第1个回答 2013-11-18
主送机关:是指负责办理和答复该份公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
下级向上级机关发出的请示或报告,一般只写一个主送机关,受双重领导的下级机关向上级请示时,也要确定一个主送机关,其他用抄送形式,不能多头主送,避免出现责任不明,误时误事的现象;上级对下级机关的发文,主送机关应按法定或约定俗成的惯例排序,如通辽市人民政府下发的普发性文件,主送机关可以是“各旗、县、市、区人民政府,市政府各委、办、局”;凡是直接向社会或群众公布的公文及法规章程等,一般不写主送机关。如通告、公告等。
正文:是行政公文的核心部分,是用来表达具体的思想内容的。正文应根据文种和写作意图选择恰当的表达方式和结构,在公文格式规范、行文关系正确的前提下,一篇公文的水平与效果关键取决于正文的拟定。
正文中的人名、地名、数字、引文应当准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号;引用外文应当标明其中文含义。正文写作的要求:
第一,符合国家法律、法规,符合党和政府的方针、政策以及上级机关的有关规定。
第二,要有针对性,即以事实为根据,分析问题,做到有的放矢。
第三,一般应一文一事,事由要集中、明确、重点突出。
第四,行文逻辑缜密,层次清晰,条理清楚。
第五,具体措施或意见要符合实际,明确具体,可操作性强。
第六,语言要准确、简洁、规范。
公文中的数字:公文中的数字,除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字
正文层次标识方法:
第一层用“一、”“二、”“三、”等
第二层用“(一)”“(二)”“(三)”等
第三层用“1.”“2.”“3.”等
第四层用“(1)”“(2)”“(3)”等
附件说明:公文如有附件,应在正文之后注明附件说明。
附件说明写在正文下空一行,左空二字用3号仿宋体字标识“附件”,后标冒号,然后说明附件顺序和名称。附件序号用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。
成文日期:是指公文完成并定稿的时间,是公文生效的标志。成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。决定、会议纪要等会议讨论通过的公文,以通过日期为准。电报以发出日期为准。
成文日期标注在正文右下方,右空四字,用汉字将年、月、日标全,“零”写为“O”,如“二OO二年十月一日”。
印章:是公文合法生效的标志之一。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期,加盖印章应上距正文一行之内,下压日期,端正,印章用红色;联合行文并需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空七个字格,主办机关印章在前,两个印章均压成文日期,不相交或相切;联合行文并需加盖三个以上印章时,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列则在相应位置,并使印章加盖其上。
当公文排版所剩空白不能空下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文在同一版面,不得采用标识“此页无正文”的方式解决。
附注:指需要说明的其他事项,包括说明传达范围(如“此件发至县团级”)、使用方法(如“此件可以翻印”)、正文中出现的名词术语的解释等,或在使用请示文种时注明联系人的姓名和电话。
附注标识在成文日期下一行,居左空二字,应当加圆括号标注。
附件:是附在正文之后用于补充、说明正文的文字材料或图表材料,是公文的重要组成部分。有的公文因内容需要,又不便于写入正文的材料才用附件的形式表达,并不是每份公文都有附件。
常见的附件有两种:一是随文所颁布、批转(转发)、报送的文字材料,实际是公文的主要内容,而主件只起批准颁布、批转转发、报送或按语作用,这类附件与公文正件具有同等效力。二是补充、说明、解释正文内容的材料,如代表名单、数字报表、图文资料等,其作用是为正确理解和执行公文正件提供参考。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;如不能一起装订,应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
(3)版记:版记也称文尾,位于公文末页最下部,包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期三个要素。版记的最后一个要素置于最后一行。
主题词。主题词是确切表达公文主题和归属类别的规范化名词或名词性词组,是文件信息输入计算机的一种信息符号。因为按照区局文件精神,从今年开始系统内部行文不再标注主题词,因为全区办公自动化系统都已开通,标注主题词已没有必要。但向系统外行文仍然要标注。注意:一份文件的标引,一般不超过6个主题词。
抄送机关:指除主送机关外需要执行或知晓公文的机关。抄送上级机关的用“抄报”;抄送平级和下级机关的用“抄送”。
抄送机关应使用全称或者规范化简称、统称,位置在主题词下一行,左空一字标识“抄送”,后加冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
印发机关和印发日期。印发机关多数不以行文机关名称出现,而只用该机关办公室(厅)名称。印发机关位于抄送机关之下,占一行位置。印发机关左空一字,印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。