如何进行采购控制？

Question

公司只有两个采购人员，一个经理，一个负责数据录入的职员。应该如何设置内控，以使舞弊风险降到最低，特别是防止采购经理从供应商那儿得到回扣。

Answer 1

　首先谈一下质量的概念。质量：是反映实体（产品、过程或活动等）满足明确或暗含的需要的能力的特征总和，物资质量的好坏直接关系到生产、经营过程所产生结果的好坏，所以控制好采购质量是企业运营效果好坏的关键因素，那么如何控制好采购质量呢？我认为得从以下几方面入手：
　　1、采购质量控制必须从源头抓起，在选择合作伙伴时要慎之又慎，要对供应商经营规模、经营业绩、信誉程度、资质合法性等进行详细的调查、了解，在掌握其基本情况时再决定是否与之合作，如果仍不确定选用时，可采用样品试用或先签小部分订单方式，对供应商资信、质量进行深入了解后，再建立长期合作关系。
　　2、签订采购合同时要严谨，合同中必须明确所采购物资质量的特性要求、验收标准及出现不合格的解决方法，必须预见到可能出现的任何问题，合同中应约定的事项必须要齐全，不能怕麻烦、怕啰嗦，以免出现问题时不能有效地沟通解决，受制于供应商给公司造成损失。尤其是验收标准及方法必须明确，出现不合格品的处理方法必须苛刻严格可量化，这样才能确保供应商重视供货过程，确保物资采购质量。
　　3、物资进厂验收要严格把关，物资验收是企业利益得失的一道闸门，必须严格控制，物资验收人员要明确相关的验收标准、方法并掌握相关的技能，根据物资特性的不同通过检斤、检尺、化验、试验、外观检查、核对说明书等方法进行检验，有合同约定的，必须严格按照合同约定条款进行验收，物资检验人员在发现不合格或不符合时应立即向采购部门汇报，采购部门应立即与供应商沟通，对不合格事实进行确认后按合同条款处理，同时，采购部门应对供应商供货质量进行统计，经常出现供货质量事件的供应商可考虑将其剔除供方名录。
　　4、采用竞争机制，建立战略合作供应商队伍。供应商选用是一个动态的过程，要建立相关的考核机制，对供应商队伍不断进行更新，优生劣汰。要对订单进行有效的分解，多选择几家供货，通过其供货过程便能发现优秀的、适合企业的供应商，以稳定采购质量，久而久之，便能建立起一支与我们企业同呼吸、共命运，能够伴随我们企业一起成长的战略合作供应商队伍。
　　以上四点，我认为是对采购质量控制的关键环节，采购质量的稳定与提升，势必会造成采购成本、生产成本的下降，所以提高采购质量就是降低企业成本，增加企业效益。最后，让我们所有与采购质量有关的同志们共同携起手来，本着各负其责、加强控制、不断创新、共同改进的原则努力提高采购质量，为企业健康、长远的发展贡献自己的一份力量。

Answer 2

建议：在行政部设置一个监督职能，每周对公司大宗采购商品进行网上和供应商（别家同类供应商）询价。通过相对比较，能够起到一定监督作用。追问

就现阶段来说，增加员工的任务是不可能的，因为基本上每位员工都是满负荷；所以我想增加一些控制程序来达到监督的目的。你有没有关于这方面的建议？非常感谢

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Answer 3

采购工作的控制点主要有两个，一是采购周期，二是采购成本。
1. 采购周期的控制则是比较有技术的工作。采购周期与企业内部销售订单、销售计划、生产任务单、生产计划、研发技术方案相关，也与岗位工作配合相关，任何一个环节问题，采购周期就会延误，短则一天半天，长则几天几周甚至一两个月。除此外，采购周期还与供应商的供应能力相关。要把采购周期控制好，首先要充分把握好供应商的供应能力，做好多种可能的供应商备货方案。然后最最关键的就是控制后企业内部工作的配合，这往往是企业内部管理水平的真实反映。如果一家企业经常由于内部工作配合而造成采购周期延误，很显然，企业的管理水平是极低的。
2. 采购成本控制工作要做好，只有笨方法，那就是掌握更多有效的供应商，在不影响质量、资金周期的前提下，有更多的机会选择更便宜的供应商。然后就是做好供应商的管理对比工作，综合时间成本、运输成本、采购直接成本各方面的因素，找到最佳供应商。

Answer 4

我做为采购角度说一下。采购这个岗位就是良心帐，再好的制度下面也会有好的对策：
首先：要选好人，最好从内部提拔品德好的老员工，任用认为可以在公司长期公司的人当经理。
第二：要求采购建立完备供应商档案，让他们每次采购定单及付款都要附货比三家询价单。做为财务部门或公司总经理可以不定期抽查他们询价的情况。若有不符则警告、处罚。
第三：给采购建立完备的绩效考核，节约有奖励，审核后价格偏高有处罚。
第四：同采购经理建立好个人感情，给他们同能力稍高的工资。同时同大的供应商多电话联络沟通，建立企业信誉。
第五：采购定单价格及入库价格是否一致，同供应商对帐等方面，一定要让财务共同把关审核。

暂时想到这这么多，希望对你有帮助。

Answer 5

上软件。