如何掌握会议管理的技巧

如题所述

1.会议进程中的注意事项
在会议进行的整个过程中,为了保证会议能够高效进行,必须随时发现并纠正一些问题。包括:
(1)开会和散会是否准时?
(2)会议议题的说明是否简练、明确?
(3)是否有无法讨论的议题?
(4)会议是否按照程序进行?
(5)是否强迫某位特定人员发言?
(6)是否批评某人的发言?
(7)是否有人发言过于感情用事?
(8)是否有人窃窃私语?
(9)是否得出了明确的会议结论?
(10)是否找到了解决与会者意见对峙的办法?
(11)是否尊重了少数人的意见和想法?
(12)是否正确记录了决定的事项?
(13)是否妥善保管了会议记录?
以上问题经常在会议进行的过程中出现,如果处理不当,会对会议进程产生阻碍,影响会议质量。因此,必须予以高度重视。
2.主持会议的注意事项
许多会议都设有主持人,以便于会议能严格按照议程进行。而作为会议的主持人,必须了解掌握相关的知识,并且运用一定的技巧。一般来说,主持会议需要注意以下事项:
(1)清楚开会的时间;
(2)充分了解会议目的,把握会议主题;
(3)引导与会者积极参与会议讨论;
(4)让与会者公平自由地表达意见,不要擅自指定发言;
(5)当讨论出现混乱时,应有拨乱反正的能力;
(6)如果讨论偏离了议题,应及时予以扭转;
(7)客观地接受每位与会者的意见,并及时总结归纳;
(8)对会议的议案,应付诸表决,遵循少数服从多数原则;
(9)会议的结论获得通过后,当场宣读会议决定的事项。
主持人的工作水平高低对会议质量有很大影响。所以,主持人应该在会前进行充分的准备,有针对性地做一些模拟练习。
3.参加会议的注意事项
作为会议的主体,与会者必须真正地投入到会议中去,这样,才能保证会议能取得成功。作为与会者,必须注意以下几个方面:
(1)事先了解会议的宗旨、目的,并对议题进行研究;
(2)准时出席,如果因故无法出席,必须事先请假;
(3)积极发言,真实地表达个人意见,不要有所保留;
(4)发言要言简意赅,避免长篇大论,并且要注意发言时机;
(5)避免发言偏离议题;
(6)认真听取与自己不同的意见;
(7)反驳不同意见时,要注意态度和语气;
(8)注意自己的发言时间,要给他人留出发言的机会;
(9)发言讨论要具有大局观,不要总为细枝末节争论不休;
(10)要遵守少数服从多数的原则。
4.会议提问的注意事项
提问是会议中常见的方式,也是最重要的方式之一。因此,会议的提问必须做到合情合理。否则,不适当的提问不仅会影响会议的顺利进行,还可能挫伤与会者的积极性。所以,注重会议的提问方法和提问技巧是必要的,有助于达到提问的预期目的。
提问的方式有:
(1)间接提问:不指名道姓,面向全体与会人员提问;
(2)直接提问:指名道姓地向特定的人发问;
(3)反问:在与会者提问之后,会议主席并不立刻回答,而是反问提问者或其他与会者。
提问时应该注意的问题:
(1)使用正确的语言;
(2)提问的问题要反映会议的主旨;
(3)要提出引人深思的问题;
(4)提问的语气要亲切;
(5)提问的顺序要得当;
(6)提问的问题应便于回答;
(7)提问应说明问题的重点。
总之,会议的提问是一门艺术性很强的学问,认真领会这一点是提高会议提问水平和效率的必备技能。
温馨提示:答案为网友推荐,仅供参考
相似回答