1、首先把所有的文件都收集到一起，叠放整齐摆放在桌面上。不要把文件漏掉了，要不然以后在查询文件的时候，会很麻烦的；
2、接着把收集到的文件，按照不同的种类分开，腾出桌面一块地方，都分别摆放开。注意不要混在一起了，要是其中一份文件夹在其他文件中，这样就造成文件归档错误；
3、然后把每种类型的文件按照编号或日期进行排序，在分开摆放。在这个时候的排序，最好是按照有后到前排，这样的话，在你打开文件的时候，最先看到的是最近的文件，而不需要翻到最后面才能找到最近的文件；
4、文件排序完成之后，拿出装文件的文件夹，按照对应的种类进行归档。拿出来的文件夹也要摆放好，因为我们的办工桌就那么大的地方，摆放整齐，有利于我们迅速找到它；
5、所有文件归档完毕之后，需要再检查一下，各类文件是否和文件夹的名称一致。然后把文件都放入文件柜进行保存。放入文件柜时，也要按照文件的顺序进行摆放，不能随意摆放即可。
需要准备的工具：电脑
1、首先ar命令是把几个文件和(或)目录集合在一个文件夹里。是创建备份和归档的最佳工具。
2、用tar来打包格式 tar 选项 包的名称 目标文件/目录 注意：此时未进行压缩
3、打包后进行查看打包前后容量大小比对，虽然没有经过压缩但是打包后的容量却变小了
4、在不解包的情况下查看包内都有哪些内容，
5、进行归档的时候也进行了压缩，不过这种压缩比率较小，那专业的压缩格式有以下几种：压缩格式：gz, bz2, xz, zip, Z等。 格式： 压缩包名.tar.gz 或 压缩包名.tgz
7、另一种压缩方法语法格式： tar jcvf newfile.tar.bz2 SOURCE
8、对以上两种格式的压缩进行对比，bz2格式的压缩比率更大，效果更好
9、注意：Linux系统不以后缀名来确定文件的类型
公司档案管理制度
第一条 管理部门�
1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。
2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
第二条 文件点收�
文件结案移送归档时，依如下原则点收：�
1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。
3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。
第三条 文件整理�
点收文件后，应依下列方式整理：�
1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第四条 档案分类�
1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。
2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5.档号之表示方式如下�
A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2
A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
第五条 档案名称及编号�
1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。
3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第六条 档号编定�
1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。
4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。
第七条 归档与档案清理�
1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。�
第八条 保存期限�
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：�
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。
2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。
3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。
4.1年保存：结案后无长期保存必要者。
5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
第九条 档卷清理�
1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。
2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。
第十条 调卷程序�
1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。
2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。
4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条 调卷管理�
1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。
3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。
4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。
分类规范
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