迎新晚会是一项集体活动的形式，需要各部门的通力合作和全员参与的活动，其中各种细节决定晚会的成败和效果，在策划晚会前请认真注意以下事项：
1、晚会的策划
1) 提前做好晚会的策划书:包括晚会的主题、节目类型、晚会时间、晚会地点、舞台的布置效果设想、费用支出等；
2) 地点、时间的确定：要先确定大致时间，并联系地点可用时间，确保时间、地点能够同时满足；
3) 晚会的主题的确定和节目要相适应，节目的选取要在本学院内选取，外学院和社团的邀请节目需要有本学院学生的参与；
4) 前期宣传：前期宣传工作由分团、学生会宣传到各班级，让全员同学能知道晚会，并积极参与晚会；
2、晚会的组织
1) 节目的选拔与训练：节目大致选定后要提前和老师沟通，在选取时尽量多选取节目，并尽可能选取成熟的节目，通过初步彩排后确定最终节目，并组织训练；训练过程中要做到每个节目必须由专人负责，负责训练时间、地点和音乐，并保证节目训练效果和进度；（
注意训练与自习的关系）
2) 主持人：主持人可在全院范围内挑选，但每位主持人都要经过训练，并能够熟悉整场晚会的全部流程。
3) 舞台布置：晚会的舞台布置需要提前做好设计方案，并做好详细预算，提前做出物品购置清单，并联系好灯光、音响等设备；舞台布置需要专人负责，并注意安全；
4) 晚会的服务人员：服务人员分为场下服务人员和舞台服务人员，场下服务人员主要负责会场的茶水和秩序；舞台服务人员负责舞台上的话筒、道具、音响、灯光设备等；（彩排时舞台服务人员必须参与，并由专人负责）
5) 彩排：晚会需要组织至少三次彩排，第一次是节目指导，第二次为节目和主持人的彩排，第三次为舞台适应性彩排；彩排时舞台服务人员必须到场；
6) 化妆：节目化妆由女工部负责，对于晚会不能完成化妆任务的人要提前说明，并提前到校外化妆；
7) 物品采购：
外联部同学根据晚会的策划和采购清单进行统一采购，包括舞台布置、服装租赁、灯光音响等；外联部负责从校团委统一借礼仪服，并安排专人负责购置和借用的物品，并在晚会结束后归还，并开具正式发票；
3、 演出
1) 晚会演出前确认灯光、音响设备准备就绪；
2) 演出人员、舞台服务人员、会场服务人员全部到位，各负责好自己的工作；
3) 演出过程中要安排一个专人负责了解会场的灯光、音响效果并反馈给负责人员；还需安排专门人员负责处理晚会出现的特殊情况；
4、 演出结束后
1) 演出结束后，所有工作人员不得离场，要负责清点自己负责工作的物品，并回收，不得损坏和遗漏物品；
2) 工作人员要处理好现场；
3) 物品归还，各负责部门和个人要归还物品，如有损坏要提前说明原因；
4) 各部门总结晚会的经验；
5、如果晚会有表彰，表彰会的注意事项如下
1) 确定表彰议程；
2) 确定到场嘉宾；
3) 表彰礼仪的确定；
4) 表彰文件；
5) 颁奖程序。