采购文件包括采购活动记录、采购预算、
招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。采购活动记录至少应当包括下列内容:
1、采购项目类别、名称;
2、采购项目预算、资金构成和合同价格;
3、
采购方式,采用
公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;
4、邀请和选择供应商的条件及原因;
5、评标标准及确定中标人的原因;
6、废标的原因;
招标文件是供应商准备投标文件和参加投标的依据,同时也是评标的重要依据,因为评标是按照招标文件规定的评标标准和方法进行的。此外,招标文件是签订合同所遵循的依据,招标文件的大部分内容要列入合同之中。因此,准备招标文件是非常关键的环节,它直接影响到采购的质量和进度。