办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。在行政机关中,大都把办公自动化叫做电子政务,企事业单位就大都叫OA,即办公自动化。
通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。
以上是标准一点的说法,通俗一些讲,OA为企业带来的促进作用为:
1、流程的标准化。以前公司的办公管理流程,在没上OA时都是手动的,大家很随意,经常出现有个申请要签字时不停地找这人找那人,新进公司的就更搞不清楚了,使用OA后,流程都是按设计好的流程,自动进行下去,不光申请人不用到处找人签字,通过OA系统可以跨地域处理,效率提升快。
2、流程的优化,流程在设计后会不断地优化,这个优化过程是公司管理提升的过程。
3、管理层授权更清晰。以前管理层什么事都要管,或是什么事也管不了,使用系统后,各层级的管理人员权限相对更清晰,这样不涉及公司负责人的普通业务处理,下面直接就可以解决了。
4、促进企业知识积累和共享:以前公司员工的好的文档,经验等,因为无系统,都积压在单个员工手上,使用系统后,这些经验和文档,都进入系统,企业的知识积累快,提高的是企业的竞争力。
以上只讲了流程和文档方面,这是OA的基本模块,其他的我就不讲了,都写下来至少得一个20页以上的文档,这里没法写。
至于OA的理解,OA这只是一个软件系统,仅仅是个工具,为管理服务的工具而已。但同样的工具在不同的企业应用效果都不一样,有的公司很成功,有的公司一团糟,因此,重点在于,你们公司需求在哪里,比方说,流程的改进想怎么做,管理层特别是高层对这些改进有没有决心,如果没有,实施OA系统效果也达不到,只是白白浪费投资。
为上OA而上OA的公司,基本大多是失败的。
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