中华人民共和国植物新品种保护条例实施细则明确规定了文件提交的要求。提交的文件必须使用中文，遵循国家统一的科学技术术语和规范词，对于没有中文译文的外国人名、地名，需注明原文。外文证件和证明文件需附中文译文，否则视为未提交。
提交的文件应当打印或印刷，字迹黑色且清晰，申请文件应横向书写，单面使用。所有文件和手续需由申请人、品种权人或其代表签字或盖章，变更培育人、申请人等信息时，需办理专门的著录事项变更手续，并提供变更理由的证明。
文件提交可通过直接递交或挂号邮寄，挂号信函中只应包含同一申请的相关材料。邮寄文件以寄出邮戳日为准，邮戳不清时，以品种保护办公室接收日期为准。文件送达方式有邮寄、直接送达或公告，当事人拒绝接收时视为已送达，文件发出15日后视为送达，直接送达以交付日为送达日，公告送达满2个月后视为送达。
期限规定方面，开始日期不计入期限，期限以年月计算，以最后一个月相应日或该月最后一天为届满日，法定节假日后的第一个工作日视为届满日。因不可抗力或正当理由耽误期限的，可在障碍消除或届满后的2个月内请求恢复权利，但特定条款除外。
《中华人民共和国植物新品种保护条例实施细则》（农业部分）于2007年9月19日由农业部令第5号公布；根据2011年12月31日中华人民共和国农业部令2011年第4号公布的《农业部关于修订部分规章和规范性文件的决定》修订。该《实施细则》分总则，|品种权的内容和归属，授予品种权的条件，品种权的申请和受理，品种权的审查与批准，文件的提交、送达和期限，费用和公报，附则8章61条，自2008年1月1日起施行。1999年6月16日农业部发布的《中华人民共和国植物新品种保护条例实施细则（农业部分）》同时废止。