汇报周工作总结的时候,不是简单的只对照自己的工作内容,说一下完成或未完成。而是要对未完成的工作进行详细汇报,汇报未完成工作的进度,未完成工作的原因,原因不要单单从客观方面寻找,要多从主观方面找原因。分析一下自己做了哪些努力,困难有哪些,这样才能明确需要什么样的帮助来达成自己未完成的工作。所有人员都汇报完成之后,根据他们提出来的问题,组织进行讨论,领导匹配相应的资源,帮助员工完成工作。
有的公司周例会,事先并未确定开会主题及议程,带有很大的随意性。所谓的周例会就是临时把各部门负责人和公司高管召集一起,开会的人都不知道会议主题是什么,讨论的内容也很随意,发言没有主次,“东一榔头西一棒子”,“以其昏昏使人昭昭”,导致会议质量不高、会议效率很低。如果企业疏于对会议的组织和管理,因调配不当、组织不力造成会议过多过滥、会议延迟延期、主题不明确、重复开会等问题,不仅是对公司会议室、设备、会议用品等会议资源的占有和浪费,更是公司人力资源、财力资源、时间资源的巨大浪费,让公司高管和员工疲于开会,影响企业生产经营的正常进行。
要明确周例会的目的,明确目的是召开好周例会的前提条件,同时也要避免在周例会召开前后的一些“坑”,切实提高周例会质量。提升例会会议准备的质量,是提升会议质量所有工作的前提。这不仅展现出的是企业对会议的重视,更是企业良好的组织能力、协调能力、内部沟通能力、管理能力的体现,是企业内在文化的外显。