主管是一个令人羡慕的职位,不仅拥有可观的收入,而且还有良好的 社会地位。主管位尊权大,并非人人都可以登上这一宝座,然而,荣膺这 一宝座的人却不一定都有卓越的表现,甚至有不少主管常常因为处事不够 严格,人际关系把握不够圆熟,以致于“尺寸”把握不准,从而大呼“主 管难做也”。 那么,究竟什么是主管?主管应如何做好管理工作呢?
1、主管的性质和内涵
(1)主管是劳心而非劳力者。 所谓劳心者,是指运用其智慧去发掘潜在问题,进而深入分析,提出 解决对策的脑力劳动者;所谓劳力者,是指凭自身实力劳碌工作,而少用 大脑思考问题的体力劳动者。孟子说:“劳心者役人,劳力者役于人。” 一语道出了二者的地位差别。 (2)主管是人才而非人手。 企业的强弱主要是看各类人才(运用脑力去管理部属者)是否多而 全,而不是只求人手(依照上司旨意具体办事的人)多,人多只能说明势 众,但不一定能成事。 (3)主管不是主官。 主管不是做官,而是引导别人把事做好的人,因此主管并不是事必躬 亲者。既然不是当官,就不能有“官大学问大”的心态,头衔高并不代表实力一定强,名副其实才是真主管。 (4)主管是既管又理的人。 过去是劳力者密集的天下,是人找事、人求事的时代,而今天则是技 术、资金、信息与人才密集的时代,找事已变成求才。因此,主管的角色 不能再凭至高无上的权威,颐指气使、管教、谩骂的待人方式已经落伍, 取而代之的是讲理、注意理性和身教的管理方式,所以主管不只是讲求管 教,还要讲求合理、合法及合情。 (5)主管是负责单位业绩成败的人。 企业各部门如果有良好的业绩,大家都会说主管的领导有方。然而, 计算成败其实应当按90:10的原则,有错则应由上(90)往下(10)记, 有功则应由下(90)往上(10)记。 (6)主管是调和各方关系的人。 主管既要想方设法领导下属完成上级所交给的任务,又要善于团结 下属,并设法争取到老板的支持与信任,如此方能顺利完成任务。由于这 种两面关系,所以主管常常会遇到“该说的不能说”、“不该说的非说不 可”的两难境地。
2、主管的管理功能
主管的管理功能主要有规划、组织、用人、指挥及控制等,它们彼此 之间有一个前后衔接的关系。 规划是一种知己知彼的工作,也是企业管理的首要功能,只要主管的 规划做的好,其他事就可以顺利开展。规划主要有四大要点: (1)评估外界环境形势的变化,分析有哪些形势对自己是机会,哪 些是威胁。规划是讲求如何运筹帷幄、化不利为机会的工夫。 (2)了解本身有哪些优点(资源),自己的优势与弱点在哪里,以 寻求有利于自己的方面。界定自己的生存空间与发展方向,以便发挥所 长,为企业未来发展做贡献。 (3)建立所负责部门的整体目标与长期发展计划,并以这些目标和 计划作为部门努力的方向和业绩衡量的标准。
(4)依据整体目标,再制定部门的政策方针与策略,让人力、物力 及时间等资源做最充分与最有效的利用。 组织要求团队合作,建立共识,组织的目的就是要将一群乌合之众变 为百万雄师,强调“三个臭皮匠胜过一个诸葛亮”。主管是成事者,所以 不能再事必躬亲,而要本着“组织设计”、发挥团队合作的效果,使整体 功能大于个别功能之和。一般而言,组织设计涉及到以下三种做法: (1)组织是将各种心态不一的人引导向统一的目标,通过沟通、协 调、忍让、共识及合作来建立共识。 (2)主管应充分了解每个部属,设法使他们发挥所长,以达到分工 专业化的效果。组织是人才的组合,也是每个人要发挥其专业才能的所 在。 (3)主管除设法让部属充分表现外,更应透过各种沟通与协调工 作,使部属上下一心。主管要通过理念的灌输、会议、目标和各种制度设 计,促使大家彼此互相配合,同心协力,抛弃本位主义。 主管用人要知人善任,适才适所,企业是要靠人来提高生产力的,主 管懂得用人之道才能水涨船高。主管的用人一般应注意以下几点: (1)人才靠培养,挖角不能建立共识; (2)士为知己者死,人的能力与向心力是靠激励来发挥其潜能的; (3)我们要用的是最适合的人,而不是最好的人; (4)培养部属工作的成熟感,使他们的潜力浮出水面。 指挥能建立共识,培养使命感。部属是主管的镜子,有怎样的部属 就有怎样的主管,主管必须设法让部属建立共识,赋予他们责任心和使命 感。所以主管应注意以下几点: (1)身教重于言教,待人首重诚心; (2)设法使部属成为自己的信徒; (3)身先士卒,要求部属之前要先要求自己; (4)推行在公众面前表扬,在私下里处理过错; (5)奖惩应活用,但应遵守多表扬、少斥责的原则。
控制的目的是追踪考核,确保目标达到,规划得以落实。作为主管, 必须事先制定各种衡量准则,掌握反馈信息,这样才能掌握大局,完成任 务。故此,主管应做到以下几点: (1)不要有“亡羊补牢”的思想; (2)重点管理,注意各种例外情况; (3)定期评估业绩,而非年终才算总帐; (4)评估标准明确具体,尽可能量化; (5)机会教育,吸取别人的惨痛教训,避免重蹈覆辙。
3、主管应当具备的能力与素质
(1)有勇气、有冲劲,善于管理。 能够在创业之初勇于冒险,勇于冲破各种现有的障碍。所谓“善于管 理”,是指既能完成自己的工作,又能游刃有余地应付各种或积极或消极 的结果。 (2)有实力、顽强、灵活、慷慨。 重视对自我的不断挑战,把自我的价值同可以量化的结果联系在一 起。确定明确的目标,推动自己不断努力,成功的过程中必须谨慎区分执 着与僵化的区别。如果能对变化的环境及时做出反应,领导者的地位就更 容易确立。 (3)勇于承认错误,知错必改。 当问题发生时,应该勇敢地分析局面,冷静地找出原因,总结经验, 避免重蹈覆辙。 (4)自信,并不断自我完善。 应当不断积累各种经验和技能,技能越多,职业的拓展空间越大。在 自信的同时绝不自负,不断吸取外界的精华才是充实自我的关键。 (5)坦率、富于创新,三思而行。 坦率与创新精神说明你思维活跃,有新意;“三思而行”说明你有节 制,不轻狂,做决策之前能采取一种审慎的态度。 (6)能够将对事业的热爱转化成强大的进取动力。
热爱自己经营的事业,就会有强大的动力支持你不断努力。 (7)洞察力。 新时代要求主管还应具备创造性的洞察力,洞察力包括从各种角度去 观察问题,从而抓住问题核心,它有助于拟订成功的策略。 (8)敏感力。 敏感力就是如何把人结合在一种文化内,使他们自动自发地追求高目 标,面对面沟通、持续性训练与发展、创造性奖励办法、工作保障,都显 示了培养强有力文化的那种敏感力。少了它,员工就会缺乏干劲、感觉不 被重用、甚至感觉在受剥削。 (9)高瞻远瞩和忍耐。 高瞻远瞩能让你在内心从已知走向未知,也就是综合事实、数字、希 望、梦想、危险以及机会,从而创造未来;忍耐要求你活在现实里。高瞻远瞩 和忍耐的能力有助于为你塑造一个卓越的未来,不急不躁地向这个梦想迈进。 (10)应变和集中的能力。 应变与集中的能力能刺激你预测未来的需求,事先推测该注意的困 难,而不是使企业立即受到压力。即使发生了不测,也能引导推行变革的 努力方向。