如何做好文件资料的收集与整理

Question

如何做好文件资料的收集与整理

Answer 1

一般来说办公室的资料分为两种，一种为纸质文件，另一种为电子文档，两者文件分别有不同的整理方式。
1. 纸质文件资料。尽量别留， 或者扫描或者用“CS”的ocr录入电脑，确保留下重要的文件。
其次建议购4孔A4活页文件夹及配套透明活页文件袋(可以在科力普省心购平台看看，是晨光旗下专门的办公用品采购平台，品类很多，需要可以私聊)和打孔机。能打孔的文件，打孔直接放入文件夹；不能打孔的文件，装入透明活页文件袋，放入文件夹；
资料卡片、票据、照片、信函、明信片、名片，有专用的A4活页文件袋就买了用，没有的可以在科力普省心购平台搜放邮票用的硬卡内芯，装入活页文件袋后放入文件夹。建议用标签贴好外壳，分门别类放好，会非常整齐。
2.电子文档。首先， 名称要统一。所有的文档都要以关键词+时间地点的形式进行命名。其次，每一层次的文件夹一般不超过3个。并且定期做好备份和清理，置办个上T的移动硬盘，也建立对应的文件夹，每月初将上月的电脑里的东东往里更新备份一份，极好。注意：名称统一很重要，加上年月日时，再变文件夹或换电脑都不怕重复。

Answer 2

这个需要看你收集的资料是公用的还是私用的？如果是公司文件(包括对内和对外到所有文件)或是学校相关教学资料，那需要用档案盒分门别类的放好，并做好标识。属于机密一类的最好锁在柜子里。同时要把常用的和不常用到分开来放，否则很容易出错。如果是出于个人兴趣收集到到资料，你个人觉得如何方便就如何放好。当把东西妥善放置好后，最好再弄一个相关文件的电子目录，这样查找起来就会方便很多。本回答被提问者采纳