集团公司印章如何管理使用？

Question

如题所述

Answer 1

可以主要从以下几点来做：
（一）完善管理制度
“制度是执行的基础”，因此，企业要建立健全企业印章管理制度，按照制度要求设立印章使用流程，对印章管理人员的责任和权利进行明确，保证管理制度的内容涉及印章管理的发放、使用、交接、外借、回收等各个环节。在印章刻制发放时，要保证印章需求属实并且理由充分；在印章使用时，要对用印文件进行检查，保证用印有登记、有审批；在印章进行交接时，要保证有备案留存；在印章外借时，要防范随意用印的风险，印章归还时，要对外出用印文件进行备存；在印章回收时，要对印章的完整性进行检查，与发放时的印章式样进行对比。此外，要将各类印章的适用范围进行明确，加强印章的规范化管理，避免印章混用的现象，让印章的管理有规可依、印章的使用有制可循，从管理的源头避免用印风险事件的发生。
（二）强化风险意识
首先，企业应大力加强对印章管理相关知识和印章涉及的管理风险的普及宣传，不仅要提高印章管理人员的管理能力和管理意识，同时也要加强企业管理层及其他员工对印章管理的重视程度，改变盖章只是一种形式、盖章不用负责任的想法，增强用印的风险意识，避免违规用印、错误用印、随意用印的行为，在企业内部形成合规、合法用印的意识与习惯。另外，企业应加强印章管理人员的责任意识，在日常的印章管理过程中，要根据管理制度的要求来进行管理，坚持管理原则，保证印章的存放安全、使用安全、交接安全。
（三）加强印章管理的督查
印章管理风险在企业的经营管理过程中属于潜在风险，但是风险一旦暴露，则一般会出现较大的问题。印章的管理内容比较细小、琐碎、重复，因此印章管理人员在管理时容易出现疏漏，但是小疏漏很可能造成大问题。为保持印章管理人员在管理过程中的警惕性，印章的归口管理部门应加强对印章管理的督查，发现问题及时整改，避免大风险的出现。
（四）加快电子印章的上线
在遵守有关法律法规的前提下，电子印章的使用具有和传统印章相同的法律效力。完成电子印章的上线，将电子用印与印章使用流程联通，在线上完成印章审批流程后，可自动加盖电子印章，这样就能避免提前用印、混乱用印、无审批用印、伪造用印的现象，实现印章的规范化使用。

Answer 2

很多组织出于观念与信息安全方面的顾虑，在合同盖章这件事上还没有完全普及电子印章的应用，企业印章管理常面临这样的窘境：

1、传统印章难以满足组织高效统一的管理需要；

2、电子印章难消企业安全疑虑；

企业可通过建立一套真正属于组织自己的印章管控中心，做到组织物理印章与电子印章管控统一。这个企业自有的印章管控中心具备以下特征：

1、印章管控功能按需配置，数据本地化管理

2、组织印章“分权管理”与“集中管控”有机结合

3、业务管理系统与电子印章功能无缝对接、统一管控

1、印控功能按需配置，数据本地化管理

不同发展阶段的企业印章管理需求不同，企业可建立一套内部的印控中心，通过数据本地存储满足企业对信息安全保密的要求，同时实现多种印章使用场景：

（1）建立一整套的电子印章签署平台与后台运维平台即可实现企业所有实体印章收归总部，通过电子印章取而代之签署各类合同。

（2）借助印章控制仪（印控仪）管控实体印章。通过将实体印章放置在硬件设备中且只有经系统授权后才可启动和盖章。如：企业管理外借印章或异地分支机构印章提供便利。

（3）外部用户不便使用电子印章时，则可通过电子印章+防伪打印的方式统一管理电子合同与纸质合同。防伪打印：电子合同打印为纸质合同后具备唯一性防伪标识，使纸质合同也能快速鉴别文件真伪。

如：外部用户无法使用电子印章、电子合同时，企业可打印纸质版给对方盖实体印章并确保不被篡改，只需通过防伪码即可快速辨识合同内容。

2、组织印章“分权管理”与“集中管控”有机结合

系统管理员可对已开设的账号和所有印章进行管理，根据员工在职情况、岗位需求赋予印章管理员、普通员工等角色。例如印章管理员、法务、普通员工等角色。

3、业务管理系统与电子印章功能无缝对接、统一管控

企业自有的印控中心还可以与业务系统无缝对接，如OA、HRM、CRM等。 与钉钉、微信、企业微信等系统灵活集成，满足内外部沟通互联的签署需求。

Answer 3

印章应统一管理。总公司的印章由总公司统一管理，分公司的印章实物由分公司统一安排人员管理。但所有印鉴都必须上交集团公司留案备档。

Answer 4

（1）集团印章管理现状：
随着集团规模的扩大和业务的增长，“用章难”、“管章难”和“验章难”开始逐渐显露出来，对传统实体印章的管理模式形成了挑战。对于跨区域的集团型公司，机构管理者迫切需要将用印集中控制，规避风险。
（2）集团印章管理七大难点：
1、【印前核对】 审批文件打印盖章需要人工核对，难度大，容易出现不符。
2、【用印审批】 用印审批形式化，无法起到约束和风险控制。
3、【用印记录】 用印记录简单，无用印台帐，无法准确备案用印文件内容。
4、【异地用印】 异地用印成本高，风险大，时间周期长。
5、【分公司用印管控】 分公司印章难于管理，存在先盖章后审批情况。
6、【线上业务用印】 线上商城，分销商，供应商系统用印业务繁琐。
7、【成本控制】 合同管理成本，存档成本，快递成本，印章外带成本难控制。
（3）集团印章管理方案：
1、实体印章统一管理，通过互联网实体印章，逐步减少实体印章的使用次数；
2、所有用章事项通过对应的流程审核才能用印；
3、审核通过流程审核，统一的“用章审批”，完成用章过程；
4、通过智能印章签章纳入全印控流程，让智能印章在授权和监控下使用；
5、盖完智能章后，通过互联网实时上传文件审核；
6、在审批流程中完成用印，确保审批和用印文件一致，避免法律风险；
7、快速部署，提供最优化部署方案，快速实现线上线下签约与印章管理能力；
8、高扩展性，可灵活与企业的业务系统进行快速对接，实现定制化需求。本回答被网友采纳