慰问信(电)是党政机关事务性公文写作中经常使用的一种文体,主要用于向成绩突出,在某一领域作出主要贡献或受到灾难、挫折的地区、单位或个人表示问候、关怀、同情、安慰、致意的信件类文书。日常文书中常见的慰问信主要有三种类型:表彰性慰问、灾难性慰问和节日性慰问。慰问信要求对象明确,情感真挚,语言亲切,期待殷切。从内容上看,慰问信(电)主要有两种:一种是侧重赞扬受信(电)者及有关人员的功绩。比如向做出贡献的群体或个人表示慰问,向有功者的家属表示慰问,地方政府和群众慰问在前线作战和保疆卫国的解放军官兵,节日期间慰问烈军属、残疾军人、英雄模范人物,慰问劳动模范,慰问坚持生产的工农群众等,其内容都是表示关怀和称颂;二种是侧重同情与鼓励,并向对方提出希望,激励其继续努力,争取更好的工作成绩,比如写给灾区人民的慰问信(电),以及因为某一种原因而遭受不幸的群体和个人。
内容如下:慰问信是组织、部分群众以及某个人向有关集体、个人表示慰劳、问候、致意的书信。所谓有关集体或个人,可以分作两类,一类是在“两个文明”建设中作出了重大贡献的,一类是由于某种原因而遭到暂时困难和严重损失的。慰问信对前者表示慰问,鼓励他们戒骄戒躁,乘胜前进;对后者表示同情和安慰,鼓励他们加倍努力,战胜困难。
慰问信的格式如下:
第一行正中写“慰问信”三个字;如果写成“致慰问信”,那么“慰问信”三个字可移至第二行写在中间。接着换一行顶格写受慰问的单位或者个人的称呼。写单位要写全称;写个人,要在姓名之后加上称呼如“同志”“先生”“师傅”之类,后边用冒号。在个人姓名前边,往往还要加上“敬爱的”“尊敬的”“亲爱的”等字样,以表示尊重。然后另起一行,空两格起写正文。正文的内容,应该先说明写慰问信的原因,或是因为对方在四化建设中取得了成绩,或是因为对方遭到了暂时的困难和挫折。其次叙述对方的模范事迹或遇到的困难时表现出来的高尚品质,并向对方表示慰问。再次,写一些鼓励和祝愿的话。接着在正文后面或是另起一行空两格写“祝”“此致”,然后在下一行顶格写“节日愉快”“取得更大的成绩”“敬礼”等。署名要写在另起一行的右半行。如果写慰问信的单位、个人不止一个,也都要一一写上。日期写在署名的下边,年、月、日都要写上。
写慰问信要注意下面两点:
要根据所慰问的不同对象,确定信的内容。对在四化建设中有贡献的集体和个人,应侧重于赞颂他们的巨大成绩;对遭到暂时困难的集体和个人,则应侧重于向他们表示关怀和支持。字里行间要洋溢着同志间深厚感情,要充分体现组织的关心和温暖,使受慰问者在精神上得到安慰和鼓励,增强克服困难的勇气和继续前进的信心。慰问信的抒情性较强,语言亲切、生动。