如何做到有效沟通

Question

如题所述

Answer 1

你的沟通有效吗？

--- 如何做到有效沟通

经常听到项目组的小伙伴儿们抱怨说“我已经和你说过了呀，你怎么还做错”，“我已经给你发邮件了呀，你没看到吗”，“你刚才说了一大堆，我也没听明白你到底想要表达的重点是什么”，“我们刚才说的是这个问题，你说的解决办法和这个无关吧”......到底为什么出了这么多抱怨？症结在哪里？大家都在强调我们一直在沟通，可是我们的沟通有效吗？

沟通，通俗地来讲，就是你来我往地互动 ，那为什么大家感觉在项目里沟通怎么那么费劲呢，让我们来真正认识一下有效沟通~

讲之前，先和大家分享一个小笑话：

工厂老板找自己的三个分厂的厂长说：“今年的效益不好，年终奖不发了，你们三个去给下面传达一下吧”。

A厂的厂长：“今年的效益不好，年终奖不发了。”于是A厂的员工抱怨连连，骂声一片。

B厂的厂长：“今年的效益不好，年终奖不发了，而且老板要裁人，不过经过我一番恳求，老板决定不裁人了。”于是B厂的员工一片感谢。

C厂的厂长：“今年的效益不好，年终奖不发了，而且老板要裁人。”说完转身就走，于是C厂的员工纷纷带着红包找去厂长家。

大家先品味一下这个笑话里面的寓意，我们先说一说什么是有效沟通：

一、 有效沟通的六个要素：

已传达---已接受—已理解—已认可—行动—反馈

1、“我已经和你说过了呀，你怎么还做错”----大家认为我的话说出去了就OK了，剩下的就是别人在做了，这恰恰是问题的根源，仅仅做了第一和第二个步骤，这不是有效沟通；

2、“我已经给你发邮件了呀，你没看到吗”----发邮件出去了就认为事情做完了，剩下的就是等着了，仅仅做了第一步骤，这不是有效沟通；

3、“你刚才说了一大堆，我也没听明白你到底想要表达的重点是什么”----在进行沟通的时候，根本没有搞清楚自己做沟通的目的是什么，和谁在沟通，怎么组织语言把事情说明白， 也仅仅只做了第一、第二个步骤，这不是有效沟通；

4、“我们刚才说的是这个这个问题，你说的解决办法和这个无关吧”----问题的症结同样出在对沟通内容的理解上，这不是有效沟通；

从上面的例子可以看到我们平时在沟通的时候做得更多地是第一、第二步骤的事情，如果沟通的内容没有确认双方已理解一致，并且获得双方认同，并且就沟通的结论采取了积极正确的行动，那我们平时做得沟通多数只会徒劳无功，无法达到预期效果，于是抱怨产生了。

二、如何做到有效沟通

第一方面：作为 沟通的主动发起者 ，要做到有效沟通，必须遵循“五必须”：

1 、WHY(必须知道为什么进行这次沟通，通过这次沟通要达成的预期目的/目标是什么）

---这是关键前提，比如：在和客户方沟通项目工作时，需要提前弄清楚这次沟通主要为了什么，一定要在沟通前在自己的头脑里一条条快速地理清楚；

2 、WHO(必须知道对谁说)

---这包含两个层面： 1)你要沟通的对象是谁 ：是组内人员、合作方人员、还是客户，搞清楚你的对象。对象不同，同样一件事我们说话的角度就会不同，这要求我们在沟通时必须保证你说出的话简练并且准确，在客户业务方面前不要总从技术的角度去解释或说明问题；在合作方面前把需要合作的内容、合作的原则、事项以协商的方式进行，不要轻易地答应或轻易地拒绝，需要决定的事项在沟通中承诺对方一个反馈时间，之后找到直接领导商量，并在承诺时间点前给出反馈；

2 ）能帮助你有效沟通的对象是谁 ：在实际中我们往往会遇到一些困难，在自己这个层级解决不了，直接影响到沟通的效果。这个时候我们需要提前考虑好的是：如果想做到有效沟通，把事情解决，我需要寻求谁的帮助，需要他（们）/她（们）提供的帮助是什么，并且确认他（们）/她（们）可以提供帮助。想清楚，找到能帮你的对象，你的问题基本解决了一半；

3 、WHAT(必须知道说什么）

----沟通的内容要考虑全面，并且在沟通中阐明沟通的重点， 始终围绕重点展开，并且有责任把偏离中心的无效的沟通拉回到重点内容的讨论中来 。比如，在讨论项目进度延迟的问题时，讨论中不知不觉又讨论到了一个技术问题，并且就这个技术问题的讨论越来越深入，此时作为沟通发起者的你有必要及时制止，请大家再找时间讨论这个技术问题，将讨论的重点回归到项目进度延迟的讨论中来。

4 、WHEN(必须知道什么时候说)

----沟通讲求及时性，反馈要及时，比如：我们解决一个生产事故，可能无法立即查明具体原因，但重要的是你有没有承诺一个反馈的时间，并将解决的进展按时反馈出去，如果 问题原因无法定位，是否主动承诺一个沟通反馈机制，定时地将解决的进展、解决的结果做出反馈 ；

5 、HOW(必须知道怎样说)

----1）沟通语言的组织直接会影响到沟通的效果，话该怎么说，好好想清楚，不要乱说话，最开始给大家分享的小笑话说的就是这个道理，别小瞧自己说出的每句话，一句话说不好能害人， 话说出口前想三秒，能不能对说出的话负责；

2） 想要达到沟通的预期效果，要学会沟通中把要求提清楚：需要谁在什么时间做什么事情，给什么反馈，什么时间给出反馈 。这样大家才更好地去将沟通的结论付诸行动。

第二方面：作为沟通的 接收方 ，要做到有效沟通，我们必须要做到 “听”的效果 ：

1、 用心听

---- 沟通过程中要专注，对沟通的重点内容积极地反馈，对不清楚不理解的地方一定要在沟通过程中提出来，如果过程中疑惑没有解开，一定要记录下来，沟通过后找时间问到明白为止；

2、 学会复述和总结

---- 在沟通结尾时要复述沟通的主要结论和重要决议，并进行记录总结，确保自己能按这些结论和决议去有效地行动；

3、 做到反馈

- ---明确沟通的内容之后，要给与对方一个反馈，例如什么时候可以给一个答复，或是什么时候着手去做。

如果我们可以在 沟通前理清自己的思路和沟通目的，沟通中注意自己的措辞，沟通过程中专注，沟通结束时复述总结，沟通结束后采取行动并注重反馈， 那我们的沟通效果一定比现在好很多，不信可以试试看~