采购管理的主要程序
建立和实施制度化的采购管理程序， 这是采购管理工作有效进行的根本保证。 有法必依， 违法必究， 这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。下面我准备了关于采购管理的主要程序，提供给大家参考!
① 规定采购条件。
明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任， 并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的， 而且经查对无库存或库存不足以满足需要者。 采购物品必须适量， 不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为掌握内的合适单价， 而且力求是最低的单价。 执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物品采购必须有三家以上供应商报价选择， 并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品在条件相同的.前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买， 即不适宜随意变更供应商。 已有之供应商处没有所需采购之物品， 或因单价及质量或因其他原因等因素， 可变更或选择新的供应商， 但应将变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可， 同时向财务部提供[新增供应商资料卡片]、采购物品必须保证物有所值且物有所用， 即相同质量下的价格最优化是采购的前提。
② 明确分工。
公司下辖生产性原村料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的人事部等诸多采购部门， 为明确采购员的权利和责任， 使各采购活动有条不紊并将责任归落到人， 必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。 采购人员必须是该种采购的内行者， 如原材料及辅助材料由生产采购部负责， 工程物资由总务部负责， 设备维修材料由设备维修部负责， 工模材料由工模部负责， 电脑、精密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责。
③ 采购审批权限。
所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行， 有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜， 但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购， 但请购单上须注明急购字样并说明理由， 请购单由总经理补批。
④ 验收职能。
任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、**上签名作实。 验收人员由财务部指定或确认。 验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符， 对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购**或采购约定所载之要求的相符性负责。 只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。 验收无误后， 填制材料入库单， 连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任， 结算凭据必须由采购员签名作实。
⑤ 退货与索赔。
为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符， 采购部门须立即办理退货， 无论货品是否退还给了供应商， 均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。 凡检验结果为不良品的来料检验报告， 品管部应分发至采购部门和财务部， 以有效追踪， 不致有遗漏退货扣款事项的发生。 采购约定中必须明确索赔条款， 对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其他损失， 应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。 采购部门不能解决的， 公司可以采用不排除以法律形式解决的措施， 以及时保护公司的利益。
⑥ 货款结付政策。
所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外， 均为月结付款方式。 不能使用月结的， 除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外， 均由供应商直接到公司财务部收款。 禁止采购人员直接办理现金支付事宜。 月结供应商必须在规定期间内(每月5日前)提供对帐单至财务部对帐， 此政策采购部门须明确知会供应商。 货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付。 为防止货款已结付但事后出现质量或数量等原因而给公司造成经济损失， 采购部门应尽量避免即时结付现金， 即对非月结的大金额的采购保留一周或半月等一定的付款期间。 在不影响公司商誉的前提下， 适度延长付款时间是公司进行信用融资的财务政策。
;采购管理有哪些重要流程？
为了保持采购管理流程的公平、透明和高效，对采购流程的良好理解是关键。
每个采购管理流程都涉及多个要素，包括需求确定、供应商研究、价值分析、提出采购请求、审查阶段、采购订单转换、合同管理、收到订单的监控/评估、三向匹配、付款履行和记录保持。以下是采购流程中的重要阶段：
1、制定计划
采购流程的需求识别阶段使企业能够制定准确的计划，及时以合理的成本采购商品和服务。
2、采购申请
采购申请是内部用户/客户提出的采购需求，寻求采购团队的帮助以满足现有需求。 它包含采购正确的商品、服务或工程所需的关键信息。
3、列出潜在供应商并对其进行分析
一旦请购单获得批准并生成采购订单，采购团队将制定个人采购计划并勾勒出相应的招标流程。制定可能提供商品/服务的供应商清单。在此过程中使用基本的在线搜索或更正式的措施。
此步骤的目标是评估潜在供应商。定价、服务质量、行业声誉和认可度、保修和保证条款以及客户服务是一些评估措施。评估后，该协议将授予提供最大价值和最佳市场定价的供应商。
4、评估和签约
一旦招标过程正式结束，采购团队将与评估委员会一起审查和评估供应商报价，以确定哪个供应商最适合满足现有需求。 通过详细的合同分析和谈判，可以发现更多降低成本的选择，包括动态折扣。
5、订单管理与发票审批
供应商在规定的时间内交付承诺的商品/服务。收到货物后，购买者检查订单并将收到的物品的任何问题通知供应商。
在此步骤中，将采购订单、包装单（随订单一起送达）和供应商发票三份文件对齐并进行核对，以查明差异并确保交易准确无误。一旦发现差异，应予以解决。
如何借助系统软件简化采购流程
一个可靠的采购管理软件可以简化繁杂的采购流程并保持透明。简化的采购流程可以更好地控制采购生命周期的每个阶段。
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