外贸单证流程 外贸单证流程 -------------------------------------------------------------------------------- 1．客户询盘：一般在客户下perchaseOrder之前，都会有相关的OrderInsuiry给业务部，做一些细节上的了解。 ．介：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规及柜型等，peroformaInvoice给客户做正式介。 ．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchaseOrder。 ．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 ．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 ．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产： .1：如果是LC付款的客户，通常是在交货期前1个月确认LC已经收到，收到LC后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 .：如果是TT付款的客户，要确认定金已经到账。 .：如果是放帐客户，或通过银行DA等方式收汇等，需经理确认。 ．验货： .1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 .：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 .：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 ．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 ．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单条。 10．租船订仓： 10.1．如果跟客人签定的合同是FOBCNA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，s确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.．如果是由卖方支付运，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运介，开船口岸等。经比较，选择介优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓关要求，等内容。 10.．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11．安排拖柜： 11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，介合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系等 11.．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系。 11.．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱和封条作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 1．委托关：在拖柜同时将关所需资料交给合作关行，委托出口关及做商检通关换单。通常要给关留出两天时间（船截关前）。委托关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和等。 1．获得运输文件： 1.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找LC或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 1.．督促船公司尽快出提单样板及运帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 1.．及时支付运杂，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运应做登记。 1．准备其他文件 1.1．商业发票：LC要求提供的文件中，对商业发票要求最严。哦 顺便提一下 目前我在学的ABC天