项目管理在物流企业运作中的引入研究
[摘要] 在目前越来越多物流企业开展现代物流服务和实施向现代物流企业转型战略的背景下，从现代物流服务与传统物流服务的区别和项目管理的内涵出发，提出了物流企业引入项目管理的战略思想，探讨了物流企业开展现代物流服务时引入项目管理的意义，分析了物流企业如何从管理思想、管理方法、管理工具方面引入项目管理，归纳出了物流企业实施项目管理的一般程序。
[关键词] 物流企业现代物流服务项目管理引入
随着现代物流的发展，越来越多的物流企业不断扩大经营范围，开展现代物流服务，逐渐主动地从单纯的物流功能经营者向现代物流企业转型。由于现代物流企业在经营范围、运作模式等很多方面与传统的物流企业具有明显的区别，采用传统的管理模式显得“心有余而力不足”，因此，如何充分、高效率、低成本、高质量满足客户的现代物流需求是物流企业成功转型过程中一个迫切需要解决的问题。而现代物流服务供应商提供物流服务大都是以物流项目的形式存在的,因此引入项目管理（简称PM）为物流企业开展现代物流服务提供了有效解决这一问题的办法。目前现代物流的发展在我国处于起步阶段，国内对物流企业开展现代物流服务和实施向现代物流企业转型过程中引入项目管理的相关研究基本上处于空白阶段，所以本文对物流企业引入项目管理的战略思想提出和系统研究在理论上具有新颖性，对指导物流企业如何开展现代物流服务和向现代物流企业成功转型在实践上具有十分重要的意义和价值。
一、项目管理内涵
1.项目定义。所谓项目是指针对特定目标，在一定进度和时间范围内，通过预算、投资、管理、实施等手段达到的多种变革的一次性过程，主要包括范围、组织结构、质量、费用和时间进度五个要素。从项目的定义可以看出，项目与传统作业具有重要的区别，主要表现在：传统作业的环境是稳定的，而项目的环境是相对变化的；传统作业属于“循规蹈矩”，而项目属于“探索”；传统作业的风险较小，而项目的风险则要大的多。之所以建立与实施项目是因为传统作业不能满足需要或达到某些目标，而通过实施项目，则能达到预期的目的。
结合到物流企业开展现代物流服务而言，现代物流服务供应商提供物流服务大都是以物流项目的形式存在的，现代物流服务相当于项目，而传统物流服务相当于传统作业，现代物流服务与传统物流服务相比具有根本的区别：现代物流服务范围远远大于传统物流服务范围，一般来说，现代物流服务涉及的范围包括物流方案的策划、运输、仓储、配送等多个环节，而传统物流服务的范围基本局限于运输、仓储、货运代理等；现代物流服务复杂性远远大于传统物流服务的复杂性。
2.PM定义。PM是指通过项目经理和项目组织的努力，运用系统理论和方法对自己的资源进行计划、自制、指挥、控制，旨在实现项目的特定目的的管理方法体系。PM的特性有：PM的对象是项目或被当作项目来处理的运作；PM的全过程都贯穿着系统工程的思想；PM的组织具有特殊性（临时性、柔性、强调协调性）；PM的体制是一种基于团队管理的个人负责制；PM的方式是目标管理；PM的要点是创造和保持一种使项目顺利进行的环境；PM的方法、工具和手段具有先进性、开放性。
二、物流企业运作引入项目管理的作用
1.引入PM有利于企业提供现代物流服务和提高客户的满意度。现代物流服务供应商提供物流服务大都是以物流项目的形式存在的，这一点与以往传统的物流服务提供者的业务形式区别很大。传统物流服务业务单一，企业大多采用一般的直线职能制这种传统管理模式来进行管理，但现代物流服务供应商提供的是综合的物流服务，针对每个客户的特点，提供的是个性化的综合服务，因此物流企业在向现代物流企业转型的过程中，开展现代物流服务，采用传统的管理模式显得“心有余而力不足”。如果采用这种管理方式，各个职能部门的员工就必须面对各个客户的不同业务，大大增加了工作量，同时部门之间衔接存在困难，更加重要的，客户的供应链各个环节被人为的割裂，不利于客户供应链物流的整合，大大增加了物流成本，增加了对市场和客户的响应时间，必然导致客户满意率的降低。因此，针对客户的这种综合的、个性化的物流服务要求，就必须按照客户供应链的特点进行纵向重组，形成综合的、一体化的物流服务项目，从而和客户的整个供应链的运作紧密结合。为了满足客户综合服务的需要，物流企业运做需要采用项目管理的方式来管理业务，因为PM企业打破部门之间的界限，将分工过细的职能、工作重新整合，把相关部门的人员临时抽调到同一个组织中，形成项目团队，目标一致，直接面向客户开展工作，有效开展现代物流服务，从而避免部门之间衔接上的困难，最大限度地减少完成任务所花费的费用与时间，进而提高组织效率和顾客满意度，克服传统作业模式的不足。
2.引入PM有利于物流企业的组织结构重构，为PM企业的组织结构向扁平化、团队化、精干化发展打下基础。结合组织结构重构的相关理论，PM企业组织结构重构主要是在立足现状的基础上，向新兴的网络型组织结构发展，具体而言就是将传统的直线职能组织代之以过程为中心、以客户为导向的全新网络型组织（扁平化组织）；将职能分工下的连续作业方式转变为在同一小组内进行的平行作业；将原有金字塔型的管理层次改变为扁平式的管理层次；将传统的决策职能与执行职能的分离转变为团队在过程中的统一，从而实现物流企业组织结构的跨越式发展。
3.引入PM有利于业务流程再造(BPR)同时由于物流企业开展现代物流服务的业务流程不同于传统业务流程，以传统业务流程来开展现代物流服务注定是要失败的，因而可以以引入PM为契机，对传统业务流程进行再造，为更好地开展现代物流服务打下基础。
4.实现了负责问题的集中攻关。由于项目团队集中了来自不同职能部门的人员,他们具有不同的专业知识、专业经验。相同的使命,使他们能集中在一起共同为实现项目的真体目标而努力。
三、项目管理在物流企业中的应用
将项目管理引入物流企业运作中去，主要需要从三个方面进行实施。首先，从管理思想上实施，应将的PM系统思想灌输到物流企业的整个组织管理过程。其次，从管理方法上实施，应将PM的三维模型引入物流企业的整个管理过程。最后，从具体的管理工具上实施，应注重在开展现代物流服务过程中对先进的PM工具的利用。
1.项目管理系统思想在物流企业中的引入。PM认为项目是由要素组成的系统，管理必须从系统的整体出发，研究系统内部各要素、各自系统之间的关系，以及系统内部与外界环境之间的关系。物流企业根据客户需求内容，结合企业自身的实际状况，成立服务项目。服务项目是一个完整的系统，在服务内容上包括运输、仓储、配送等服务。依据系统论“整体—分解—综合”的原理，将整个服务项目分解为许多责任单元，结合相关部门与人员的职责，落实到部门与人员，由责任者分别按要求完成任务。在完成任务的过程中，各个责任者应着眼于整个项目的目标，不能仅仅局限于自身的任务，还要发挥团队精神，相互配合、相互协调，共同完成整个服务项目。
2.项目管理三维模型的引入。PM的三维模型主要包括项目生命周期理论、项目过程管理及PM的职能领域，因此三维模型的引入应从这三方面着手。
(1)项目生命周期理论的引入 。项目生命周期理论的引入应从以下几个方面入手。
①物流服务项目是有寿命的，有明确的起点和终点，即物流企业接受客户的委托为起点，物
流企业完成客户的委托任务为终点,项目的生命周期为物流合同的合同期
②物流服务项目生命周期分为不同的阶段。
③物流服务项目生命周期各个阶段工作重点不同，物流企业应密切关注客户的需求，把握客户需求的重点。
④物流服务项目生命周期各个阶段需要相应的管理策略相配合。
(2)项目过程管理的引入。项目过程管理将整个物流项目的管理看是作是对以下五个子过程的管理。
开始过程，即认定一个项目或阶段应当开始并保证去做，主要工作是同客户签订物流服务项目协议。
计划过程，即为了实现承担项目所致力的商业需要而做出并维持一个可操作的系统的计划。主要工作是制定详细的项目实施方案，包括时间安排、项目组织的组建（人员配置、岗位职责和工作程序的制定等）、项目风险的预测及监控机制的建立等。
执行过程，即为了执行计划而协调人和其他资源，主要工作是按照制定的项目实施方案，结合客户的需求变化，严格执行。
控制过程，即通监测和测量进展并在必要时采取纠正行动确保项目目标得到满足，主要工作是进行项目进度控制、项目质量管理、项目风险管理等。
结束过程，项目或阶段的正式接受并使其有序地结束，总结项目的实施状况，并向客户收集实施信息等，以便总结经验，为以后的物流服务项目的开展打下更好的基础。
这五个子过程也是PM的基本过程，它们之间的相互关系表明：这种管理不再是传统意义上的职能管理，其基本思想和内容均有新的突破。
(3)PM职能领域的引入。结合物流企业开展现代物流服务的实际情况，物流服务PM主要涉及到九个职能领域，即范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理、采购管理、综合管理。因此，物流企业在实施物流服务项目之前，需要对九个职能领域进行详细、周密的策划，做到“全面考虑、留有余地”。
3.项目管理工具物流企业中的引入。
(1)WBS（工作分解结构）的引入。WBS(Work Breakdown Structure)是PM中的一种基本方法，WBS起源于美国军方的型号研制。它主要应用于项目范围管理，是一个在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法。它按照项目发展的规律，依据一定的原则和规定，进行系统化的、相互关联和协调的层次分解。结构层次越往下层则项目组成部分的定义越详细。WBS最后构成一份层次清晰，可以具体作为组织项目实施的工作依据。
(2)责任矩阵的引入。责任矩阵是以表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任方法，在PM中是一个十分重要的工具，因为它强调每一项工作细目由谁负责，并表明每个人的角色在整个项目中的地位。通过建立责任矩阵，明确项目人员各自的责任，并根据责任对其进行考核。航运企业在实施项目的过程中，结合项目的工作内容，制定项目人员的岗位职责和考核要点，加强对其工作的监督、考核，使项目得到顺利地开展。
(3)OBS(组织分解结构）的引入。OBS(Organization Breakdown Structure)是PM中由WBS演化而来的一种方法，它是一个在组织范围内分解各层次人员的方法。从OBS图中，可以比较清晰的看到项目团队人员的构成以及明确个人在团队中的位置。结合责任矩阵，每一名团队成员可以明确自己在实施项目中的任务，并了解其他人员在实施项目中的任务与职责。当遇到问题时，根据责任矩阵和OBS，可以很快知道应与哪个部门与人员进行沟通与协调。物流企业在实施项目的过程中，根据客户的需求内容，从相关的部门抽调人员，并明确每个人在团队中的职务。
四、物流企业实施项目管理程序
1.物流项目的获取。物流企业要生存、发展，必须获取物流项目。目前，由于没有形成比较成熟的物流项目交易市场，因此，各种物流服务项目信息的来源主要有：公司固定的客户群；部分有需求的厂商会在网络、报纸等相关媒体登载其需要的物流信息；有些有需求的厂商会主动发送过来的招标邀请函；项目开发获取的项目，项目开发就是通过项目运行获取的客户的延伸服务，或者客户的项目；有些提供物流信息交易的网站等。
2.物流项目团队组建。项目获取后，就应该着手组建项目体，项目体结构一般属于矩阵制组织结构，项目体人员一般由公司部门抽调，或者从其他项目体抽调，或者从外招聘。项目团队所有人员并不是一步到位的，而是随着项目服务内容的变更，项目组成人员还会变化，但是项目经理是自始至终贯穿在整个项目的运行过程中，在项目团队中起到领导和协调作用。
3.物流项目方案的确定。制订具体的解决方案需要客户与PM人员共同参与，需要对项目运行的流程进行细化，编写岗位职责，形成组织结构,制定项目考评体系和项目人员绩效考评体系,与客户共同商量服务的环节、工作配合交接和各方的权限和义务等。
4.物流信息系统及信息共享。物流信息系统是物流项目的灵魂，项目所有流程的运行成果都可以在物流信息系统上体现，物流信息系统的准确率可以说是“客户满意度”的体现。一般，每个现代物流服务供应商都应该具有自己的物流信息系统，物流信息系统的开发模式由供应商的战略层决定。
5.物流项目考评体系的制订。物流项目考评体系的制订主要应从以下几个方面入手。
(1)仓库管理和操作指标体系：库存准确率、入库准确率、出库准确率、仓库破损率、规范管理评分。
(2)运输服务指标体系：发货及时率、到货及时率、返单及时率、客户投诉率、客户满意度、破损率、订单完成率、急单完成率。
(3)单据录入工作评价指标:数据录入及时性、数据录入准确性。
(4)进出口业务评价指标：报关及时性、单证处理及时率、订单处理正确率、退舱率。
(5)用户服务评价指标：客户投诉处理及时率、客户投诉处理得当率、客户满意度。
(6)费用结算评价指标：费用结算准确率、费用结算及时率。
(7)持续改善能力评价指标：综合对比指标。
绩效考评指标的制订，应该尽量的量化，尽量的具有可操作性。考评体系的形式有多种，可以采用评分制，也可以是分级制。
6.项目运行监控项目开始后的监控过程，包括实际运行情况的测量，并与计划的情况相比较。为了监测实际的远行情况，掌握实际上已经开始或者结束了哪些活动，或者项目活动的过程是否按照基准计划制定的要求进行。因此，建立项目考评体系十分重要，这些指标力求实际化、客观化、可量度化。如果项目出现偏差，就应该找出偏差，采取纠正措施，让项目回到正常运行的轨道上去，确保项目的成功。
7.项目结束。项目合同期到期，或项目提前完成，即项目进入结束阶段。项目结束阶段主要工作：项目交接工作，项目成果总结，项目经验总结。
物流企业运作引入项目管理能充分、高效率、低成本、高质量满足客户的现代物流需求，适应现代物流对物流企业的要求。物流企业在系统引入项目管理过程时，主要应从项目管理思想、项目管理方法、项目管理工具入手，循序渐进，做到管理思想、管理方法、管理工具与自身企业实际情况的结合，并严格按照项目管理实施程序实施，这样才能达到指导物流企业开展现代物流服务和向现代物流企业成功转型的理想效果。同时由于物流企业引入项目管理，打破了职能部门界限，从而引发了物流企业组织变革、项目团队的授权、项目团队之间资源争夺与协调等问题，这些问题关联物流企业项目管理的运作绩效，因而有待于深入研究。
②物流服务项目生命周期分为不同的阶段。
③物流服务项目生命周期各个阶段工作重点不同，物流企业应密切关注客户的需求，把握客户需求的重点。
④物流服务项目生命周期各个阶段需要相应的管理策略相配合。
(2)项目过程管理的引入。项目过程管理将整个物流项目的管理看是作是对以下五个子过程的管理。
开始过程，即认定一个项目或阶段应当开始并保证去做，主要工作是同客户签订物流服务项目协议。
计划过程，即为了实现承担项目所致力的商业需要而做出并维持一个可操作的系统的计划。主要工作是制定详细的项目实施方案，包括时间安排、项目组织的组建（人员配置、岗位职责和工作程序的制定等）、项目风险的预测及监控机制的建立等。
执行过程，即为了执行计划而协调人和其他资源，主要工作是按照制定的项目实施方案，结合客户的需求变化，严格执行。
控制过程，即通监测和测量进展并在必要时采取纠正行动确保项目目标得到满足，主要工作是进行项目进度控制、项目质量管理、项目风险管理等。
结束过程，项目或阶段的正式接受并使其有序地结束，总结项目的实施状况，并向客户收集实施信息等，以便总结经验，为以后的物流服务项目的开展打下更好的基础。
这五个子过程也是PM的基本过程，它们之间的相互关系表明：这种管理不再是传统意义上的职能管理，其基本思想和内容均有新的突破。
(3)PM职能领域的引入。结合物流企业开展现代物流服务的实际情况，物流服务PM主要涉及到九个职能领域，即范围管理、时间管理、费用管理、质量管理、人力资源管理、风险管理、沟通管理、采购管理、综合管理。因此，物流企业在实施物流服务项目之前，需要对九个职能领域进行详细、周密的策划，做到“全面考虑、留有余地”。
3.项目管理工具物流企业中的引入。
(1)WBS（工作分解结构）的引入。WBS(Work Breakdown Structure)是PM中的一种基本方法，WBS起源于美国军方的型号研制。它主要应用于项目范围管理，是一个在项目全范围内分解和定义各层次工作包的方法。它按照项目发展的规律，依据一定的原则和规定，进行系统化的、相互关联和协调的层次分解。结构层次越往下层则项目组成部分的定义越详细。WBS最后构成一份层次清晰，可以具体作为组织项目实施的工作依据。
(2)责任矩阵的引入。责任矩阵是以表格形式表示完成工作分解结构中工作细目的个人责任方法，在PM中是一个十分重要的工具，因为它强调每一项工作细目由谁负责，并表明每个人的角色在整个项目中的地位。通过建立责任矩阵，明确项目人员各自的责任，并根据责任对其进行考核。航运企业在实施项目的过程中，结合项目的工作内容，制定项目人员的岗位职责和考核要点，加强对其工作的监督、考核，使项目得到顺利地开展。
(3)OBS(组织分解结构）的引入。OBS(Organization Breakdown Structure)是PM中由WBS演化而来的一种方法，它是一个在组织范围内分解各层次人员的方法。从OBS图中，可以比较清晰的看到项目团队人员的构成以及明确个人在团队中的位置。结合责任矩阵，每一名团队成员可以明确自己在实施项目中的任务，并了解其他人员在实施项目中的任务与职责。当遇到问题时，根据责任矩阵和OBS，可以很快知道应与哪个部门与人员进行沟通与协调。物流企业在实施项目的过程中，根据客户的需求内容，从相关的部门抽调人员，并明确每个人在团队中的职务。
四、物流企业实施项目管理程序
1.物流项目的获取。物流企业要生存、发展，必须获取物流项目。目前，由于没有形成比较成熟的物流项目交易市场，因此，各种物流服务项目信息的来源主要有：公司固定的客户群；部分有需求的厂商会在网络、报纸等相关媒体登载其需要的物流信息；有些有需求的厂商会主动发送过来的招标邀请函；项目开发获取的项目，项目开发就是通过项目运行获取的客户的延伸服务，或者客户的项目；有些提供物流信息交易的网站等。
2.物流项目团队组建。项目获取后，就应该着手组建项目体，项目体结构一般属于矩阵制组织结构，项目体人员一般由公司部门抽调，或者从其他项目体抽调，或者从外招聘。项目团队所有人员并不是一步到位的，而是随着项目服务内容的变更，项目组成人员还会变化，但是项目经理是自始至终贯穿在整个项目的运行过程中，在项目团队中起到领导和协调作用。
3.物流项目方案的确定。制订具体的解决方案需要客户与PM人员共同参与，需要对项目运行的流程进行细化，编写岗位职责，形成组织结构,制定项目考评体系和项目人员绩效考评体系,与客户共同商量服务的环节、工作配合交接和各方的权限和义务等。
4.物流信息系统及信息共享。物流信息系统是物流项目的灵魂，项目所有流程的运行成果都可以在物流信息系统上体现，物流信息系统的准确率可以说是“客户满意度”的体现。一般，每个现代物流服务供应商都应该具有自己的物流信息系统，物流信息系统的开发模式由供应商的战略层决定。
5.物流项目考评体系的制订。物流项目考评体系的制订主要应从以下几个方面入手。
(1)仓库管理和操作指标体系：库存准确率、入库准确率、出库准确率、仓库破损率、规范管理评分。
(2)运输服务指标体系：发货及时率、到货及时率、返单及时率、客户投诉率、客户满意度、破损率、订单完成率、急单完成率。
(3)单据录入工作评价指标:数据录入及时性、数据录入准确性。
(4)进出口业务评价指标：报关及时性、单证处理及时率、订单处理正确率、退舱率。
(5)用户服务评价指标：客户投诉处理及时率、客户投诉处理得当率、客户满意度。
(6)费用结算评价指标：费用结算准确率、费用结算及时率。
(7)持续改善能力评价指标：综合对比指标。
绩效考评指标的制订，应该尽量的量化，尽量的具有可操作性。考评体系的形式有多种，可以采用评分制，也可以是分级制。
6.项目运行监控项目开始后的监控过程，包括实际运行情况的测量，并与计划的情况相比较。为了监测实际的远行情况，掌握实际上已经开始或者结束了哪些活动，或者项目活动的过程是否按照基准计划制定的要求进行。因此，建立项目考评体系十分重要，这些指标力求实际化、客观化、可量度化。如果项目出现偏差，就应该找出偏差，采取纠正措施，让项目回到正常运行的轨道上去，确保项目的成功。
7.项目结束。项目合同期到期，或项目提前完成，即项目进入结束阶段。项目结束阶段主要工作：项目交接工作，项目成果总结，项目经验总结。
物流企业运作引入项目管理能充分、高效率、低成本、高质量满足客户的现代物流需求，适应现代物流对物流企业的要求。物流企业在系统引入项目管理过程时，主要应从项目管理思想、项目管理方法、项目管理工具入手，循序渐进，做到管理思想、管理方法、管理工具与自身企业实际情况的结合，并严格按照项目管理实施程序实施，这样才能达到指导物流企业开展现代物流服务和向现代物流企业成功转型的理想效果。同时由于物流企业引入项目管理，打破了职能部门界限，从而引发了物流企业组织变革、项目团队的授权、项目团队之间资源争夺与协调等问题，这些问题关联物流企业项目管理的运作绩效，因而有待于深入研究。
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