科技档案的独特性在于其与科技资料的区别。科技档案是特定单位科技活动的记录，具备历史查考的价值，只有那些能够体现这些活动并具备凭证作用的文件材料，才能被认定为科技档案。相反，那些仅仅作为参考用途，从外部收集或交流而来的资料，被称为科技资料。当一个单位采纳了外来科技资料，并将其纳入自身的管理，这部分资料就转化为该单位的科技档案。科技档案的本质是原始的第一手资料，它在内部通常被复制提供给其他单位，供他们参考研究时，这部分档案就转变为科技资料的角色。
科技档案与科技资料的转换过程十分明确，前者是基于实际应用和历史价值，后者则更多地是信息交流和共享。科技档案的重要性在于其权威性和真实性，而科技资料则更侧重于信息的广度和多样性。因此，理解科技档案与科技资料的区分，有助于我们更好地管理和利用科技信息资源。
科技档案主要产生于从事自然科学研究、生产技术和基本建设等活动的单位，一些行政管理单位也有自身的基本建设活动。一些专业主管单位也颁发有关科技工作的指示、决定、规程、规范和审批文件等，在基层科技单位也将这些文件归入科技档案中。