接待工作是机关社会交往活动中最基本的形式和重要环节，能够集中反映一个单位的整体形象，对于推动工作开展具有十分重要的作用。接待工作也是各级机关的一项常规性工作，是机关干部日常工作的组成部分。机关干部作为领导的助手，不可避免地要参与或负责接待工作的组织与协调。一般来讲，接待工作要做到：高度重视、统筹安排、体现尊重、客人满意。
一、认真准备，心中有数
充分、详尽、周全的准备是做好接待工作的重要前提,准备工作充分不充分直接影响到接待工作的效果。具体包含以下4个方面：
（一）了解来宾情况。做好接待工作，首先要了解来宾的有关情况，包括来宾的人员组成、姓名、职务、性别、民族、生活习惯、来的目的要求，路线和交通工具，到达和离开时间等。这里需要注意的是，来人的姓名一定要搞清楚，如果不问清楚，很容易出现同音字的错误。比如，对方姓“章”容易误成“张”，对方姓“阳”容易误成“杨”，对方姓“符”误成“付”，电话联系的时候，一定要问清楚。
(二)确定接待规格。接待规格是准备工作中的重要环节。请哪些领导迎接、陪同、接待，采取哪种规格接待，需要慎重确定。规格不当，直接关系到接待效果。规格过高，牵扯领导精力，影响日常工作；规格过低，影响相互之间的关系。我们最常用的是对等接待。但对上级工作组，一般应提高一个规格搞接待，以示对上级机关的尊重，也能更好地开展工作。
（三）拟制接待方案。凡事预则立，不预则废。每项活动如果没有一个好的计划，势必顾此失彼，搞得一团糟。接待方案经领导审批确定后，就是整个接待工作的“灵魂”和基本遵循，接待工作都要围绕方案来展开。
（四）分工抓好准备。接待方案确定后，一般由业务部门牵头召开一次协调会，明确相关事宜，然后按照分工，分头行动，各自准备。
二、安排布置，滴水不漏
在确定来客的目的和流程后，根据掌握的人员信息，就要着手安排接待工作，有10件具体事。
（一）迎接客人。根据对方乘坐的交通工具安排迎接路线和车辆，根据对方乘坐的车次、航班或者自驾车辆及到站时间提前半小时到站台、机场、高速路口等候即可。根据提前收集的人员信息，安排与来客身份、职务相当的人员进行接站，按照尊重原则，一般要求与对方级别对等或者稍微高一级的人员现场接站为最好。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。接站时要清理好行李件数，防损防碎，并整理到位。
（二）引导入住。将客人引领到房间后，不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意。要将活动的计划、安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。如果客人对活动流程有自己的意见，可以根据客人需要进行调整。安排流程要顺畅。接待客人时，尽量避免开放式的问题，因为开放式问题会给客人无限选择，最好采用封闭式问题，给出所有选择，让客人从中挑。考虑到客人一路旅途劳累，我们不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式或者是就餐的时间、地点等告诉客人。
（三）随行陪同。负责接待的有关联络、协调工作；做好突发事件的现场处理。为他人作介绍时必须遵守“尊者优先”的规则。一般来讲，介绍顺序为：把年轻者介绍给年长者；把职务低者介绍给职务高者；如果双方年龄、职务相当，则把男士介绍给女士；把家人介绍给同事、朋友；把未婚者介绍给已婚者；把后来者介绍给先到者。
（四）参加汇报。汇报或介绍情况，要坚持内外有别的原则。向上级领导汇报，要遵照领导的要求，有重点地汇报。向群众团体汇报或介绍情况，内容通常依需要而定，一般情况下应当从略。
（五）视察参观。上级领导要视察单位，应事先安排好交通工具，做好沿途警卫工作。视察单位既可由领导亲自确定，也可由接待人员同领导的随行人员共同商定。被视察单位一旦确定，要及时通报单位并作好准备。地方有关单位或群众团体要求参观单位等，需请示报批，待批准后再组织实施。我们上级领导参观洛阳地方景点，虽然是工作之余的放松活动，但也是比较繁琐的，需要认真筹划，片密组织。
（六）听取指示。通常情况下，上级领导检查、视察部队将要结束时，都要对所视察单位的工作作指示。机关人员应按照领导随员要求，提前安排好会场，及时通知到会人员，认真作好记录。必要时，还应及时将领导指示精神综合整理，经领导审阅后传达到所属单位。上级领导来，原则上要随时备好录音笔，领导作指示的时候及时录音记录，有时候可能用不上，但要抱着会用的思想去准备。
（七）安排宴请。我们机关干部要掌握宴请人数、时间等要素，并提前通知招待所，提前报告陪餐领导；接待人员提前到宴会厅准备相关事宜，人多时还要正确摆放名签；主动引导客人入席、离席；掌握上菜节奏等。要想做到恰逢其时，就需要准确判断用餐节奏。还有一点需要注意的是，工作和保障人员的那桌饭菜不要忽视，质量可以不那么高，但数量一定要足够。
（八）送站衔接。与接站衔接程序一样，掌握客人离开时间、车次、航班等相关信息，通知送站领导和相关人员做好送站准备，提前派人办理相关手续。需要注意的是，一定要淸点看管好行李，一定要提醒带好机票、火车票、证件等。
（九）欢送客人。来宾走时，大体可按迎接时的规格为之送行。需要为来宾预订车票、机票的，要预先订好。送行车辆提前半小时到达指定位置；通知有关领导在住地列队欢送。保障服务人员要帮助来宾搬箱子等大件行李，并查看房间有无遗忘东西。
（十）搞好总结。需要注意的是，很多事是动态变化的，尽管准备工作很周到，但难免会出现不到之处，遇有临时变化的情况要及时请示，按照领导意图及时作出调整。
三、关注细节，注重礼仪
在接待工作过程中，要注意每个细节，尤其是在座次、引导、介绍、座谈等环节容易被忽略的行为细节。
（一）座次礼仪。讲究顺序。小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，副驾驶位置最后。如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席。主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人坐后座，男士要服务于自己的爱人，宜开车门让爱人先上车，然后自己再上车。
（二）引导礼仪。注意姿势，正确引导。一般请客人走在右边，主陪人员要和客人并排走，不能落在后面；其他陪同人员走在客人和主陪人员身后。在走廊里，一般来讲内侧高于外侧，前方高于后方。右侧就是内侧，墙就是内侧。
（三）奉茶礼仪。一些地方习惯以茶水招待客人，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。有一点要引起注意：接待人员要全程在现场服务。茶壶茶杯要干净，不能用剩茶或旧茶待客,用什么茶叶事先可征求。注意茶盖要口朝上，倒茶不要太满，太满的话，稍微晃动茶水就溅出来了，不论是溅到地上、桌子上，还是溅到手上、身上，尤其是溅到客人手上、身上，都比较尴尬。一般倒茶倒杯子的五分之四左右，有的同志讲，五分之四不好把握，那就倒到离茶杯口还有一指左右的距离就可以了（用餐时大玻璃杯要留二指左右距离）。敬茶要先客后主。客人较多按级别或老幼依次敬上。具体步骤是：先把茶盘放在茶几上，从客人右侧递过茶杯，右手递上，手指不要搭在茶杯上,也不要让茶杯撞到客人手上。茶点装上托盘里再送到客人面前或旁边的茶几上或桌子上。茶水饮料最好放在客人的右前方，如果有点心、糖果之类则最好放在客人左前方。
（四）座谈礼仪。商谈问题要紧扣主题，围绕会谈的目的进行，不要只谈自己的事情或自己关心的事情。其次要注意自己的态度和语气，要尊重他人，不要恶语伤人，不要强词夺理。再次要认真倾听。切记谈话“四不准”：不打断对方、不补充对方、不纠正对方、不质疑对方。交流时要细语柔声，善于跟交谈对象互动一一互动就是形成良性的反馈，同时要注意尊重对方，别把聪明全放在脸上。
（五）祝酒礼仪。敬酒也就是祝酒礼仪，是指在正式宴会上，由主人向来宾提议，提出某个事由而饮酒。在饮酒时，通常要讲一些祝愿、祝福类的话，甚至主人和主宾要发表一篇专门的祝酒词。祝酒词内容越短越好。敬酒可以随时在饮酒的过程中进行。
（六）送礼礼仪。首先了解受礼对象的习惯和个性，他是什么身份，有什么爱好，有哪些习惯和忌讳。礼品的价格标签一定要撕下。避免将同样的礼物同时送给相识的两个人，那样会让人觉得你在搞“批发”。一般初次见面时要送没有什么价值的小纪念品。交往中送礼能提升对方的好感。工作完成之后送礼，会让客人印象更深，是加深友谊期待合作延续的方法。一般要亲自交给别人，如果礼物过大，可以请其他人帮助递交，但是自己也要积极参与进来，并向对方说明一下？如果人多要注意先长辈后晩辈，先女士后男士，先上级后下级。礼品比较新颖的话有必要说明具体用途、用法，好让对方对你送的礼物更加了解，介绍礼品寓意的时候也要多讲几句吉祥话。
（七）送别礼仪。客人起身告辞时想想还有没有重要事宜没说的，如果客人已经说要走，也要留一会，不要来访者一说走，就马上站起相送或起身相留，这都有逐客嫌疑。等他人起身后自己才可起身。把来访者送到门口的时候，应该站在门口目送一段时间，等他人身影消失后再返回。等客人走时要轻轻关门，“砰”地关门会让人听起来不礼貌。
接待工作，是社会交往中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。同时也是工作艺术性的体现，只有在日常接待工作中不断地磨练才能不断提高接待工作水平，进入熟能生巧的境界。