书信一般由称谓、问候语、正文、结尾、署名、日期所构成。
1.在首行顶格的位置写称谓，后加冒号，为了表示尊敬、亲切，可在称谓前加上“尊敬的”或“亲爱的”等词，这由写信人与收信人的关系的亲疏远近而定。
2.第二行开头空两格写问候语，运用礼貌语言，使收信人感到亲切，受到尊敬，长者多问候身体，中年人多问候事业和家庭，青年人多问候爱情和学业，少年儿童多祝愿健康成长。
3.要根据收信人的身份，写表示祝愿的话，以示礼貌，一般性的祝词“此致”“敬礼”，格式是另起一行空两格写“此致”。
4.再后写署名和年月日期
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