第1个回答 2011-02-12
0 目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
1 范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
2 职责
2.1 总经理负责批准发布质量手册
2.2 管理者代表负责审核质量手册
2.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管
2.4 行政部负责组织对现有体系文件的定期评审。
2.5 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
3 程序概要
3.1 文件分类及保管
3.1.1 质量手册由行政部备案保存。标准要求形成的程序6个，根据本公司质量管理体系实际情况，确定形成文件的程序共17个，本公司编写的质量手册包括程序文件。
3.1.2 第三级文件：管理文件、岗位责任制和任职要求、技术文件（国家标准、行业标准及作业指导书、检验规范等）；；
第四级文件：质量记录文件、表格及其他质量文件，由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；
其他质量文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的部门保存、使用。
3.1.3 公司级管理性文件，如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策，法规文件等，由行政部保存。
3.2 文件的编号
3.2.1 质量管理体系文件的编号均为公司名称汉语拼音第一个字母加相应汉语拼音的第一字母，如：
SY-ZS为质量手册的代号
SY-XZ为管理文件的代号
SY-GC为技术文件的代号
A 质量手册：质量方针和质量目标（已在手册中颁布）；
公司名称代号—ZS—版次，手册中各章以章节号区分。
例如： SY—ZS—01，表示公司质量手册第一版。
B 质量记录：
质量记录代号—质量手册中的文件章节号—记录编号
例如：ZJ—5.6—01，表示在质量手册中第5章第6节《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件。
C第三级文件：
SY-XZ-01表示第一个行政文件；
SY-GC-01表示第一个技术文件；
4.3文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的：
A 质量手册由行政部负责组织编写，上报总经理批准发布，由行政部负责登记、发放；
B 各部门文件由行政部组织编写、汇总，报总经理批准，行政部负责登记、发放；
C 应确保文件使用的各项场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
分发号如下：
代号 部门
01 总经理
02 管理者代表
03 行政部
04 生产部
05 质06 商务部
07 工程部
08 物流部
09 审核中心
4.4文件的受控状况
文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角或在规定的地方加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
4.5文件的更改
A 质量手册由行政部组织更改，填写《文件更改申请》，上报总经理批准后更改，由行政部发放。
行政部应保留文件更改内容的记录；
B 其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，经原审批部门审批再由各相应部门
指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应该获得审批所需依据的有关背景资料；
C 所有被更改原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件唯一性。
4.6文件的领用
A 文件使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。
B 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予
新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
A与质量管理体系有关的文件都应存放在干燥、通风、安全、便于存取的地方；
B文件原稿由行政部保存，各部门领用文件由本部门负责人保管；
C对发放到的受控文件，各部门负责人应及时核对《受控文件清单》，发现不一致，立即向行政部报告；
D任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借。
4.7.2文件的作废与销毁
A 所有失效或作废文件由相关部门负责人及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；
B 为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识，加盖“作废备查”印章；
C 对要销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经总经理批准后，由行政部授权相关部门销毁。
4.7.3文件的复制
复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件复制记录》，由相关部门负责人按规定权限审批后
向资料管理人复制。复制的受控文件必须由管理者代表审批，行政部登记编号。
4.8外来文件的控制
4.8.1收到外来文件的部门，需识别确认其适用性，并控制分发以确保其有效。
4.8.2行政部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号、加盖受控章。
4.8.3各部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的外来文件填入“外来文件清单”，并报行政部备案。
4.9每年六月由行政部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改，执行4.5条款规定。
4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行，留一份印刷文档备用归档。
4.11作为特殊文件的质量记录应执行《质量记录控制程序》。
4 相关文件
4.1 《质量记录控制程序》
5 质量记录
5.1 《文件发放、回收记录》
5.2 《文件复印记录》
5.3 《受控文件清单》
5.4 《文件销毁申请》
5.5 《外来文件清单》
5.6 《文件更改申请》
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第2个回答 2022-12-20
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。
这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
第3个回答 2024-07-02
一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。