如何发送商务电子邮件？

Question

如题所述

Answer 1

邮件一定要有主题
经常我们会收到一些没有主题的电子邮件，我们可以看到是谁发的邮件，但是发的是什么邮件我们却没有办法第一时间知道，必须要打开邮件才能知道，并且没有主题的邮件也不利于查找。一封邮件没有主题，就相当于你去拜访别人没有做自我介绍。所以写邮件前请先把主题写完整，再写正文。
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附件一定要齐全
有不少在邮件正文讲到详情请见附件，结果附件却忘记添加就发送的邮件，所以一定要注意，发送之前注意检查主题，附件是否都添加完毕。
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注意邮件的称呼
我们给对方写邮件，一定要根据双方的关系来合适的称呼维护，如XX领导，XX老师等，尽量不要在邮件中用“亲”等来过于亲昵的字眼来称呼，这是非常不专业的，当然不带称呼也是不合适的。
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内容言简意赅
邮件的目的是为了让对方快速的知道你发邮件的目的，大家都没有多久的时间可以来处理邮件，所以你要尽可能的言简意赅，简介明了的说明你的意图，不要废话连篇，啰嗦重复。问题很多的话建议列出序号，这样看邮件的人更有针对性。
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分清收件人和抄送人
邮件一般都分为收件人和抄送人，一般来说收件人是你需要他来处理或者知晓的第一责任人，而抄送人是需要知道这件事情就可以，不需要回复你的邮件，也不是直接责任人。一定要分清楚，千万别搞混。

Answer 2

1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

2． Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。