首先要识别你公司的过程，一般来说，分为增值过程、支持过程和管理支持过程。识别之后要分析这些过程的关系和相互作用，然后就要定义这些过程的支持性程序。将过程、过程的相互关系和作用和程序（或对程序的引用）组合起来，就形成了质量手册，也就是我们常说的第一级文件。将手册中定义的程序逐个展开，详述其输入、输出、过程、准则和方法、资源、职责和权限，推荐使用乌龟图，就形成了第二级文件。然后再针对每一个程序，研究是否需要支持性运行控制的文件，如果需要，就形成了第三级文件-作业指导书。程序和作业指导书会产生一些记录，目的在于为过程的执行提供证据，同时作为分析质量体系绩效有效性和效率输入，就形成了第四层文件。
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