如何利用信息化提高管理效率

如题所述

(一)信息化战略层面。企业的一切经营活动都是围绕实现其战略目标而进行的。面对复杂多变的市场环境和严峻挑战,企业为了长期生存和发展,会对其发展目标、实现目标的途径和手段进行总体性规划,这就是企业战略。企业战略主要分为总体战略、业务战略和职能级战略。总体战略是企业的战略总纲,业务战略主要涉及如何在市场中保持竞争力,而职能级战略则是为企业的特定职能管理领域制定的战略。因此,信息化战略作为职能战略的一种,必须符合企业战略目标,并以支持业务战略为中心。一旦信息化战略与企业战略目标不符,就需要及时调整。同时,信息化战略的制定还需要充分考虑信息化对企业组织结构和业务流程的影响,以保证企业的稳定运营。由于信息化实施是一个长期过程,内外部环境和信息技术本身都会不断发生变化,因此信息化战略的制定是一个持续改进和不断迭代的过程。在制定时,需要考虑这些动态变化,并有效管理可能带来的风险。在实施过程中,根据实际情况,在遵循企业战略的前提下,动态调整信息化战略以适应当前业务需求。这是保证企业管理高效运行的一个重要前提。
(二)一体化管理体系。为了提高企业管理效率,固化管理业务流程是信息系统中的一个必然趋势。随着管理业务流程逐步信息化,由于管理业务的差异性和归口管理部门的不同,容易造成管理体系孤岛问题,业务之间缺乏关联性,从而难以实现信息化的有效支撑。因此,整合管理标准,梳理管理业务,建立一套规范的一体化管理体系是信息有效固化的基础。在管理标准整合过程中,需要逐步消除企业各子公司和各部门管理的差异性,提取关键管理业务的共性。通过一体化管理体系的初步建设,逐步扩大管理业务控制范围。并通过信息固化方式,检验一体化管理系统的建设成果,及时调整管控内容,实现一体化管理体系的持续改进和提升。
(三)管理信息系统实施角度。近十年来,信息技术迅猛发展,特别是互联网和电子商务技术的日益成熟,信息化技术已经广泛应用于企业的计划、生产、采购、销售、财务等管理环节。信息化手段作为现代企业不可或缺的一部分,已经从传统的处理事务型业务转变为处理流程型业务,重在提高效率和管理质量。据统计,美国波音公司在波音777的研发中,通过先进开发技术,缩短了40%的开发周期,降低了25%的成本,减少了75%的出错返工率,并大幅提高了用户满意度。尽管信息化为企业高效运转和管理提供了可能性,但许多企业在投入大量资金进行信息化建设后,并没有达到预期效果。因此,如何提高管理信息系统实施的成功率是保证企业达到预期效果的关键。这将从高层驱动、业务流程重组、IT项目管控三个方面进行进一步探讨。
1. 高层驱动。首先,领导的足够重视和关键用户的积极参与为信息化成功实施提供了坚实基础。由于管理信息系统涉及企业多个部门,覆盖多个主要管理业务,因此,建立以企业一把手为主导的领导小组和覆盖相关业务部门关键用户的实施小组,增强跨部门的合同共享意识,有助于信息化实施的推进。
2. 业务流程重组。其次,业务流程重组(BPR)是信息化成功实施的关键。为了有效消除企业信息化过程中的信息孤岛和实现信息高效共享,信息资源规划作为信息化建设的核心,对企业经营所需信息进行数据标准化管理,并建立跨部门的信息系统共享框架。业务流程重组作为信息资源规划的关键环节,通过信息化实施中对业务流程进行分析,对低效业务流程进行优化甚至彻底重设计,实现信息跨部门、跨渠道的运行,最终达到降低企业运营成本和提升企业运营效率、服务质量的目的。企业可以采用PDCA的管理方法,通过进行流程的计划、控制、检查、处理四个不断迭代的循环步骤,实现流程的持续调整和优化,增强流程间的联动性,不断完善管理机制。并通过信息固化方式,实现人员、流程、资源、技术的整合。
3. IT项目管控。最后,有效的标准化IT项目管控是信息化实施的必要保障。随着企业上线的管理信息系统越来越多,如何进行有效的系统间无缝集成及如何在信息系统中保证管理业务的持续改进成为一个关键问题。如果在管理业务持续改进的IT项目管控中没有相应的控制节点及必要文档记录保障,很容易造成信息系统功能性问题。因此,应形成一套启动、计划、执行、控制和收尾的管控流程,并有效执行。只有提升信息化实施的成功率,保证基础数据建设和数据质量,才能在未来海量基础数据共享的基础上,通过建立商业智能,为企业运营提供决策数据。通过信息化企业战略分析数据库的建立,提升企业的战略分析和决策水平,进一步提高企业的管理效率。
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