组织采购过程中的准时化采购
准时化采购又叫JIT(Just
in time)采购，采购方通过计算机网络将订单传给供应商，供应商在采购方需要的时间，按需要的数量和品种，送达规定的地点。这种订货方式每次送货批量较少，要求供应商频繁供货，采购方不必每次验货。准时化采购是一种先进的采购模式，对于供应链管理思想的贯彻实施有着重要的意义。
准时化采购产生的背景
准时化采购是由准时化生产衍变而来的，是为了减少库存和不必要的浪费而进行的持续性改进。准时化生产最先出现在日本，日本为了减少库存和降低成本，在生产控制中采用基于订单流的准时化生产模式，实现生产过程的几个“零”化管理：零缺陷、零库存、零交货期、零故障、零纸文书、零废料、零事故和零人力资源浪费。要进行这种准时化的生产，必须要有准时化的供应，于是准时化采购应运而生。
准时化采购的原理
准时化采购设置了一个最高标准，最有目标，即原材料和外购件的库存为零，通过精简采购作业流程，消除订货、收货、装卸、开票、质量检验、点数、入库、转运等时间、精力、资金的浪费，从而提高工作效率，创造利润。准时化的核心是：在恰定的时间、恰当的地点，已恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。
准时化采购的特点
准时化采购和传统采购在质量控制、供应商关系、供应商的数目、交货期的管理等有很多的不同：
1、从为库存采购到为订单采购的转变
在供应链管理环境下，采购活动是以订单驱动方式进行的，制造订单的产生是在用户需求、订单的驱动下产生的，然后制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商，这种准时化的订单驱动模式，使供应链系统得以准时响应用户的需求，从而降低了库存成本，提高了物流的速度和可存周转率、所以说订单在准时化采购中起着重要的作用。
2、从一般采购管理变为外部资源管理
外部资源管理就是将采购活动渗透到供应商的产品设计和产品管理控制过程，同步化运营是供应链管理的一个重要思想，通过同步化的供应链计划使供应链各企业在响应需求方面取得一致行动，增加供应链的敏捷性，实现同步化运营的措施是并行工程，制造商企业参与供应商的产品设计和质量控制过程，共同制定有关产品质量标准，使需求信息能很好地在供应商的业务活动中体现出来。
3、变一般买卖关系为战略协作伙伴关系
在传统的采购模式中，供应商的通过价格竞争而选择的，供应商和用户的关系是短期的合作关系，当发现供应商不合适时，可以通过市场竞标的方式重新选择供应商。在准时化采购模式中，由于供应商和用户的关系是长期的合作关系，供应商的合作能力将影响企业的长期经济利益，因此对供应商的要求就比较高。在选择供应商时，要求对供应商进行综合的评估，在评价供应商时价格不是主要主要的因素，质量是最重要的标准，这种质量不单指产品的质量，还包括工作质量、交货质量、技术质量等多方面的内容。
4、变一般交货时间为准时交货
准时化采购的一个重要特点是要求交货准时，这是事实精细化生产的前提条件。交货准时取决于供应商的生产与运输条件。作为供应商来说，要使交货准时，可以从以下几个方面着手：一是不断改进企业的生产条件，提高生产的可靠性和稳定性，减少延迟交货或误点现象。同时，供应商用该采用准时化的生产管理模式，以提高生产过程的准时性。二是为了提高交货准时性，运输问题不可忽视。在
物流管理中，运输问题是一个很重要的问题，它决定准时交货的可能性。
5、信息交流需求更及时
准时化采购要求供应与需求双方信息高度共享，保证供应与需求信息的准确性和实时性。由于双方的战略合作关系，企业在生产计划、库存、质量等方面的信息都可以及时进行交流，以便出现问题时能够及时处理。
6、制定小批量采购策略
小批量采购是准时化采购的一个基本特征。准时化采购和传统的采购模式的一个重要不同之处在于，准时化生产需要减少生产批量，直至实现“一个流生产”，因此采购的物资也应采用小批量办法。当然，小批量采购自然增运输次数和成本，多供应商来说，这是很难办的事情，特别是供应商在国外等远距离的情形下，实施准时化采购的难度就更大。解决的办法可以通过混合运输、代理运输等方式，或尽量使用供应商靠近用户等。
准时化采购的有效实施策略
成功实施JIT采购策略，需要以下的对策：
1、距离越近越好。供应商和用户企业的空间距离越近越好，太远了操作不方便，发挥不了JIT采购的优越性，很难实现零库存。
2、制造商和供应商建立互利合作的战略伙伴关系。JIT采购策略的推行，有赖于制造商和供应商之间建立起长期的互利合作新型关系，相互信任，相互支持，共同获利。
3、注重基础设施的建设。良好的运输和通信条件是实施JIT采购策略的重要保证，企业间通用标准的基础设施建设，对JIT采购的推行也至关重要。所以，要想成功实施JIT采购策略，制造商和供应商都应注重基础设施的建设。
4、强调供应商的参与。JIT采购不只是企业物资采购部门的事，也离不开供应商的积极参与，不仅体现在准时、按质量供应制造商所需的原材料和外购件上，而且体现在积极参与制造商的产品开发设计过程中，与此同时，制造商有义务帮助供应商改善产品质量，提高
劳动生产率，降低供货成本。
5、建立实施JIT采购策略的组织。企业领导必须从战略高度来认识JIT采购的意义，并建立相应的企业组织来保证采购策略的成功实施。这一组织的构成，不仅应有企业的物资采购部门，还包括产品设计部门、生产部门、质量部门、财务部门等。
6、制造商向供应商提供综合的、稳定的生产计划和作业数据。综合的、稳定的生产计划和作业数据可以使供应商及早准备，精心安排生产，确保按时按量交货。否则，供应商就不得不求助于缓冲库存，从而增加了其供货成本。有些供应商在制造商工厂附近建立仓库以满足制造商的JIT采购的要求，实质上这不是真正的JIT采购，而只是负担的转移。
7、着重教育与培训。通过教育与培训，使制造商和供应商充分认识到JIT采购的意义，并使他们掌握JIT采购的技术和标准，以便对JIT采购进行不断的改进。
8、加强信息技术的应用。JIT采购是建立在有效信息交换的基础上的，信息技术的应用可以保证制造商和供应商之间的信息交换。因此，制造商和供应商都必须加强对信息技术特别是
互联网技术的应用，以便更加有效地推行JIT采购策略。
ZARA案例
西班牙服饰品牌ZARA凭其快速反应能力赢得了成功，在销售额达到数十亿欧元的情况下，仍旧保持了非常快的响应速度：10~14天的反应型生产配送，而中国大多数企业从接单到产品上市需要90天；ZARA每年推出12000个新款，而中国服装企业只有4000款左右；ZARA
库存周转率大约为每年11次，而中国服装企业只有3次。
ZARA的准时化采购作为其供应链中重要一环，功不可没。在南京路的ZARA店里，店长迪维娜总是手持PDA巡视。这台PDA内置了ZARA订货系统和产品系统等模块，并与总部保持密切联系。因此，当迪维娜在自己门店发现某种产品库存不足时，通过与宽带连接的PDA，向总部发出订单。ZARA总部的建议定量，是综合了各门店每天传送的销售数据以及
产品经理对当地市场的预估，再加上对历史销售数据的综合分析而得出的。迪维娜将通过PDA发出订单，一般情况下，从发出订单直到货物送达，最快只用三天时间，便可以让顾客得到满意的服装。
在现阶段，我国主要由制造商来负责监督所购物资的质量，验收部门负责物资的接受确认、点数统计，并将不合格的物资退还给供应商，因而增加了采购成本。实施JIT采购后，从根源上保证了采购的质量，购买的原材料和外购件就能够实现免检，直接由供应商送货到生产线，从而大大减少了购货环节，减低了采购成本。