述职报告的格式可分为标题、前言、主体、结尾和落款这四个方面。
（一）标题
述职报告的标题有多种写法。可大致概括为单标题和双标题两种模式。
1、单标题
由职务，时间，文种构成标题，如《××省教委办公室主任xx年度述职报告》。
由职务和文种构成标题，如《××公司总经理述职报告》。由时间和文种构成标题，如《xx—xx学年述职报告》。
只用文种名称作标题，如《我的述职报告》或《述职报告》。
2、双标题
将内容的侧重点或主旨概括为一句话做标题，以年度和文种构成副标题，这就形成了双标题。如《全心全意为老干部服务——1999年度述职报告》、《努力抓好菜篮子和米袋子——我的述职报告》。
（二）前言
述职报告的前言部分一般包括三个方面的内容，一是岗位职责，二是指导思想，三是概括评价。岗位职责包括自己从何时起担任何职，主要负责什么工作。
指导思想是说明自己在什么样的思想原则，方针政策指引下进行工作的；概括评价是对自己工作的基本评价。三个方面的内容都要简略地写，一般一个自然段即可。
需要说明的是，上述三个方面的内容在写作中可以灵活处理，除岗位职责必不可少外，其他两个方面的内容可以安排在后面的主体部分或者结尾部分中。
（三）主体
主体是述职报告的核心部分，主要工作和经验教训都在这一部分中进行表达。大致有三种写法：
一是工作项目归类法。即把自己所做的工作按性质加以分类，如生产方面，销售方面，后勤方面等等，一类作为一个层次依次进行阐述。
自己主持做的工作和协助别人做的工作也要分开写。另外，对自己做出突出成绩的工作，有创造性开拓性进展的工作要重点写，即在反映一般成绩时突出重点。一般性的工作，日常事务性工作要简单一点。
二是时间发展顺序式。即把任期内的时间按先后顺序分成几个阶段来写。这种形式在任期述职报告中经常采用，因为任期时间较长涉及面广，所做的工作和存在的问题较多，为了便于归纳总结，以展现工作的全貌。
三是内容分类集中式。这种形式是最常用的，一般分为主要工作，成绩效益，经验教训，存在问题和对策等几部分。
（四）结尾和落款
必要时，可以安排一个专门的结尾部分。可以对自己做一个基本的评价，也可以简要说明自己的一些体会或今后打算。这些内容如果前面已经说过，也可以不写结尾部分。
最后一般要用模式化的结束语收束全文，常用的是“特此报告”。结尾之后，要签署姓名和日期。
述职报告具备以下特点：
1、内容的规定性
述职者应当根据自己所在岗位的职责和目标，述说做了哪些工作、取得了哪些成绩、工作效率如何、还有哪些地方存在着不足、工作上是否存在失误、工作作风如何等。
2、行文的述评性
述职者除了在述职报告中陈述自己的工作情况之外，还必须进行自评。对于考核者而言，仅仅根据述职者对工作的陈述，还不足以对述职者的成绩做出客观的考核。因此，由述职者进行自评。
3、风格的严肃性
述职是一种十分严肃的活动，述职报告作为考核、评优、晋升的一个重要依据，要求述职者必须客观地陈述自己履行岗位职责的情形，不允许随意夸大事实，甚至于是虚构事实，更不允许刻意掩盖工作中的失误。越是诚恳、客观的述职报告，越有助于个人的发展和成长。