快速解锁办公室租赁
一、办公室租赁交易流程
第一步:剖析形式,制定策略
了解当地写字楼租赁市场是业主方or租户方为主,目前写字楼实际租赁情况(其余业主租赁实价),方便谈到合适的续租条件、压价。
第二步:构思方案
续租vs搬迁
第三步:谈判租赁细节
了解所在大厦租约情况(规避潜在风险)
第四步:确认租约条款
第五步:租后跟进服务
二、办公室租赁项目流程表
第一步:沟通+启动
需求:确定办公楼租赁的需求(重点符合管理层对企业发展的规划)
办公品质、2扩充规模、3.降低租赁成本
续租:原地扩租、缩减面积、原地续租
搬迁:需求收集-策略制定-楼宇搜寻-商务谈判(明确租金预算范围)
第二步:内部决策
续租:内部沟通汇报,以谈判为主,获得最终条件
搬迁:意向金及定金支付
第三步:装修环节
续租:续租合同谈判+签署
搬迁:项目招投标+设计+报批+装修施工+验收+散味(入住标准)
第四步:合同到期
续租:续租期开始
搬迁:提前入住(新办公室)+恢复原状(旧办公室,确定有无此条款)
Ps:1.距离租约到期日须预留至少10个月以上(≤2000㎡)。
2.制定进度表,应预留应对突发情况的时间,如疫情消防报批等等。
三、前期准备:利益相关方需求沟通
管理层:对于企业经营发展的规划
1.hr:人才流失、人才招聘、人才储备需求
2.财务:现金流、目前租赁办公室的固定投资、租赁到期日是否完成折旧、财务预提(恢复原状费)
3.IT:机房承重、空间大小、消防报批、冷却水、UPS、防火等
4.员工:办公环境满意度调查、业务便利性调研等
5.行政:
a.确定办公模式及安排办公空间,估算所需办公面积,国内租赁写字楼基本按照5m/人来规划面积。
b.明确选址原则,按照重要程度排列顺序,例如行业聚集需求,交通需求,建筑外观是否得体,能与企业和所在行业形象相匹配。
c.除现员工人数外,预估人员变化情况,预留一定弹性空间。
d.明确租赁写字楼的业权形式,写字楼的业权一般分为两种,单一、分散,大业主、小业主。
四、选址决策及谈判
l.选址因素:(建议选出相关代表一同实地考察及评分)
地理位置、周边配套、交通、楼宇内、外环境、办公楼软硬件、房屋质量(漏水、裂缝、甲醛)、通风(空调密度、功率)、采光、公共设施、装修情况等等就相关符合公司需求场地名单,汇总以上指标输出多方案评分表(如非财务评分表、财务分析表、租赁成本比对表)。
2.商务谈判实现降本增效
a.决定租赁价格的因素:
楼宇空置情况、楼宇现租户租赁费用、面积需求大小、租户方的品牌大小等
b.正确的谈判策略:
充分了解租赁实际情况(出租率、在谈情况)
业主需求要点:租户结构、业主方急于出租等
对租赁地址好感保留,避免谈判处于被动
同时对3个+地址进行谈判,达到牵制彼此的效果
业主要求高租金,那装免期能否让步
五、看房请注意5大注意事项
1.租金报价形式:
纯租金、租金中包含物业费用(这种形式多在租赁分散式业权写字楼时出现)、租金中包含物业费用和发票
2.中央空调的时间及加时费用:
一般写字楼中央空调供气时间是周一到周五8:00-18:00,这个期间的费用只是走电而已,具有写字楼资质的是商用电。如果公司经常需要加班或者周六日需要上班,须问清楚增容费,计算方式有的按照每平米/每小时计算,有的按照每小时计算,价格也不等。
3.房屋的使用率:
因写字楼都有公摊(比如大斤、走廊、电梯、厕所等),所以拿到的面积肯定不是报出的面积。使用率一般在70%左右,高一点的可能达到75%。你可以拿尺子,或者直接脚步测量一下面积(注:想要精确的使用率,建议找设计公司测算)。
4.装修成本:
如果要考虑装修成本,建议带一个熟识的装修师傅去估下价。
5.大厦机电改造成本:
提前与业主及物业沟通了解,如空调、消防系统等等,一般占装修成本20-30%,提前询价。
六、租约条款是重中之重
1.租赁期限选择(标准3年,一般为1-3年)
2.租金增长上限(一般按照5%递增)
3.提前解约权
4.到期恢复原状:约定退租后房屋按退租时的现状交付
5.短期延续权
6.优先续租权、扩租权
7.修免租期
8.确定是否合法租赁(房屋所有权证),如为承租人转租(即二房东),须出具原出租人证件及同意转租证明文件。
9.房东承诺的服务及应尽义务请一定要写进租赁合同内,如业主和承租人的责任如租赁房屋有质量问题,责任到谁等。
10.将涉及到具体金钱和日期的条款都写入租赁合同,如租金、支付周期、支付方式、免租期、退租条款、物业费、水电卫生等相关收费标准。
11.明确没有上任承租人“历史遗留”的手续问题。