如何做好公文办理工作
省委办公厅秘书处处长 宋雅丽 (2008年7月2日)
很高兴今天能够和妇联系统同志们就如何做好公文办理等工作进行座谈。1996年5月,中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》,1997年1月3日,省委办公厅印发了《河北省党委机关公文处理细则》。截至目前,《条例》和《细则》仍然是全省党委系统进行公文办理的根本依据。下面,我结合贯彻《条例》、《细则》以及省委办公厅秘书处加强和改进公文办理工作的一些做法,从三个方面与大家交流 。
一、公文格式规范化问题 公文格式,简言之就是公文的表现形式,由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成《条例》和《细则》对各组成部分都有明确规定,下面我重点讲一下公文格式规范化工作中有关问题。
(一)公文的眉首部分
包括版头、发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人等6部分。
1、版头 正式公文必须按照要求套印红头,特别是向上级报送的公文,为保证其严肃性,不得使用白纸、信笼纸或情况报告纸。在实际工作中,我们经常见到一些使用情况报告纸报送公文的情况,情况报告纸只能用于部门内部公文运转,待部门领导批示报送上级机关后,应套印正式版头上报。
2、发文字号 发文字号由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。机关代字的编定应科学、明确、统一。联合行文一般只标主办机关的发文字号。
3、份号 份号是公文印刷份数的顺序号,密级较高的公文应加印份号。份号应标注于公文首页左上角,一般用6位阿拉伯数字表示,加印份号有利于对于秘密公文的管理和使用,便于掌握其去向和明确保密责任。
4、密级 密级是公文的秘密等级,按照保密法规定,分为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。党的机关公文密级标注在公文首页左上角、份号下方。需要注意的是,公文附件有密级,主件也应有密级,公文附件有不同的密级,主件应按附件的最高密级标识。
5、紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”,紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急程度标注于公文左上角、密级下方。紧急公文一般应在公文中体现出紧急的程度和理由。需要注意的是,一般性公文要在正常工作时间报送,最大限度减少非工作时间给领导报送公文数量;对于紧急重要公文,要及时报送,确保领导对重大事件作出及时妥善处置。
6、签发人 上报公文应当在发文字号右侧标注签发人,这主要是强调领导负责制,体现公文的严肃性和领导人对公文应负的责任。
(二)公文的主体部分
包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等要素。
1、标题 公文标题一般包括发文机关名称、事由、文种等三要素。发文机关应该是行文单位的全称或规范化简称,事由是对公文内容准确完整的概括,文种是对公文性质的体现,反映行文方向,表达行文目的《条例》规定,党的机关公文共有14类,主要包括向上级的请示、报告,平级的函,对下级的通知等,标题中要使用正确的文种。例如省台办《关于中央台办召开“贯彻落实中办发17号文件”会议精神的汇报及我省贯彻落实意见的请示,标题中同时存在报告和请示两个文种,沟通后作了修改。
2、主送机关 主送机关也叫“抬头”,是指主要受理公文的机关。5月27日,省委办公厅、省政府办公厅印发了《关于进一步精简会议文件,切实改进会风文风的通知(冀办发[2008]13号),相信大家都已经见到了,通知》对各地各部门向省委、省政府报送文件标注的主送机关作了详细规定,“属于党委职权范围的工作,以党委(党组)名义报省委,属于政府职权范围的工作以政府或部门名义报省政府,即主送机关是一个,必要时可抄送”。另外,党的机关公文一般不以领导个人为主送单位,也不能把“某某单位并某某个人”作为公文抬头。
3、正文 正文用来表述公文的内容,要做到主题突出,意尽文止、条理清楚、文字精炼,尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。冀办发[2008]13号文件规定,“各地各部门报送省委、省政府的请示、报告一般控制在2000字以内”。就是倡导清新简练的文风。
4、附件 附件是正文的补充材料或参考材料,实际工作中比较常见的附件还有上级领导就相关事宜的批示。在报送公文时,应尽量将这些相关材料收集齐全,以便上级领导全面、准确地了解事情的来龙去脉。
5、发文机关署名、成文日期和印章党的机关公文必须有发文机关署名和成文日期,除会议纪要和普发性公文外,公文必须加盖发文机关印章。
(三)公文的结尾部分 包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等要素。印发传达范围加括号标注在成文日期的左下方。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组组成。抄送机关含抄报、抄发范围,要严格按照规定和职权进行抄送,既不能漏抄漏送,也不应滥抄滥送。印制版记包括公文制发(翻印)机关名称、制发(翻印)日期和印刷份数。
二、公文办理规范化问题 公文的办理分为收文办理和发文办理。
（一）收文办理 收文办理包括签收、登记、审阅、拟办、呈批、请办、传阅、承办、批复、归档等环节,其中需要特别注意把握的有以下几个环节
1、签收。收到有关公文后,以签字或盖章的方式给报文方以凭证,对于紧急公文需要注明签收时间。签收公文要逐件清点,重要文件逐页查看,发现问题应及时向发文机关查询并采取相应处理措施。对于报送单位来说,应注意三个问题一是标有密级的文件不能通过普通邮政邮寄,也不能让非机要人员报送。二是紧急公文的报送时间和落款时间要统一,并标明紧急程度,确保公文办理的时效性。三是报件人必须清楚文件的来龙去脉,以便签收时对相关内容进行核实。有的单位派司机或让其他单位同志代传,一问三不知,严重影响了公文办理工作的顺利进行。
2、登记。对于签收的公文,要将顺序号、收文时间、来文单位、公文标题及文号、密级、份数等事项登记清楚,还要登记报件单位的联系人和联系电话。特别是非工作时间,如果不留联系人和联系电话,对公文的相关问题不能及时联系沟通,就会严重影响工作效率。如某国有企业通过普通邮政的特快专递报送省委的一个文件,不但属于越级报件,而且内容涉密,我们在沟通此件时,先是通过114查号,再找值班室、办公室和相关知情人电话,共打了10多个电话才找到,费时费力还耽误事。
3、审阅。经办人对来文应仔细审阅,我们在工作中重点强调做好“五查”：一查是否越级行文请示问题和报告工作。如属此类,一般退回发文单位。特殊或紧急情况如突发事件、重大社情和严重自然灾害等,确需越级行文时作特殊处理。二查请示与报告是否分开。如请示与报告相混,应退回原行文单位修改后再上报。如秦皇岛市委、市政府报送的《关于启动建设“金海岸新空间”相关事宜的报告》中有请示事项：“恳请省比照给予唐山曹妃旬新区、沧州渤海新区所享受政策,对金海岸新空间建设用地实施土地指标单列,不占用每年核定给我市的建设用地指标,为金海岸新空间建设创造基础条件。”后与秦皇岛市进行沟通,修改为请示件上报,报告内容作为背景材料附后。三查是否党政不分和多头报送。如承德、市政府《加快推进城镇建设一年一大步三年大变样步伐的报告》主报省委、省政府,应主报省政府,抄报省委。四查行文关系是否正确。向上级机关的请示不可同时向下级机关发送;受双重领导的单位向上级机关请示问题,应视文件内容注明主报机关和抄报机关,主报机关负责答复请示问题。五查是否存在未协调事项。在报送的公文中含有未协调一致事项,是公文办理工作中的“大忌”,但我们在工作中经常遇到这样的报件。公文中涉及的人事、编制、财政、项目等问题,报文单位在未与有关职能部门协调会商,或是经协调会商但未达成一致意见的情况下,就直接向省委或省委办公厅报送,从而有意无意地为公文办理工作埋下了“钉子”。应当明确,公文报送必须坚持协调在先的原则,把问题解决在公文报送之前。在这里举一个协调在先的好例子6月10日省财政厅按照付志方常务副省长的指示,起草了《关于省直开展支援灾区全民节约活动有关事项的通知,拟以省“两办”名义印发,在报送之前省财政厅即分别征求了省发改委、省外办、省监察厅、省直机关事务管理局的意见,并说明了相关单位提出的修改意见的采纳情况。由于省财政厅与相关单位先行协调,并在发文请示中写明了协调情况,使公文得到及时办理。
4、拟办。公文办理人员对需要办理的公文根据内容、要求和工作需要提出办理意见,必要时召集相关部门进行研究、协调后形成方案或建议,并提供必要的背景材料,按程序报领导同志批示。写好拟办意见应把握以下几点一是掌握文件内容,搞清相关事项,这是提好拟办意见的前提和基础。二是查找办件先例作参考。三是把握政策规定,站在领导的角度和全局的高度去考虑问题。四是注意与有关部门协商协调。凡来文中有需要协调事项的,要与有关部门沟通协商达成一致意见,力争给领导提供一个符合实际、切实可行的建议。如收到省法宣办等部门下发的《关于在全省组织开展“人文奥运•法治同行”法制宣传活动的通知》后,与厅机关党委和干部处进行了沟通,提出了“请干部处、机关党委研究办理”的拟办意见。由于协调在先,两个处室互相配合做好工作。五是力求完整缜密和准确。比如,某单位召开会议,要求将某秘密文件加印发给与会人员学习使用。我们建议同意印发,还要追加一句,“按秘密文件管理,用后收回或用后交本单位机要人员管理”。这是从文件保密角度向请示单位提出的要求。建议中写出来让领导放心,同意印发,但不要泄密。这样这个建议就完整了。
5、呈批。公文呈批运转时应当履行严格的登记手续,注明送达时间、签收入、退回时间,随时掌握公文去向,避免误传、漏传和延误,尤其是杜绝横传。有关领导阅批后不能直接传递其他领导。对于重要文件,公文办理人员要注意在外停留时间,适时与领导联系提醒。
6、承办。将领导批示后的公文交至承办单位时要履行严格的签收手续,公文办理人员要将公文相关事项完整告知承办单位取件人,并将相关事项予以登记。 (二)发文办理 发文办理包括公文的核发、登记、确定范围、份数、印制和分发等程序。需要把握好以下三个环节
1、严格核发,把好公文印前关。在每个文件送印前,都要对相关内容进行认真核校。一查领导签批手续是否齐全,看是否已严格按照公文的审批、签发权限履行签批手续。二查公文发放范围是否标注清楚,认真核查主送机关、抄送机关、印发传达范围等内容,防止发生任何遗漏。三查公文底稿是否完整,认真检查有无缺页或页码顺序不对等问题,确保公文印制完整、准确。四查公文格式是否规范,有无漏标签发人、成文日期、主题词等问题。对于会议通知,还要核查会议报名时间、召开时间、地点、联系电话等要素是否齐全。五查公文印制版记是否齐全,印制份数是否核准。六查公文的印出时限是否注明,特别是对那些紧急公文,都能明确提出时限要求,确保公文及时传递到受文单位。
2、认真复查,把好公文印后关。复查是指根据中央《条例》和我省《细则》规定,对印制出的正式公文进行复查。复查内容主要包括
(1)公文是否按原稿要求印制。按照公文的发布形式及其适用范围等相关规定对文件版头与发文字号、公文内容进行对比核查,做到“文”、“头”相符。
(2)公文格式是否符合规定。按照公文主体各组成部分的标识规则对所印公文内容逐项核查,如密级、发文字号、字体、字号、附件、主题词、印制版记等。同时,检查所印公文中有无错字、漏印、缺页等现象。
(3)有特殊要求的公文是否办理落实。比如需公开发布的公文是否已通知新闻单位刊载播出、紧急公文是否先传发清样至受文单位等。
(4)上报公文是否加盖印章报出,用章是否准确。
(5)涉及本单位内部办理的公文是否呈报领导。公文印出后,都要对公文内容进行研读,如公文中涉及需要办理的事项,及时转入公文办理程序呈报领导审阅。 3、急件急办,确保发文办理时效。实际工作中,我们对那些公文内容涉及重大紧急事项,需要各级各部门抓紧贯彻落实或省委领导明确要求限时印发的公文,坚持做到三点一是讲求工作效率。接到要求印制的紧急公文,在保证公文质量的前提下,努力提高公文传发的时效,争分夺秒,打破常规,全力以赴,抓紧完成,切实做到第一时间接收办理,第一时间印制,第一时间发出。二是及时请示汇报。在发文办理中时刻保持头脑清醒、思维敏捷,准确判断公文的紧急重要程度,提出科学合理的办理建议,及时向领导请示汇报。三是加强协调配合。对涉及面宽,时限要求紧的公文,则提前与相关部门联系,主动搞好衔接配合,使工作前后贯通,环环紧扣,有效避免了工作链条上的“真空地带”,减少了办理和运转过程中的“时间差”。
三、公文管理规范化问题 规范公文管理,保证公文的高效运转和安全保密,是各级机关应当高度重视的一项重要工作。具体工作中应把握好以下几点
(一)认真落实公文管理责任
(二)严格落实公文管理制度
(三)努力提高公文管理人员综合素质
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