在商务交往中，迎送客户的时候，有三条基本的指导原则：方便对方、身份对等、讲究礼宾序列。除了掌握这些大家都应当遵守的行为原则之外，还必须提前准备好三件大事。
首先，要充分掌握好迎送对象的基本情况。
在迎送客户之前，一是要了解每个客户的基本资料，如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、宗教信仰与政治倾向、单位、职位、级别、业务能力等等；二是要了解客户的计划，如来访的目的、吃住的安排、具体的活动安排等等；三是要了解客户的反馈信息，如意见、建议等等；四是要了解客户到达和离开的时间，如日期、具体时间、航班、车次等等。
只有掌握好以上四个方面的基本情况，你才能在具体的迎送工作中有的放矢、“百发百中”。
其次，应当周密地制定迎送客户的具体计划。
在迎送客户之前，应制定专门的计划，从而使迎送工作避免疏漏，减少周折，按部就班地展开。
迎送客户的具体计划应当从实际出发，由公关部或接待人员制定，并报主管或负责人审核批准。具体计划不一定要事事到位，但有些基本内容却不可缺少，例如，吃住安排、交通工具、礼品准备、经费开支、工作日程、文娱活动、观光游览等等。
第三，应当精心挑选迎送客户的接待人员。
这一内容既应包括在具体的迎送计划之内，又应具有相对独立性。
在正式的大型商务交往中，应本着身份对等的基本原则对迎送客户的接待人员加以确定。在迎送客户时，特别是迎送重要客户时，接待人员的总人数，应与客户的总人数相仿。不仅如此，在职位与专业方面，也应做到尽量一致或大致相仿。
当重要客人到来或离去的时候，东道主单位的最高领导人应亲自出面迎送。如果因故不能到场，可由“二把手”充当代表，并委托其向客户表示歉意。一有机会，他还应立即前往客户下榻之处进行探望，或是打电话表示问候。
在客户停留期间，接待人员不必全体出动，与客户形影相随。只需安排一两名陪同人员即可。若对方拒绝，也不宜勉强。陪同人员应时刻注意听取客户的意见或建议。
有必要的话，还应对迎送人员进行集训和礼仪教育。如果来访的对象是外国客人，则还有必要对接待人员进行一次专门的外事教育。
进入具体的接待阶段后，在迎送工作中，还有一些具体的问题，需要员工在细节上加以注意。
第一，在迎接客户时，应对远道而来的客户与本地来访的客户区别对待。
第二，负责接待远道而来的客户时，应清楚掌握其到达时间。在一般情况下，应派出公关、礼宾人员前往迎接。
第三，前去迎接客户的人员，应提前一刻钟左右到达机场、车站、港口等场所，以确保客户不会同接待人员失之交臂。如果不认识客户，可事先书写接站牌。在接站牌上，可写上“欢迎某先生”或“恭迎某单位代表光临”的字样。接站牌要做得大一点，字要写得工整一些。最好不要用白纸黑字，搞得像讣告一样，只会让人觉得晦气。
第四，如果需要同时迎接两个或两个以上单位的客户，则可以在接站牌上书写“某单位热烈欢迎客户光临”，有意识地淡化迎接对象，免得一时间“众口难调”，在礼宾序列上出差错。
第五，客户抵达后，应立即依照预定的礼宾序列，上前与对方握手、寒暄，欢迎对方的到来。如果不认识对方，可以先进行自我介绍，而不应上前问对方“你是谁”。若是自身身份较低，则应在自我介绍并确认对方身份之后，向对方说明自己是受本单位最高职位者的委托前来迎接对方的。
第六，假如客户属于要人之类的人物，那么本单位的最高职位者还是应该在百忙之中抽出一些时间，“事必躬亲”一下为好。
第七，在迎接地点，见面之后，通常双方不宜多谈。按照常规，接待人员应该陪同客户立即前往为其准备的下榻之处先行休息。
迎来送往是生意往来、客户接待中的小节。但小节不是小事，如果迎送不周，必然引起对方的不快，那么小节就变成了影响生意的大事。供奉“上帝”
由于时代的发展，商谈的形式已经发生了剧烈的变化，各种商品展销会、订货会、产品展示会应运而生，促成了大量的交易商谈。这种情况下的商谈往往不需要事先预约，客户都是自己找上门来的。你完全可以以逸待劳。但是，对于前来参观、洽谈的客户，你更要诚恳地接待。此时应着重注意以下几点：
（1）相比平常一般的业务洽谈，此时你要更为亲切地招待客户。通常，要开发一位新客户，不知要花多少工夫，费多少精力，而如今在展销会上，客户主动上门，因此，不论有多少往来的客人，都要认真、诚恳地接待每一位客人，甚至要比平时更热情、更周到，使客户有宾至如归的感觉，从而更加愿意同你合作。
（2）待客要恰当、周到。客人参观公司时，一定要有本公司的职员陪同，并作必要的介绍和说明。当客户走动时，陪同人员要跟随其后。当客人比较多的时候，接待人员不能死盯着一位客户，要兼顾全局。不要让客户产生你“偏心”的感觉，引起他的不愉快。必要时，可把资料分成几部分，由几名职员分别负责介绍、说明、接待客户的工作，免得在客人多时乱了手脚。
（3）不要在客人面前凑在一起聊天儿，尤其忌讳的是两三人凑在一起窃窃私语，好像是在对客户评头论足似的。这样做是很不礼貌的，许多客户都很反感这种行为。因此，应加强对员工的礼仪培养，使他们形成良好的待客方式。
（4）必要的物品要备齐。由于客户较多，而且没有事先预约，因此，常会出现说明书、海报、样品、椅子等不足的情况。应该特别注意，尽量防止这种事情的发生。一旦出现了这种情况，应马上给予解决，不要怠慢了客户。
（5）热情也要有个范围。热情接待客户，甚至对客户毕恭毕敬，是争取客户的好办法，这个道理很好懂，但它有一个适用范围。如果在生意谈判中照样行事，就会东施效颦，适得其反。
业务洽谈需要彼此平等相待。不论洽谈双方的经济实力和技术力量如何不平等，实力弱小的一方切忌显现出自卑的心理。遇到大客户上门与你洽谈业务，或者外国富商对你的生意感兴趣，请不要过于欣喜，千万不要显得过分热情。如果你不懂得怎样接待他们，送上门的生意也可能会丢掉。须知，人家没有义务一定要跟你做生意。
运用一点心理战术，待人诚恳有礼、不卑不亢、不骄不躁是生意成功的诀窍。你需要注意以下的相关细节。
·欢迎客人要热情。客人走进你的办公室时，你要离开办公桌向他走去，到对方的面前与他握手，表示对他们的欢迎。不要坐在安乐椅上或者隔着办公桌与客人握手，这样会影响客人的情绪。
·就算你想表示自己的热情，也应避免第一次见面就请对方到外面的高级餐厅用餐，否则别人可能会感到过意不去，或者误认为你急于讨好他，迫不及待地想做成生意，或者他会乘机提出新的要价或让你支付不必要的费用，增加洽谈的难度。
·你要注意自己的声音，不宜过于大声、高声，应该使你的声音略微低沉，语气坚定，神态沉着，心态平静，这样很容易获得客户的好感。他会认为你是一个稳重而自信的人，不会轻浮或失信，增加对你的信任。
·虽然你以自己的公司为荣，认为它过去所取得的光辉业绩无与伦比，但在刚认识的客户面前，不可自吹自擂，大肆夸耀自己的过人之处或公司取得的辉煌成就。要牢记，任何事物都有一个新陈代谢的过程，老的公司“死去”，新的公司成长起来；也许人家今天是一家小公司，明天就会是一个遥遥领先的行业巨头。因此，在客户面前要谦虚谨慎，否则人家会觉得你肤浅，没有涵养。谁愿意与一个浅薄的人建立长期合作呢？
·与客户一起用餐时，不要再谈公事，最好只是闲话家常，说点轻松话题。就算真的有些生意上的问题要讨论，也应留待最后吃甜食时再拿出来商谈。
·接待大客户、重要人物或外国商人时，要注意保持自己的尊严，做到不卑不亢、以诚相待，千万不要有低人一等、矮人一截的自卑思想。走路礼让三分是必要的，但不能跟在别人的屁股后头转。要知道，他们来与你谈生意也是有求于你，都是为各自的利益忙碌。他们不是来当救世主的，商人很少有菩萨心肠。而祈求别人的施舍是极其可笑的，切勿白日做梦。不论他的公司多么强大，你的公司多么弱小，你们都是平等的。
如果你被他轻视，他就会以势压人，不利的只能是你；如果你沉着稳健，他当然会敬你三分，谈判桌上的情形就大不相同了：你说话的分量就会加重，你所说的每一句话他都要掂量分析。
与日本人做生意时，对方习惯用大鞠躬表示他们的诚意，这时，你只需心知肚明就足够了，而无须效仿他们的礼节，否则就会使自己显得很滑稽，从而适得其反。
遇到骄傲的客人，你大可不必“以其人之道还治其人之身”，只要保持沉默就足够了。你要清楚，傲气是换不来生意的，傲气也替代不了金钱。要牢记你和他走到一起的目的是什么。只要你们能够达到各自的目的，他要骄傲就让他骄傲去吧。这样做也许对你的谈判有利。
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