公关文书一般会在政府机关、企事业单位、人民团体等组织用来汇报、反映、沟通情况和交流经验的时候用到。
由于它不属于正式公文,因此不能公开出版,只在内部发行。日常工作中所见的通讯、动态、情况反映、信息通报、内部参考都属于简报的范围。由于其具有简短灵活的特点,因此它的使用范围很广,在公关文书中应用较多。
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写作特点
1、明确的实用性
公关文书与一般文书相同,其写作具有明确的实用性。它是为了达到一定的公关目的,在公众中树立良好的组织形象而写作的,实用性很强。如写公关广告,就是为了宣传组织形象,让公众了解,认知组织,提高组织的知名度,为组织的发展提供良好的舆论环境。
2、内容的真实性
由于公关文书服务于一定的公关目的,所以其中涉及到的事情,人物,情节,数字,一定要真实、准确,不能有假设虚构,否则就会影响组织声誉,给组织的发展带来不良的后果。
3、较强的时效性
公关文书一般讲究时效,要求文书的写作在一定时间内完成,不允许拖拖拉拉,否则就会耽误工作的正常开展。如简报,新闻在这方面就有很高的时间要求,超过时间就毫无意义可谈。
4、格式的规范性
公关文书与一般文书一样在写作上有一定的较固定的格式,即比较固定的结构层次,习惯用语,称谓,签署等,这样便于书写,阅读。如请柬、信函、广告等等。