第一章 总 则第一条 根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的规定，制定本办法。第二条 《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。第三条 各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。第四条 国务院各部门经国家档案局同意，省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。第五条 县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。第六条 有下列事迹之一的，由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）对档案学研究做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的；
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。第二章 档案机构及其职责第七条 国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：
（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；
（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施；
（三）对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查，依法查处档案违法行为；
（四）对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作，中央级国家档案馆的工作，以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作，实施监督、指导；
（五）组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训；
（六）组织、开展档案工作的国际交流活动。第八条 县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策；
（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；
（三）监督、指导本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；
（四）组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。第九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定，履行下列职责：
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；
（二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；
（三）统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；
（四）监督、指导所属机构的档案工作。第十条 中央和地方各级国家档案馆，是集中保存、管理档案的文化事业机构，依照《档案法》第八条的规定，承担下列工作任务：
（一）收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；
（二）对所保存的档案严格按照规定整理和保管；
（三）采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务。
按照国家有关规定，经批准成立的其他各类档案馆，根据需要，可以承担前款规定的工作任务。第十一条 全国档案馆的设置原则和布局方案，由国家档案局制定，报国务院批准后实施。第三章 档案的管理第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规定，定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限；已撤销单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前向有关档案馆移交。
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公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。