要理解公共关系文书的内涵，首先需要对文书的基本概念有所认识。文书是一个涵盖广泛的术语，主要分为公务文书和私人文书两大类。
公务文书，通常简称公文，是社会组织和企事业单位在管理过程中产生的具有法定效力和规范格式的文档，它们在组织运营中扮演着重要角色。
私人文书，即个人文书，包括个人日常生活的记录，如日记、信件和回忆录等，这些文档反映了个人的活动和与他人的交往。
公共关系文书则特指社会组织为实现公关目标和推动公关活动而创作的各种书面材料。它在公共关系领域中被广泛应用。从内容上，公共关系文书大致可归为三类：事务性、传播性和礼仪应酬性。
事务性公关文书是为确保公关工作的顺利进行而制定的，例如简报、公关计划和调查报告等，这些文档服务于日常公关操作。
传播性公关文书的目标在于塑造和传播组织的良好形象，为组织内外环境的和谐发展创造条件，如广告、新闻稿件和演讲稿等，都是这类文书的实例。
最后，礼仪应酬性公关文书主要在组织与组织、组织与个人的交往中使用，如请柬、祝词和答谢词，它们在塑造和维护公关关系中扮演着微妙但关键的角色。
它是政府机关、企事业单位、人民团体等组织用来汇报、反映、沟通情况和交流经验的一种文体。由于它不属于正式公文，因此不能公开出版，只在内部发行。日常工作中所见的通讯、动态、情况反映、信息通报、内部参考都属于简报的范围。由于其具有简短灵活的特点，因此它的使用范围很广，在公关文书中应用较多。