excel制作表格常用技巧有哪些?

如题所述

在第一行,选中A~G列。点击工具栏上的【合并后居中】。
输入文字“员工工资表”。
excel制作表格的方法有哪些
选中2、3两第A列的两个单元格,点击工具栏上的【合并后居中】。
输入文字“事项”按键盘上的ALT+Enter键换行,输入“姓名”。
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点击工具栏上的【左居中】。
调整单元格的宽度,再双击单元格进入编辑状态,使用键盘的“空格键”将“事项”这两个字向右移。
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点击工具栏的<插入>,点击【形状】,选择直线,然后将直线按对角拉出一条线。
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选中各个需要合并的单元格,使用合并功能合并,后如图所示。
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最后一步,选中这些单元格,点击工具栏上的【边框】,为表格添加边框,这样就完成表格的制作。
如果表格打印的时候因为行数过多,需要有相同的表头时,请查看参考资料:如何打印相同标题。
excel制作表格的方法有哪些
温馨提示:答案为网友推荐,仅供参考
第1个回答  2020-09-23

干货预警,全文5788字、配图30张,阅读需要13分钟,赶时间的朋友可点赞收藏,有空再回来看看~

曾经在一家世界500强公司主要工作就是处理报表的数据,所以见过了各种奇奇怪怪的错误现象,花了一天的时间把这些内容整理下来,希望能帮助到大家少走弯路。

00.Excel表格制作大纲

我们首先从表格结构捋一捋【Excel表格制作】的话题,如果我们想提升表格的颜值,寻找优秀的表格。其次,就是要结合日常使用情况,给大家总结如下的学习知识点。

E01.表格结构

1.Excel为什么分三个工作表?

三表论是根据Excel的核心功能区分出来的,分别是:【数据源表】、【过程表】、【汇总表】,对应出来是Excel的数据储存、数据分析、数据呈现这三个核心作用。


(1)数据源表

数据源表是不能有合并单元格,不规范的数字格式、不统一的名称,这不方便后期的数据分析。它主要承担就是数据储存作用。


如果数据源格式不规范,我们需要对数据源表进行清洗,整理和统一,这部分内容比较长,我们后面再详细说。


(2)过程表

过程表有时候叫计算表,这部分内容可以不呈现给别人看,它相当于我们考试时的计算过程的草稿。主要承担着计算、数据分析的作用。这部分主要涉及Excel函数、公式、透视表等。


(3)汇总表

汇总表主要是用作数据结果的呈现,通常我们能看到以报表方式或以图表+文字结合的综合大屏的方式呈现。


报表形式:财务报表


数据大屏形式


三表合一的情况

当然,不是说三表论就表示Excel一定有三个工作表,当数据量较少时,一个工作表就包含了数据储存、数据分析、数据呈现的作用。做表格也要懂得灵活变通,方便大家即可。


据说,一个人Excel水平的高低是看他有多少个合并单元格,合并单元格越少水平越高。这句话其实不完全正确 ,因为在汇总呈现表是合并单元格,反而是方便了读者浏览。


02.哪些寻找优秀的表格设置参考呢?

我们从行业、网上和实用程度考虑,给大家推荐了4个表格参考渠道。

最推荐大家首先收集自己行业的表格参考,因为行业表格的规范式全行业统一的,有用户习惯,例如:建筑行业的工程清单表、算量表。会计行业的财务报表。


(1)行业表格

最推荐大家首先收集自己行业的表格参考,因为行业表格的规范式全行业统一的,有用户习惯,例如:建筑行业的工程清单表、算量表。会计行业的财务报表。


(2)Excel系统模板

在Excel中,通过【文件】【新建】就能找到许多实用的模板。

他们兼具漂亮+实用+动态交互等特点。这些实用的模板有项目规划器、库存清单、员工考勤记录表等。

由于篇幅问题,就不一一展示,大家可以自行到Excel中体验一下。为了节省大家的时间,我们把里面的模板都下载下来了,私信:免费模板,即可获取这里的模板。


(3)officeplus商店

网址:http://www.officeplus.cn/Template/Home.shtml

这是一个官方的模板网站,除了实用+简洁外,它们都是免费的。这些模板主要分为:日常办公用、财务报表,表格工具三类。尤其在财务报表上,它们有许多大神设计了财务报表模板系统。


(4)外网模板

网址:Excel Templates, Calendars, Calculators and Spreadsheets by Vertex42

这是一个外国专业的模板网站,里面的表格都很漂亮,排版与配色,报表的设计都值得我们参考。


再来看看每个表格的颜值都不差,这也是全部免费的表格。

以上就是四个渠道查找模板,这能满足了日常80%的需求了,当然上面的参考模板更多是关于汇总表的参考。


03.什么才是一个符合规范的数据源表?

一个合格的数据源表就是字体大小适合,没有合并单元格、数字格式没有错……


接下来我们通过对比的方法,告诉大家一个数据源规范需要注意什么?

1.大量的数据源有标题

对于只是用作储存数据功能的数据源表,标题不方便后续对数据进行分析,建议把标题写在工作表名称中。



2.数据项名称不统一

手工登记的台账经常出现名称不统一的情况,例如把姓名有时候是:灵儿,时而赵灵儿,时而小龙女。我们要做的就是把他们都统一为规范的姓名,不写花名,昵称或爱称,有时候产品名称也出现这样情况。


3.类别分类不明确

类别分类是会把某一类写成了大类如图,若要做多级细分,应该多插入一列【类别】【产品】这样更容易区分清楚。


4.日期格式不规范

日期格式不规范是手工登记经常出现的问题,遇到这种情况可以通过【分列】把数据规范。日期只有这三种写法正确:2020年8月16日,2020-8-16,2020/8/16

我们可以通过【数据验证】限制录入日期,避免员工在录入时输入错误。


5.批注过多,不便于阅读

如果有多个批注时,我们可以把批注内容在后面新增一列【备注】,这样方便观看,同时又能把数据记录下来。

6.数字编码少填或多填

这种情况经常出现在填写比较长的数字,如:手机号码、身份证号、合同号等情况,这些情况,还是可以通过【数据验证】限制输入位数,从而达到降低错误。


限制输入位数,选择【数据】【数据验证】


例如,允许条件选择【文本长度】,选择输入值为11,手机号都是11位数,身份证号是18位,当员工输入错误时,Excel就会自动报错。


7.相关税点没根据规定内填写

我国的税点都是根据规定的缴纳,会有一定的范围,所以我们可以设置对应【数据验证】规定对应的税点选项中。例如公积金比例是5%-12%,超出这个比例都是不对的。



8.合并单元格不便于统计

合并单元格不利于数据的进一步分析,例如插入透视表无法插入,要对合并单元格进行取消合并,把空值单元格补充完整。


此处可以用【Ctrl+G】定位空值,然后通过【取消合并单元格】,再利用【Ctrl+G】定位空值,=上一个单元格,最后按【Ctrl+enter】补充所有空值。


9.表头字段空缺

表头字段空缺,不便于后续的数据分析



10.二维表格不宜做数据源

二维表是数据汇总呈现方式,不适合用于做数据源表,所有需要把二维表转化为一维表。


以上的10个知识点就是人们经常在数据录入时出现的错误,对应的错误也给大家安利了解决办法。


E04.汇总表如何排版好看?

汇总表我们分为报表类型和图文结合的数据大屏类型,今天我们重点讲解一下报表类型需要注意哪些事项。


1.统一行高设置为22.5

Excel的默认行高偏窄,我们统一把行高设置成为22.5,空间感会更好~



2.字体采用思源黑体,西文采用Arial字体

采用Excel默认的某些衬线字体会展示效果不佳,显得臃肿,部分字体还可能设计侵权的风险。



3.字号大小不一,不便于阅读

字号有些大小不一,在同一个报表内容采用统一大小的字号。



4.较大的数值没有千分位

数值较大的情况下,没有千分位,难以判断数值的大小,通过肉眼容易疲倦。



5.表格逻辑结构不明显

我们把有逻辑的项目统一排序的方式,不能显示出表格的逻辑。例如销售收入是大项,细项有销售数量、增长率、单价等。应该归入到二级细项里面。




6.单位没有单独分列

单位没有单独成列,不方便观看。



7.框线过于明显,大小一样

框线过于明显,容易使得读者分心,我们需要弱化表格的线条,使得数字更突出。



8.数字没有靠右对齐

数字采用了统一居中对齐,不方便我们留意那个项目的大小。统一右对齐后,就能明显看出那个数值的位数多,数字大!


9.表头与内容对齐方式不一致

对齐方式不一致,容易造成看错表头,例如把2019年的数据看成2020年的,所以与内容对齐方式一样。



10.开头记录数据不要从A1开始

.因为报表是汇总表,不需要从A1开始,A1开始会让人有压抑感。第一行与第一列应该空出来。


E05.数据大屏类汇总表

1.常见的综合大屏分区有哪些?

一共有以下五大区域  ①标题区   ②动态切换区   ③关键指标区   ④指标详情区   ⑤说明备注区  



我们再看其他的例子,也是这样的分区


完成上面的图表叫数据大屏,核心是:排版良好+不俗配色+动态变化+无逻辑硬伤,只需要跟着总结的套路一步步完成即可。

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