如果单位大人员比较多，信的开始最好先给领导简单介绍一下自己。然后进入正题，语言要精炼，不要罗嗦。在信开始或结未处适时恭维几句，切记不要太肉麻。如已在开始已做自我介绍，落款可直接署名。
书信和格式:信文由称谓、正文、敬语、落款及时间四部分组成。
一、称谓:应在第一行顶格写，后加冒号，以示尊敬。称谓应尊循长幼有序、礼貌待人原则，选择得体称呼。
二、正文:正文是信函 主体。可根据对象和所述内容不同，灵活地采用不同 文笔和风格。
三、敬语:写信人在书信结束时身对方表达祝愿、勉慰之情短语。 用“此致、即颂、顺祝”等词紧接正文末尾。下一行项格处，用“敬礼、X安、安康”等词与前面呼应。
四、落款及时间:在信文最后，写上写信人 姓名和写信日期。署名应写在敬语后另起一行 右位置。一般写给领导或不太熟悉 人，要署上全名以示庄重、严肃;如果写给亲朋 友，可只写名而不写姓;署名后面可酌情加启禀词，对长辈用“奉、拜上”，对同辈用“谨启、上”，对晚辈用“字、 、谕”等词。