如何组织一场高效，成功的会议

Question

如题所述

Answer 1

一、会议必须有准备
永远不要召开没有准备的会议。会议的成本是时间，没有结果的会议是对公司的浪费。因此，应建立会议准备检查制度，未准备好的会议应取消。会议前，必须提前将会议材料发给与会人员，并确保他们提前阅读并做好准备，避免在会议室里才开始思考。
二、会议必须有主题
开会必须明确目的，会议主题应在会议准备的PPT前三页明确显示。没有主题和流程的会议，等于让大家来喝茶聊天，这是浪费生命。会议主题应提前通知与会人员。
三、会议必须有纪律
会议应设一名纪律检查官（通常由主持人担任），会前宣布会议纪律。对迟到、会议不安流程进行、发言带情绪、开小会私下讨论等行为进行提醒和处罚。
四、会议必有议程
会议前应明确清晰的会议议程，并提前书面发给参会人员，使他们了解会议的目的、时间和内容，以便他们准备相关资料和安排工作。控制每项讨论的时间，避免泛泛而谈。
五、会议必有结果
开会的目的是解决问题，没有达成结果的会议是对时间的浪费。因此，每个人都应积极参与会议议程，会议监督官有权打断偏离会议主题的冗长发言。会议时间控制在1.5-2小时以内，会议主持人应设置时间提醒。会议的决议应形成记录，并当场宣读确认。未经确认的结论可另外讨论，已确认的结论应立即执行。
六、开会必有训练
培养员工，减少犯错，提高时间价值。企业应提供关于如何开会的培训，涵盖会议主持、记录、追踪、处理分歧等技巧。
七、开会必须守时
明确会议议程，并提前书面通知与会人员，以便他们准备相关资料和安排工作。控制每项讨论的时间，避免泛泛而谈。
八、开会必有记录
确保有一个准确完整的会议记录，每项决议都要有执行人员和完成期限。如决议完成需要多方资源，应在记录中明确说明，避免会后推诿。
九、散会必有事后追踪
建立会议事后追踪程序，每项决议都要有跟踪和核对检查，确保各项会议决议都能完成。许多企业管理人员缺乏这种意识和习惯，企业高层也缺乏这方面的要求。