还可能会损害领导者的形象，于工作、于己都不利。比如，一位领导正在召开工商、质量监督等部门负责人会议，准备对市场上热销的某种假冒伪劣商品进行突击检查。如果秘书提前把会议内容透露了出去，就会使这次检查落空，让不法商贩继续逍遥法外，给工作造成被动。泄露秘密不仅仅是违反工作纪律的问题，有时还会酿成严重后果，作为秘书必须让住这一点。
　　四、高与矮。这里主要指形象问题。作为秘书，要注意在各种场合维护好、塑造好领导形象，使领导始终给人民大众留下美好形象。相比之下，秘书在必要时要适当矮化自己，万不可与领导比高矮。一是对生活中人们矮化领导形象的各种议论，要利用自己的特殊身份主动为领导辩护，摆事实、摆论据，以澄清人们在这些问题的错误认识。二是对工作中有可能展现领导形象的地方，要多为领导考虑，多做设计，努力把一个好的领导形象留给大家。三是对自己的形象也要关注，因为大部分人很难有机会直接见到领导，他们心目中的领导形象很大程度上是通过综合领导秘书在各种场合的表现而形成的。四是对有可能损害领导形象但又非大是大非的错误，秘书要主动揽过；对一些经过自己参谋而形成的正确决策，秘书要主动推功，为领导增彩。一句话，秘书要尽可能多地把各种美丽的光环聚集到领导身上。 1、识别冲突发生的征兆
几乎没有不发生冲突的团队。在某些情况下，冲突是公开、直接的。但大多数情况下，冲突会缓慢的形成，这种隐藏的冲突往往比公开的冲突更具有破坏性，阻碍团队的工作并破坏团队内的和睦气氛。
通常这些征兆包括：
（1）、团队内存在着使人感到厌恶的气氛，士气低下；
（2）同事间相互防备或不愿意交谈；
（3）、总有人发表消极的言论；
（4）、组织内会议记录、电子邮件和备忘录数量明显增加，而同事之间的交谈减少。
2、冲突产生的原因
冲突可能存在于团队内，团队之间也可能发生冲突。冲突并不总是负面的，但破坏性的冲突将会给组织带来危害。以下因素是引发冲突的潜在原因：
（1）、信息传达不够精确或不够完整
（2）、目标不和，难以合作
当双方目标不一致时，冗长的争论很难避免。在目标不一致的情况下，寻求共识，是唯一能化解僵局的方法。
（3）、责任不明，缺乏效率
每个人做事都要依靠自己的方法，而做事方法和程序的差异，很可能就是引发冲突的原因。
（4）、抵触或其他方面的感觉
3、冲突处理策略
我们对冲突作出的反应方式并不相同。这和冲突本身产生的原因，涉及到的人以及我们的个人风格都有关系。以下介绍处理冲突的九种策略，需要注意的是，在实际运用中，可能你同时运用几种策略比单一运用某一种策略更加有效。
（1）、按兵不动
面对不同的意见，单方面决定维持现状，不采取任何行动。这种策略只能暂时使用，不是一个最终的解决方法。
适用状况：当你需要时间搜集更多资料、争取更多支持，或是暂时没有精力来处理这件事情时，可以考虑使用按兵不动的策略。这样做的好处是使你能够较从容地协调歧见，让彼此的情绪缓和下来。
（2）、粉饰太平
以强调共同点、淡化差异点的方式，来推销你的观点。
适用状况：当你对自己的想法很清楚，但缺乏决策者支持时，或是当你没有时间、精力去做长时间讨论时，都可以用这个策略。此外，当你觉得手中的资料可能会伤害到别人，或是别人没有能力去处理他，而你想要撤回时，也可以考虑利用这一策略来化解。考试大收集整理
（3）、铁令如山
单方面运用权势和影响力，使他人听从其意见。
适用状况：当你对事情有绝对自信，非马上去做不可时；当你相信别人的意见，不太可能改变你的想法时，或是你认为事情没有重要到需要讨论时。
（4）、制定规则
以客观的规定和准则作为处理不同意见的基础。
适用状况：当决定的过程比结果更重要时；当任何进展都比原状好时。
（5）、和平共存
在共同协议下，各执己见，各行其是。如果这样做花费太大，或容易造成混淆，则采用中间路线，以达到共同目标。
适用状况：当争议双方都坚信自己的想法是对的时，先按自己的想法去做，试行三个月之后，再看看谁的办法最有效，最省钱。
（6）、讨价还价
通过协商、交易，使存有争议的双方都能得到自己所希望的。
适用状况：当协议达成，双方都能从中得到较大好处时。
（7）、弃子投降
即使你不同意对方的看法，可是你仍然不表示意见，并按照对方的看法去做。
适用状况：当你相信对方的专业能力的确高出你许多时，或当事情无关紧要，而对对方却非常重要时。
（8）、全力支持
虽然你不太同意对方的观点，可是仍然愿意在一定的限度之内，支持并鼓励对方。
适用状况：当对方能力不错但缺乏自信，而你又希望能帮助他时。你可以这样做。
（9）、携手合作
通过一连串坦诚地讨论，将所有参与者的意见系统的整合在一起。
适用状况：事情非常重要却很难妥协时；当所有参与者都非常值得信任，且有充裕时间可以互相沟通意见时。

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携手合作
通过一连串坦诚地讨论，将所有参与者的意见系统的整合在一起。
适用状况