从字面上理解，意见多代表的是个人主观意念上对客观事件或人物的见解，带有较为强烈的主观意愿和色彩，但意见并不代表建议，通常只是表达自己的观点，要落到实处，还需要从实际情况出发进一步规划和整理。
意见，是党的领导机关和国家行政机关对重要问题提出见解和处理办法的一种公文。作为一种公文文体的意见，与一般会议上或公开场合个人发表的口头意见是有区别的。它的内容涉及现实工作中重大的和急需解决的问题，要有可行性的充分论证。 “意见”是近年来在建设有中国特色的社会主义民主政治进程中经常使用的一个文种，在国务院发布的《国家行政机关公文处理方法》里正式定为第十一类文种。它在实际工作中使用日趋频繁，起着越来越重要的作用。 意见可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，意见类似于请示，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答案。作为下行文，意见具有指示、指导和规范作用，可对下级机关布置工作，下级机关应当遵照执行。作为平行文，收文机关对文中提出的意见可作为决策、行动或工作的参考。
“意见”原属机关公文，1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》），首次将“意见”列入了中国共产党机关公文文种；后来，于2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》，将“意见”正式列入了国家行政机关的公文文种，“意见”从而成为行政机关使用频率较高的法定公文。 意见的本意是人们对事物所产生的看法或想法。在市场经济条件下，新事物层出不穷。各机关在工作中经常会遇到一些新的情况和问题，如果原有政策规定不够明确，或不相适应，就需要上级机关进行正确、及时的指导，以提出见解、措施，规范人们的行为，为下一步完善和制定有关法律法规做好必要的准备。而指导工作又不能使用刚性很强的“决定”等公文文种，那么，“意见”作为法定公文文种，既成为下级向上级或向平级机关提出解决有关重要问题的见解和处理办法等方面建议的渠道，又成为上级在发现下级遇到有关重要问题时，提出见解和办法措施，对下级予以指导的途径。在多年的实践中，“意见”较好地解决了呈转性公文中长期存在的难题和上级在指导工作中的弹性问题。 意见的实质是提出切合实际的可行性建议，发挥参谋和指导作用。其见解中的态度是诚恳的，即使是下行文中的“意见”也没有决定或者通知等文种的强制性那样强烈。作为上行文或平行文的“意见”，必须以“知无不言，言无不尽”的态度，对上级或平行机关提交本机关的建设性见识，充分发挥好参谋作用。
指导性 意见虽然在文种的字面含义上没有指示、批复那样明显的指导色彩，似乎只是对某一工作提出些意见供参考，可实际上它也是指导性很强的一种文体。只所以不采用指示等指导色彩强的文种行文，主要有下列一些原因： 1、为体现党政分开的原则，机关在涉及政务时不宜采用指示等文种。
2、有关部门虽然对下级同类部门有业务指导权，但并没有行政领导权，采用指示显然没有采用意见更合适。
3、意见的内容业务性强、规划性强、组织性强，而这些内容采用较生硬的文种不如采用意见这样较委婉的文种更合适。
尽管如此，意见对受文机关来说，仍然有较强的约束性，下级机关要遵照执行。
针对性 意见有着较强的针对性。它总是根据现实的需要，针对某一重要的问题提出见解或处理意见，这些意见对于解决目前存在的问题，都起了积极的作用。
原则性 意见通常不是具体的工作安排，总是从宏观上提出见解和意见，要求受文单位结合具体情况，参照文件中提出的精神来办理。下级机关在落实意见精神时，比起执行指示有更大的灵活处理的余地。 1.内容的多样性
它既可以对工作做出指导，提出要求，又可以对工作提出建议，或者对工作做出评估，提出批评。它主要用于党政机关，但也可用于人民团体、企事业单位；既可用于上级，又可用于下级甚至基层组织。
2.行文方向的多向性
它既可以用作下行文，表明主张，做出计划，阐明工作原则、方法和要求；又可以用作上行文，提出工作建议和参考意见；还可以用作平行文，就某一专门工作向平行的或者不相隶属的有关方面做出评估、鉴定和咨询。
3.内容的针对性
意见的制发往往是针对工作中急需解决的问题或必须克服的情形，因此它提出问题要及时，分析问题要结合实际，提出见解、办法要对症下药，具有可操作性。
4.作用的多重性
有的意见具有指导、规范作用，如《中共中央、国务院关于进一步加强社会治安综合治理的意见》、《中共中央关于坚持和完善中国共产党的多党合作和政治协商制度的意见》、《××县人民政府关于切实减轻农民负担的意见》；有的具有建议、参考作用，如《关于深化机关后勤改革的意见》就是四川省人民政府机关事务管理局上报省人民政府的一份建议性意见，又如《关于加强国有土地资产管理建立储备制度的意见》是北京市国土房管局向北京市人民政府提交的一份建议；有的具有评估、鉴定作用，如《关于成都市创建国家卫生城市工作的考核鉴定意见》。 按照性质和用途的不同，可将意见进行分类。
1.指导性
指导性意见用于上级机关对下级机关进行工作指导，其内容是针对工作中的某些薄弱环节或出现的问题，上级机关用“意见”向下行文，阐明指导思想、工作原则，提出工作思路和措施、办法，给下级机关以及时的指导，从而促进工作的健康发展。如《中共中央、国务院关于加强科学技术普及工作的若干意见》。意见在内容上注重原则性和灵活性结合、规定性与变通性结合，为下级办文留有更多的创造性余地。
2.建设性
建设性意见是下级机关向上级机关提出工作建议、设想的上行文。提出简易型意见的机关大多是主管部门，就其所主管的业务提出工作意见，它可分为呈报类意见和呈转类意见。呈报类意见是向上级机关提出某方面工作的建议、意见，向上级献计献策，以供上级决策参考。呈转类意见是职能部门就开展或推动某方面工作提出初步设想和打算，呈送领导机关后，由领导机关批转更大范围的有关方面执行。
3.规定性
规定性意见用于对所属机关、组织和人员提出规范性的要求和措施。这种意见常用于党的领导机关或组织、纪律部门为所制定的党组织及党员行为准则提出具体的执行方法和标准，也有党政联合发文关于行政方面的一些规定意见。
4.评估性
评估性意见是业务职能部门或专业机构就某项专门工作、业务工作经过调查、研究或者鉴定、评审后，把商定的鉴定、评估结果写成意见送交有关方面，它虽可上行、下行，但主要是不相隶属组织间的平行文。它又可以分为鉴定性意见和批评性意见。
5.规划性
规划性意见是对某一时期的某一方面的工作提出的大体构想。它的特点是适用时期长，内容宏观化、整体化，类似于规划、纲要等计划性文体。它指示了一个时期内某项工作的要点、原则和努力方向，但一般没有具体的方法和措施。
6.实施性
实施意见一般是为贯彻落实某一重要决定或中心工作所制定的实施方案，它重在阐发上级的有关精神，使下级单位对上级的文件精神有更深入的理解，同时提出较为具体的行动方案和工作安排。
7.具体工作
对如何做好某项工作提出意见，所涉及的内容比较具体，有时还会有一些可操作性的办法、措施等。行政机关的一些意见可以更具体地指向某项工作。 一、标题和主送机关
1、标题 意见的标题有两种常见写法。 一种是由发文机关+主要内容+文种组成，如《中共河南省委河南省人民政府关于〈关于中国教育改革和发展纲要〉的实施意见》。另一种由主要内容+文种组成，如《关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见》
2、主送机关 分为两种情况：需要转发的意见，没有主送机关这一项，但转发该意见的通知，要把主送机关写清楚。直接发布的意见，要有主送机关，主送机关的排列方法和一般公文相同。
二、正文
1、发文缘由 这是意见的开头部分，主要写出发布意见的背景、根据、目的、意义等，但不面面俱到。文字根据具体情况可长可短，最后以“现提出以下意见”、“特制定本实施意见”等过渡性语句转入下文。 2、条文 这是意见的主体，要把对重要问题的见解或处理办法——写明。 如果是规划性意见，内容繁多，可列出小标题作为各大层次的标志，小标题下再分条表述。如果是内容较单纯集中的工作意见，主体部分直接列条即可，不必再设小标题。 3、执行要求 有些意见需要对贯彻执行提出一些要求，可以列入条款，也可单独在正文最后写一段简练的文字予以说明。如无必要，此项免除。 1.意见是就贯彻执行上级精神提出带有宣传、引导、说明、阐释意义的指导性文件，语气要相对缓和，不应使用命令行的强制口气。
2.意见中较多地使用说理的表达方式，但说理要求简明，不应用写论文或宣传材料的手法做全面论述。
3.意见大多是就现实工作中出现的新情况、新问题，经过调查研究，提出解决问题的思路和办法。因此，意见的写作要注意选题，深入调查研究，掌握第一手资料。 标题为方正大标宋体二号字。 正文：三号仿宋。 一级标题：三号黑体，二级标题：三号楷体，三级标题为仿宋。
