公司文件比较多比较杂怎么分类最方便？

Question

如题所述

Answer 1

文件分为2种，一种电子档的，一种纸质的；个人习惯不一，分类视个人工作决定，下面几点仅供参考：
行政、后勤、管理类：
1、电子档：按时间顺序建立文件夹，标明月份，一个月一份；里面分处理完成的，正在处理的，未处理的，结合事情的紧急重要的顺序放置，并在每天下班前整理3个文件，注意及时更新；
2、纸质的：最好拿透明的，在背脊上写上处理完成、正在处理的、未处理的，一样的按照需优先处理的顺序排列；处理完成后严格按照公司的归档要求，归档过程要分类放置，如会议记录、通知公告、绩效记录等需在一起，并提供明细与归档编号后当月归档，年底就归档12月的，比较方便；
业务、设计、销售、仓储类的：
1、电子档：按订单、款式、客户、单据种类分类；如业务的、销售的按订单分类，将所有客人资料、邮件往来、确认信息、扫描文件，放置进去，分季度归类或者分是否付款分类；仓储、财务类：按报销的文件、按内外帐汇总电子文件即可，仓储课按订单整理，单据尽量整合到ERP系统中，电子档资料的分型体，分已经下单未进仓的、已经进仓待检验的、、已经出仓的订单进行分类；
2、纸质的：业务销售类的，严格按照流程作业要求打印出来，保持从接单到出货甚至投诉后的完整性，一切数据可追溯，分客人分出货和未出货2份，完成出货的编好后进行归档；仓储类：纸质分格式表单分类，按照单据的连贯顺序、时间顺序进行排序，每月配合财务、管理部门做好盘存；
不写太细了，每个人想法不同，重点是能够让自己的桌子和电脑里面的文件在短时间内找出。有些人记忆力好，很容易找到放置很杂乱的东西也没事情。不过在公司还是随公司的规定走，有些流程还是挺有好处的。

Answer 2

用不同颜色的文件夹分类，比如文档类，表格类，人事类，合同类等

Answer 3

上一套OA系统软件，不但解决文件分类，还解决了文件的管理，一个星期的工作一天就可完成。

Answer 4

公司文件的分类
A 、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门，以各部门的字母来代表（见附件：公司编号表） B 、二级分类： 按照文件类型划分： 一级类目：公司所有资产证据类（用字母 A 表示） A1 ： 合同、协议 A2 ： 公司章程、验资报告、账号、授权书
A、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门，以各部门的字母来代表（见附件：公司编号表） B、二级分类：
按照文件类型划分：
一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示） A1：合同、协议
A2：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等 二级类目：公文类（用字母B表示）
B1：令、决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等 B2：公告、通告、通报：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等
B3：请示、批复：适用于向上级机关请示指示、批准，答复下级机关的请示事项
B4：报告、意见：适用于向上级机关汇报工作，对重要问题提出见解和处理办法
B5：通知、函：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等
B6：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项 三级类目：普通文件类（用字母C表示），其他一般性文件
四级类目：非文本载体的文件（用字母D表示），如照片、软盘及其他声像资料等
按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档，各类资产证据、秘密文件的原件原则上均属于受控文档，复印件原则上均属于非受控文档，在受控文件的编号前加K表示，不加均默认为非受控证件
C、三级分类：按照文件年度划分，以年月的数字代号表示，如0310代表2003年10月
D、四级分类：文件的原件Manuscript、复印件Copy分别以英文的第一个字母代表，如原件用M表示、复印件用C表示 E、五级分类：最后为文件的顺序号

希望可以帮到你。