秘书在沟通中应注意的问题
我国现今秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待等。下面是我分享的秘书在沟通中应注意的问题,欢迎大家阅读!
一、选择合适的方式
1、直接沟通
在一般情况下,秘书应选择直接的方式与对方沟通,只有在不得已的情况下通过第三方传话与对方迂回沟通。一般来说,如果双方关系密切,有一定的交情,交流的内容又不希望被另外的人所知道的话,那就最好采用直接沟通的方式进行交流。如果你与对方关系不太密切,你又认为对方不太好打交道的话,那就请朋友帮忙,用间接的方式迂回沟通。
秘书在直接沟通过程中有些问题应当注意。比如总经理直接让你调查某件人事纠纷,虽然你上面还有办公室主任,但由于事属机密,所以,你调查的结果还是应该直接向总经理汇报,不适合由主任转给总经理。你越级向总经理报告,一般来说,即使主任知道了,他也不会介意。但是,你也不能大肆张扬,否则就有可能让主任感到没面子。
但是,如果只是一般性的工作,你就不应越级汇报,这样可以避免不必要的误会。如果一般性的工作也越级汇报,那就会被人当作打小报告,不仅办公室主任会疏远你,其他的同事也会讨厌你这种小人行径。
如果出现紧急情况需要立即请示,那你首先要向自己的直属上司请示,如果找不着,你才能越级请示。不过,事情处理完毕之后,你要立即将事情的来龙去脉完整地向直接上司汇报,以免造成误会。
2、迂回沟通
迂回沟通就是透过第三方把你想说的话转告对方。比如,秘书因误会而遭到总经理的批评,如果不及时说明情况,自己背黑锅在其次,最后还会影响工作。怎么办?如果直接找总经理说明真相,总经理怒气未尽,现在去找他只能再挨批评。于是,秘书向自己的顶头上司办公室主任说明情况,请主任代自己向总经理说明自己的.苦衷。主任了解了事情的经过之后,可能会马上找个机会向总经理说明了情况,这样,笼罩在秘书头上的乌云马上散开了。这就是迂回沟通的效果。
二、学会“铺垫”
秘书在沟通过程中,特别是在你在不赞成对方观点的时候,你一定要注意先肯定对方,比如“您说的这些我非常理解,不过,我们是不是也可以这么来看问题……”这种先给对方以肯定的方式就叫铺垫;铺垫语能起到一种缓冲的作用,使双方不会陷入紧张关系,你既说明了自己的观点,对方也不会认为你反驳了他。
于雪是去年进的公司总裁办当秘书,业务能力有目共睹。这天总裁办开会,讨论即将召开的董事会所需的文件。
当轮到于雪发言时,她又直言不讳:“我听了刚才主任的发言,我不同意他的结论,因为我到销售部和几个门市部调查过,我的调查结果与主任的结论相去甚远。”她本来以为自己拿出了一连串扎扎实实的数据,不是信口开河,大家都会点头称是,可结果是既没人反对她也没人赞成她,甚至可以说是根本没有人理睬她。她心里很难过,会后便问跟她一起进公司的同事:“上个星期我就知道了会议的议题,所以,我做了大量的准备工作,我不是无的放矢,为什么他们都不认真听我说呢?我到底错在哪里呢?”
同事说:“你的‘我不同意’的‘我’就是问题所在。‘我调查过了’的‘我’也是一样。由于你过于强调‘我’,别人觉得你这个人太傲慢,这样,其他人在评价你的意见之前就已经对你很反感了。当然,如果你是老总,那就另当别论。”
“那我应该怎么说呢?”
“你应该学会铺垫。比如,‘听了主任的意见后,我到销售部和几个门市部调查了一下…’或者‘我参考了大家的意见之后觉得……’有了铺垫之后再这么说‘我个人认为……你们觉得怎么样?’这样就能表明你是在虚心听取大家的意见之后产生的一些想法。如果你这么说,别人就会说‘是啊,于雪的这个意见也可以考虑。’于是你的目的就达到了。”
三、就事论事
秘书在沟通过程中,特别是在批评对方的时候,一定要注意就事论事;只有这样对方才容易接受;如果你讲话带有情绪性,即使对方明明知道自己错了,但人家也不一定会接受你的批评。比如新来的同事小钢工作出现失误,你应该这么就是论事地给他指出来:“小钢,这个会议通知的时间好像有点问题,请再仔细核对一遍。”如果你带着情绪这么批评他:“小钢,你怎么回事?!会议通知的时间又搞错了!你这粗枝大叶的毛病怎么老是改不掉?!”那结果又会怎样?即使人家不直接顶撞你,他也会把你的话当作耳旁风。
四、多建设性少强制性
上司做决策时也有犹豫不决的时候,他可能想听听你的意见,问你“你觉得这事怎么样?”在这时,你最好给他建议,并且是多重选择题:“我觉得这样比较好……那样做的话也不错……”绝对不能这么说“你应该如何……如何……”或“如果我是你,我就会怎样……怎样……”这等类似强制性的话。作为上司,他看问题的角度与秘书不尽相同,他征询你的意见可能只想得到你的共鸣,并不见得真想听取你的意见。所以,遇到这种情况,你要用建设性而不是强制性的口气与之沟通。把解决问题的钥匙留给对方,他的问题由他自己决定。
五、沟通中的不良习惯
1、在角落说话
在角落讲话会给人家感觉到你有秘密。有一天,一个总经理让秘书到客服部去了解客户投诉的事。秘书一进门,客服部经理就跟她说,“能不能到那边说话?”秘书一看,他指的是一个角落,于是她马上说:“刘经理,我们都是管理人员,不适合站在角落说话,否则人家会误会我们在谈什么秘密。”
2、关门说话
秘书在谈一般的工作时,尽量不要关门,以免让人误会你有多大的秘密。但是有些秘书在谈工作时,不但喜欢关门,而且关下门时还要做一个动作,像小偷一样伸出头去看一看。
3、压低声音说话
同样的道理,你一压低声音说话就让人家感觉你有秘密。有些人一讲到重点的时候,声音就会突然压低,有的还故意用手遮一下,这都是暗示别人,我们正在谈秘密,我们之间的关系很特别,我们是一伙的。
4、玩弄词藻
许多人对自己的专业有一种自豪感,所以在说话的时候,不时说出几个专业名词来,这是完全可以理解的。但是,作为秘书,当你与你的同事沟通,或跟客户沟通时,最好不要用专门术语,因为你沟通的目的不是为了炫耀自己的学问,而是让对方了解自己的意思。在沟通时,遇到专有名词,尽量地将它直白化,采用让人家听得懂的方式进行沟通。有些秘书虽然没什么专有名词可显摆,就喜欢不时说几个英文单词来表现自己的优越感。
5、大声说话
在办公室等公共场所大声说话是一种没有教养的表现,所以,秘书无论是在上班时间还是下班与朋闲聊时,都应该注意自己说话的音量。作为职业秘书,她们应该是我们这个时代也是我们这个社会最丰有教养的人。
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