如何撰写工作报告
如何撰写工作报告,工作当中写报告的时候会比较多,一年当中会有半年总结或是年终总结报告,报告是日常工作的总结,是多数上级了解下级工作情况的一种方法。下面分享如何撰写工作报告
一、写工作报告应简单明确,则基本分成3步曲:
1、报告什么:应在报告的首段开门见山,清晰的告诉看报告的人,本报告要讲的主题是什么,即遇到了什么工作问题,或是要解决什么工作问题。
2、报告分析:紧接着要分析问题成因(或是现状),及对应解决问题的方案。方案应有多种可选择,即要全面考虑,从多个层面给出多个解决方案。(注意:并不是方案越多越好,不同方案应是各有优缺点,只是从不同侧重点的考虑而已。)
3、报告结论:即最终说明采纳哪种方案(做什么和怎么做),这一点也应是清楚和明确的`,不能含糊不定。
二、报告内容还应注意以下4点:
1、各论述要点前应有数字序号,在之前应有个明示,如:“报告内容还应注意以下4点”,让人一目了然,也感觉思路清晰。
2、尽量每个要点有个归纳总结性词语,让人在提起时可以很明确的说出要点,而不是说“第XX条,XX点”。
3、报告内容应尽量简单明了,不要想说明得过于详细。这点不同的人看报告有不同的要求,想自己搞清楚的往往要求写的'详细一些;非常懂行的人或一些不懂行的人则要求写简单一点,因为懂或不懂的,都不是想以报告的内容搞清楚你的论证过程,而是要你论证的结果,当然你论证的过程应有个简单的交待。写的太过详细,则通常让人分不清重点。
4、报告下结论时应注意:在有多种解决方案时,应主动推荐一种方案,不能让你的上级去确定采用哪种方案,即在多数情况下,应是让上级认可和确定批准你所推荐的方案,而不要把看报告的人推到难于决择的方案面前。审批的人有不同意见自可另行提出,即使是难题,也千万而不要搞成自由投票式,投票太易分散,最后反不容易决定和明确方案。
1.确定您的受众
知道谁将阅读您的报告是确定报告格式,报告内容以及编写报告时应使用的语调的重要步骤。例如,如果您正在为经理编写销售报告,那么会有其他人在阅读该报告吗?如果您要编写业务分析报告,您的上司是在阅读报告还是在阅读您的直接主管?确定谁将阅读您的报告并将报告提供给这些特定人员。
2.确定您将包括哪些信息
在确定谁是受众之后,您应该集中精力确定报告的目的,以确定应包括哪些信息。如果您知道谁将阅读该报告,则可以询问有关他们希望看到的内容的问题。选择包含的信息将提供您要传达的内容的最清晰图片。例如,如果您要编写销售报告,则报告中可能需要包含以下信息:销售目标是否得到满足,销售最多的产品和服务,您或您的团队面临的挑战以及下个月的销售预测或四分之一。
3.整理报告
编写报告时,您应该对报告进行结构设计,以便于阅读和摘要。虽然每个报告在应包括的部分中会有所不同,但是在编写报告时,可以使用以下报告组件作为指导:
标题或标题页简要描述报告内容的执行摘要/摘要目录(如果报告超过几页)介绍您撰写报告目的的简介正文段,其中包含报告中要传达的信息结论或建议取决于报告的目的4.使用简洁专业的语言
在编写报告时,您应努力使用简洁明了的语言。尝试尽可能清楚,快速地阐明要点,并使用简单而专业的语言。尽可能避免使用“绒毛”或冗长的句子。例如,您可以说“定期刷新收件箱”,而不是说“定期刷新收件箱以保持最新状态可能会有所帮助”。
5.校对和编辑报告
对工作报告进行校对是报告编写过程中必不可少的步骤。这使您有机会确保您的写作尽可能专业,并在发送之前发现任何错误。校对还使您可以删除所有不必要的信息,并确保您的报告尽可能高效。完成编写报告后,请将其搁置一个小时或更长时间,然后再进行校对。这将使您以全新的方式查看报告,并发现以前可能从未见过的错误。